Hoe verwijder ik oud-leden?

 

Algemeen

In e-Captain kunnen alleen niet-actieve relaties worden verwijderd. Leden kunt u dus bijvoorbeeld niet verwijderen. Een niet-actieve relatie moet voldoen aan een aantal voorwaarden:

  • Er mogen geen nog te factureren artikelen aan gekoppeld zijn.
  • Er mogen geen openstaande posten (facturen) zijn.
  • Ze moeten langer dan een jaar niet actief in de boekhouding zijn gebruikt.

Captain beschouwd alle relaties, met een gefactureerd artikel tot 1 jaar geleden, als actief.

Kort gezegd als een relatie langer dan een jaar geen facturen meer heet gehad en geen openstaande posten meer heeft dan is het niet-actieve relatie.

 

Rapport maken

Omdat u dus niet zonder meer alle oud-leden kunt verwijderen kunt u een rapport maken van de oud-leden met een stopdatum groter dan één jaar geleden. Als we in 2019 oud-leden willen verwijderen dan zoeken we oud-leden die op 31-12-2017 of eerder zijn gestopt.

 

  • Ga voor het maken van het rapport naar Ledenbeheer en selecteer de optie Rapportgenerator.

 

oud-leden-verwijderen-01

 

Naam lijst Geef hier een naam op voor het rapport
Basis opvraag Selecteer de optie Leden informatie
Lijst opties Vink hier de optie Oud leden?  aan en zorg dat het vinkje bij de optie Leden? uit staat. Als u ook niet-leden wilt verwijderen dan kunt u die optie ook aan vinken.
  • Voeg aan Rapport kolommen enkele velden toe zodat u kunt controleren dat u de juiste lijst heeft.
  • Bij Opvraag samenstellen maakt u een opvraag op basis van de stopdatum die kleiner moet zijn dan, in dit voorbeeld, 31-12-2017. In het volgende jaar kunt u dit rapport weer gebruiken en hoeft u alleen het jaartal maar aan te passen.

 

Dit rapport geeft u oud-leden vanaf de opgevraagde datum. Hierbij wordt geen rekening gehouden met eventuele openstaande facturen of nog te factureren posten. Dat is in dit geval ook niet erg.

Collectief verwijderen

Collectief verwijderen is een functie die alleen een beheerder kan zien en uitvoeren.

Als u het rapport heeft aangemaakt, kan uw beheerder in Ledenbeheer heel eenvoudig deze leden selecteren en collectief verwijderen.

  • Ga naar Ledenbeheer en selecteer bij de optie [Geen filter] het eerder aangemaakte rapport.

 

oud-leden-verwijderen-02

 

  • U ziet nu alle oud-leden die voldoen aan de voorwaarden die u in het rapport heeft opgegeven.

 

oud-leden-verwijderen-03

 

  • Klik op de paarse knop Collectief wijzgen.

 

oud-leden-verwijderen-04

 

  • Selecteer de optie VERWIJDEREN
  • Selecteer bij Weet u het zeker? de optie JA.
  • Klik op de paarse knop Uitvoeren om de oud-leden te verwijderen.

 

e-Captain zal alle -oud-leden verwijderen die het kan verwijderen. Tijdens het verwijderen kunt u verschillende foutmeldingen krijgen van oud-leden die niet verwijderd konden worden. Die fouten dienen eerst opgelost te worden voordat u deze leden kunt verwijderen.

 

oud-leden-verwijderen-05

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 26 maart 2019