Digitaal factureren instellen

 

Introductie

Met e-Captain is het mogelijk om facturen te e-mailen in plaats van te versturen per post. Voordat u digitaal (per email) facturen kunt sturen dient u enkele instellingen aanpassen.

  • Kies in het hoofdmenu voor Beheercentrum.
  • Klik op het item Factureren.
  • Kies het onderdeel Instellingen facturatie.
  • Zorg ervoor dat de onderstaande velden ingevuld zijn.

 

digitaal-factureren-instellen-001

 

Zorg ervoor dat de vier velden bij de pijl ingevuld zijn.

 

      • Met Factuur voorkeur kunt u aangeven of een nieuw lid standaard de factuur per email of per post dient te ontvangen. U heeft de volgende opties: Per post, E-mail privé, E-mail werk en E-mail factuur*.
      • Met E-mail afzender (naam) geeft u de naam op die de ontvanger van de email zal zien.
      • Met E-mail afzender (e-mailadres) geeft u het afzender / reply e-mail adres op waarop gereageerd kan worden door de ontvangers.
      • Met Waarschuw indien e-mail niet gelezen na… geeft u aan wanneer het systeem u op de hoogte gaat stellen van niet gelezen e-mails, u kunt hier dan actie op ondernemen door de facturen bijvoorbeeld nog per post na te sturen.
      • Factuur ook als PDF bijlage meesturen?: U kunt ervoor kiezen om de factuur mee te sturen als bijlage en/of een link te plaatsen waarmee de factuur opgehaald kan worden. Om een link te plaatsen in uw templates om de factuur mee op te halen, kunt u de volgende variabele gebruiken: %_DOCUMENT_URL%

 

* Als u hier kiest voor de optie E-mail factuur, dan kunt u op de relatiekaart op tabblad Lidmaatschap een e-mailadres invullen. Dit e-mailadres wordt dan alleen gebruikt om factuurmails naar toe te sturen. Alle overige communicatie, wordt dan verstuurd naar het e-mailadres op tabblad Contact (voor kaarten van personen) en naar het e-mailadres op tabblad Algemeen (voor kaarten van bedrijven).

Rechten instellen mailing module

Om de mailing module te kunnen gebruiken dient u over voldoende rechten te beschikken.

 

  • Ga in het hoofdmenu naar Home
  • Klik vervolgens op Rechten/gebruikers (alleen mogelijk voor een beheerder).
  • Kies de gebruiker die u rechten wilt toekennen door er op te dubbelklikken. Kies vervolgens bij onderdeel voor mailing en stel de rechten in.

 

digitaal-factureren-instellen-002

Mailing templates

De mailing templates voor de facaturatie en herinneringen worden met een standaard e-Captain opmaak meegeleverd. Deze template zijn aan te passen aan uw eigen huisstijl.

 

  • Klik in het hoofdmenu op Mailing.
  • Kies in het submenu voor Mailing berichten.
  • Selecteer de map Templates.

 

digitaal-factureren-instellen-003

 

  • Kies vervolgens de template die u wilt bewerken.

 

digitaal-factureren-instellen-004

 

digitaal-factureren-instellen-005

 

In de template staan een aantal variabelen die bij het versturen van een e-factuur automatisch worden ingevuld.

 

  • wordt vervangen door Beste Paul,
  • captainhelp wordt vervangen door de verenigingsnaam ingevuld bij de instellingen.
  • wordt vervangen door de naam ingesteld bij facturatie instellingen.

 

 

digitaal-factureren-instellen-006

 

  • In de email wordt een link geplaatst Open factuur + factuur nummer. Als de ontvanger van de email hierop klikt wordt er een nieuw scherm geopend.

 

digitaal-factureren-instellen-007

 

  • Vanuit hier is het mogelijk de factuur op te slaan of te openen.

 

digitaal-factureren-instellen-008

 
Nadat dit scherm getoond is wordt er binnen e-Captain het tijdstip geregistreerd waarop de ontvanger de email gelezen heeft.

 

  • Kies in het hoofdmenu voor Ledenbeheer.
  • Selecteer ene lid en open de ledenkaart.
  • Ga naar het tabblad Financieel.
  • De mouse over melding wordt weergeven als de muis aanwijzer boven het e-mail icoon wordt gehouden.

digitaal-factureren-instellen-009

Wie ontvangt het e-factuur?

Om in te stellen wie de factuur per email mag ontvangen zijn er een aantal dingen die u kunt regelen. Allereerst kunt u een standaard instelling maken voor alle leden die in de toekomst nog worden toegevoegd (nieuwe leden).

  • Kies in het hoofdmenu voor Beheercentrum.
  • Klik op het item Factureren.
  • Kies het onderdeel Instellingen facturatie.
  • Wijzig Factuur voorkeur (nieuwe leden) naar E-mail privé. Deze instelling heeft geen invloed op de reeds bestaande leden.

 

digitaal-factureren-instellen-010

 

  • In de ledenkaart onder het tabblad Lidmaatschap vind u de Factuur voorkeur per persoon.

 

digitaal-factureren-instellen-011

 

U kunt hier aangeven of de factuur per post verstuurd dient te worden of dat de factuur naar het privé of werk e-mailadres gestuurd dient te worden. Deze email adressen kunt u invullen bij het tabblad Contact.

 

  • Met collectief wijzigen kunt u snel de factuurvoorkeur in stellen voor een groep leden.

 

digitaal-factureren-instellen-012

 

  • Collectief wijzigen vind u bij ledenbeheer en zal de criteria / filter gebruiken die u in het scherm heeft ingevoerd.

 

digitaal-factureren-instellen-013


Na dat u deze actie heeft uitgevoerd zal de selectie van leden ingesteld zijn met nieuwe factuur voorkeur.

Factureren

Bij het overzicht als u facturen aanmaakt zult u enveloppen zien staan bij mensen waar factuurvoorkeur op emailadres prive of emailadres werk staat en er een emailadres gevonden is. Het versturen van deze e-mails gaat automatisch wanneer u op de knop Maak facturen klikt. Van de facturen zonder enveloppe zal een PDF document gegenereerd worden.

 

digitaal-factureren-instellen-014

 

  • Na het aanmaken van de facturen ziet u bovenin het aantal verstuurde e-mails

 

digitaal-factureren-instellen-015

 

  • Bij opnieuw afdrukken van facturen kunt u door middel van een hint (muis bewegen over enveloppe) zien wanneer een e-factuur gelezen is. Dichte enveloppen zijn nog niet gelezen.

 

digitaal-factureren-instellen-016

Indien niet gelezen?

U kunt ervoor kiezen om de factuur mee te sturen als bijlage en/of een link te plaatsen waarmee de factuur opgehaald kan worden. Het kan zijn dat u e-facturen heeft verstuurd maar dat deze niet gelezen worden.  De optie "indien niet gelezen" werkt alleen als er in de mail op de factuurlink wordt geklikt. Als daar niet op wordt geklikt blijft de mail in e-Captain op ongelezen staan.

Wanneer u de factuur ook als bijlage meestuurt, is de kans kleiner dat uw relatie op de link zal klikken. Bovendien bestaat er de kans dat er geen melding vanuit de computer van uw relatie wordt verstuurd om bekend te maken dat er op de link is geklikt (virusprogramma- en browserafhankelijk).

Om een waarschuwing in te stellen voor facturen die na een x aantal dagen nog niet zijn gelezen, handelt u als volgt:

 

  • Kies in het hoofdmenu voor Beheercentrum.
  • Klik op het item Factureren.
  • Kies het onderdeel Instellingen facturatie.
  • Selecteer het aantal dagen bij de instelling Waarschuw indien e-mail niet gelezen na.

 

digitaal-factureren-instellen-017

 

  • Nu is aangegeven binnen hoeveel dagen een e-factuur opgehaald dient te worden. Indien de factuur niet binnen x dagen opgehaald wordt verschijnt in het factuur menu een melding.

 

digitaal-factureren-instellen-018

 

  • U kunt deze facturen nu alsnog afdrukken en per post versturen.

 

digitaal-factureren-instellen-019

 

Om een link te plaatsen in uw templates, kunt u de volgende variabele gebruiken: %_DOCUMENT_URL%

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 3 oktober 2018