Aanwezigheidsregistratie

 

Aanwezigheidsregistratie instellen

Het is mogelijk om tbv een activiteit vast te leggen wie er is geweest op de lesdagen. Dit kan zeker bij jeugd (richting ouders) verhelderend werken als de prestaties achter blijven bij de wens van de instructeur en ouders.
Daarnaast stellen sommigen gemeenten het op prijs als er bij cursussen die vanuit de gemeente worden geïnitieerd, een presentielijst wordt bijgehouden.
De gemeente besteed dan cursussen of activiteiten uit aan verenigingen en verwachten dan ook een presentielijst terug om te kunnen zien hoe de inzet, motivatie, gedrag, voortgang en dergelijke is bij de personen die op kosten van de gemeente de activiteit mogen volgen.

Een presentielijst of aanwezigheidsregistratie kan aangemaakt worden op basis van een activiteit waar deelnemers aan gekoppeld zijn. Instructeurs kunnen ook aan een activiteit gekoppeld worden maar dan tbv het kunnen registreren van de aanwezigheid.
Een instructeur kan ook een overzicht uitdraaien van de cursisten om die te gebruiken op locatie om de deelnemers “af te vinken” dat zij er ook zijn.
De daadwerkelijke registratie kan overal plaats vinden waar een computer met internet is. Aangezien een instructeur aan een aanwezigheidsregistratie gekoppeld kan worden kan de instructeur zelf de aanwezigheid verwerken.

Stappenplan

  1. Maak een aanwezigheidregistratie kaart
  2. Ken personen toe aan de aanwezigheidregistratie kaart die deze mogen invullen
  3. Koppel de aanwezigheidregistratie kaart aan een activiteit

Het aanmaken van een aanwezigheidregistratie kaart gebeurt in het Beheercentrum.

  • Kies daar voor Activiteiten
  • Kies vervolgens voor Vorderingstaten. Omdat aanwezigheid een deel is van vorderingen gebruiken we deze optie om dit vast te leggen.
  • Maak een nieuw record aan door bij naam de naam op te geven van de aanwezigheid.

 

cursus-planning-24

 

Een kaart die aangemaakt is kan voortaan aan alle cursussen gekoppeld worden waar uitsluitend aanwezigheid wordt vastgelegd. Er hoeft dus niet voor elke activiteit een nieuw aanwezigheidkaart gemaakt te worden. Één keer een kaart aanmaken van aanwezigheid is voldoende (als het uitsluitend om aanwezigheid registreren gaat) om alle toekomstige aanwezigheid bij activiteiten te registreren.

Nu kunt u op het hoogste niveau vastleggen wie deze aanwezigheid mag vastleggen.

  • Ga naar het Beheercentrum, Activiteiten en selecteer Vorderingenstaten rechten

 

cursus-planning-25

 

  • Klik op het bewerken IconS Edit icoontje. Er opent een nieuw scherm. Koppel de relaties via de paarse Kies leden knop.

 

cursus-planning-26

 

  • Bij alle activiteit categorieën die relevant zijn voor aanwezigheid vinkt u vorderingenstaat aan. Dit stelt u in bij Beheercentrum, Activiteiten, Categoriën beheren

 

cursus-planning-27

 

  • Ga nu naar Activiteiten, selecteer Vorderingenstaat en klik op de gele IconS Plusje knop

 

cursus-planning-28

 

  • Kies bij vorderingenstaat de eerder aangemaakte aanwezigheid staat. Dan vinkt u alle activiteiten aan waarvan u aanwezigheid wilt bijhouden. Klik tot slot op koppelen. De activiteiten zijn nu zichtbaar in het scherm.

 

cursus-planning-29

 

  • Door op het bewerken IconS Editicoontje te klikken kunt u nog extra eigenschappen toevoegen

 

cursus-planning-31

Standaard worden de deelnemers van de act. zichtbaar bij het invullen van de staten maar u kunt een groep/groepsitem opgegeven en dan worden de leden van deze groep ook zichtbaar.

Personen die niet voor alle cursussen aanwezigheid mogen registeren kunt u zodoende per activiteit koppelen. Deze relaties kunnen via mijn captain aanwezigheid onderhouden. Via e-Captain kan iedereen die vorderingenstaten in het menu heeft deze invoeren. Diploma eisen wordt verder uitgelegd in en aparte handleiding.

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 27 juni 2017