Afspraak planner (CMS1)

 

De afspraken planner

Met de afspraken planner kunt u bijvoorbeeld voor een vergadering een aantal data voorleggen aan een groep deelnemers. Men kan een voorkeur aangeven waarna de organisator de definitieve datum bepaalt.

  • Kies onder Contact info de afsprakenplanner.
  • Klik op het IconS Plusje icoon om een nieuwe afspraak te plannen.

 

Contact info Afspraak planner 1

 

  • Vul de gegevens in. De organisator is de omschrijving die ook gebruikt wordt als afzender van de e-mail naar de deelnemers.

 

Contact info Afspraak planner 2

 

Het template dat u voor de afspraak wilt gebruiken kiest u hier ook. De templates kunt u aanmaken bij mailingberichten. U kunt hierin diverse variabele velden gebruiken. De handleiding met betrekking tot de Styling/Templates vind u hier.

 

  • Indien u een template invult bij Template reactie geplaatst dan ontvangt u een e-mail op het ingestelde e-mail adres wanneer een uitgenodigde voor de eerste keer een reactie heeft ingevuld.


Hieronder een voorbeeld van een template. U kunt de e-mail zo opmaken zoals u wilt net zoals andere e-mail templates.

 

Contact info Afspraak planner 3

 

Hier een voorbeeld hoe het e-mail bericht eruit ziet bij de persoon die hem ontvangt:

 

Contact info Afspraak planner 4

Toevoegen deelnemers

  • Na het Opslaan van de afspraak, komt u weer terug in het hoofdscherm.

 

Contact info Afspraak planner 5

 

Hier gaan we deelnemers toevoegen:

  • Klik op het deelnemers toevoegen IconS Leden icoon
  • Klik op de knop Kies deelnemers.

 

Contact info Afspraak planner 6

 

Hier ziet u alle deelnemers. Hier kunt u ook extra deelnemers invoeren die nog niet in e-Captain bekend zijn.

 

  • Klik op Toevoegen om terug te keren naar het begin scherm.

 

Contact info Afspraak planner 7

 

  • Door te klikken op het datumIconS Dataicoon, kunt u optioneel de eind datum/tijd ingeven.

 

Contact info Afspraak planner 8

 

Als alles correct is ingevoerd kunt u gaan uitnodigen. Om te testen of de uitnodiging naar wens is kunt u eerst alleen naar uzelf sturen.

 

  • Ga via het personen IconS Leden icoon naar de deelnemerslijst.
  • Klik op Extra mail.

 

Contact info Afspraak planner 9

 

  • Kies bij Mailing Template de uitnodiging die u ook bij de afspraak geselecteerd heeft.
  • Vink vervolgens uw eigen naam aan en klik op Versturen.

 

Contact info Afspraak planner 10

 

  • Wanneer u de mail ontvangt kijk dan of de lay-out van de mail naar wens is.
  • Als dit het geval is, dan kunt u via de Uitnodigen knop een e-mail naar alle deelnemers sturen.
  • Mocht u later nog mensen hebt toegevoegd als u al op de knop Uitnodigen heeft geklikt dan kunt u op het kopje Uitgenodigd op klikken om te zien wie nog geen uitnodiging gehad hebben.
  • Wanneer u weer op de knop Uitnodigen klikt nodigt u deze mensen alsnog uit.

 

Contact info Afspraak planner 11

 

  • De deelnemers reageren door hun voorkeuren aan te geven. U en de deelnemers kunnen de voortgang zien aan de hand van de statistiek.
  • Als de deelnemers gereageerd hebben krijgt de beheerder van de afspraak een mail dat er gereageerd is met een link om te zien wat de stand van zaken is.
  • Als er tussentijds mail gestuurd moet worden kan dit via de Extra mail knop.

Afspraak definitief maken

  • Wanneer u klikt op het volgende IconS Graph icoon, kunt u de afspraak status bekijken.
  • Om een datum definitief te maken: e-Captain vult de datum met de meeste positieve reacties al in.
  • Deze kunt u bevestigen door te klikken op Vastleggen datum of klik op Vastleggen en bevestiging mails versturen om ook direct een bevestigingsmail te sturen.

 

Contact info Afspraak planner 12

 

  • Als er nieuwe mensen worden toegevoegd nadat de bevestiging al gestuurd is kunt u zien wie er nog geen mail heeft gehad door op de Bevestigd op kolom te klikken in het personen scherm.
  • Klik daarna op de knop Bevestigen.


Wilt u laten de datum wijzigen of wilt u de bevestigingsmail opnieuw sturen dan kunt u klikken op de knop Wijzig datum. U krijgt dan weer het bovenstaande scherm te zien.

 

Contact info Afspraak planner 13

 

  • Indien iemand niet via de link in de e-mail kan reageren kunt u als beheerder de voorkeuren invoeren.
  • Klik dan op het kladblok icoon naast de naam in het statistiek scherm.
 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 18 augustus 2017