Bank afschriften inlezen

Ondersteuning afschrift formaten en banken

In e-Captain kunt u bankafschriften inlezen. Bij uw bank kunt u een zogenaamd MT940 bestand downloaden. Dit bestand kunt u vervolgens importeren in e-Captain. De volgende banken worden op dit moment ondersteund:

Heeft u een andere bank? Dan kunt u bij e-Captain informeren of deze ook ondersteund kan gaan worden.

Afschrift inlezen en afletteren

• U vind het inlezen van bankafschriften in het menu Boekhouding.

• Kies uw formaat uit de lijst.
• Dagboek. Standaard selecteert e-Captain automatisch het bijbehorende dagboek. Indien u een spaarrekening heeft met hetzelfde IBAN nummer als uw betaalrekening dan kunt u hier handmatig het dagboek van uw spaarrekening selecteren. Dit is ook van toepassing als uw spaarekening geen IBAN nummer heeft maar een afwijkend nummer.
• Zoek uw afschrift bestand op op uw computer en klik op versturen. Het afschrift wordt direct geanalyseerd.
  
  

• Indien u meerdere rekeningen in 1 afschrift bestand heeft of als uw bankrekening(en) nog niet bekent is/zijn zal e-Captain met het volgende scherm komen:

• U kunt op toevoegen klikken om uw rekening toe te voegen. Dit kan ook handmatig in het Beheercentrum bij onderhoud rekeningen. Voor e-Captain moet namelijk bekend zijn bij welk dagboek deze bank of girorekening hoort.

• Wanneer uw bankrekening(en) gekoppeld is/zijn kunt u de regels van het afschrift bekijken en koppelen aan de juiste grootboekrekeningen. Dit proces van koppelen kan deels geautomatiseerd worden. Dit wordt afletteren genoemd. e-Captain zal in het inkoop- en verkoopboek kijken of daar overeenkomsten voorkomen.

• Indien er een match gevonden wordt zal deze automatisch voor u worden gekoppeld en worden weergegeven met een . Dit scheelt u weer werk.

• Wanneer het koppelen niet is gelukt zal dit worden weergegeven met een  .
• Wanneer e-Captain niet zeker is van de juiste match wordt dit weergegeven met een
• Als u handmatig een regel heeft afgeletterd zal dit worden weergegeven met een . 
• U kunt automatische regels ook bevestigen zodat ze met een  worden weergegeven. Zo kunt u aan een regel zien of u deze heeft goedgekeurd of niet.

• Door op een afschriftregel te klikken kunt u de regel afletteren.

• Bij het bedrag kunt u het gehele bedrag van de regel of een deelbedrag invoeren. Vul alleen een deelbedrag in als u de regel wilt opslitsen naar 2 of meer grootboekkaarten of als de BTW gesplitst moet worden.
• Nadat u alle regels heeft afgeletterd kunt u het afschrift omzetten naar een boeking. Pas als u dit gedaan heeft zullen de saldo’s van het bankboek worden aangepast.

Opmerking:  Wanneer het automatisch koppelen niet is gelukt, wordt dit weergegeven met een . Of wanneer e-Captain twijfelt over de juiste match met een . Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u facturen aanmaakt in een ander systeem en verstuurt met een bepaald factuurnummer, en vervolgens handmatig inboekt in het inkoopboek in e-Captain. Het factuurnummer komt dan niet overeen met het boekstuknummer in e-Captain. In dat geval dient u de afschriftregel te openen. U ziet informatie die e-Captain zelf heeft gevonden, zoals Debiteur/Crediteur en eventueel een boekstuknummer en bijbehorend openstaand bedrag. Met behulp van de knop F8 achter het veld Debiteur/Crediteur, krijgt u het scherm Zoek factuur in inkoopboek te zien. Hier zoekt en selecteert u de juiste debiteur/crediteur. In het gedeelte eronder selecteert u de juiste factuur. De regel met het factuur wordt nu oranje. Vervolgens klikt u op OK om te bevestigen.  De rode kruis rechtsboven  verandert nu in een groene kruis. . Vervolgens kunt u bevestigen met Sluiten. Er zal nu een groen vinkje  voor de afschriftregel staan.

Automatische match criteria

Bij het automatisch afletteren matcht e-Captain automatisch op de volgende criteria:

• Bij facturen allereerst op factuurnummer ergens in de omschrijving.
• Dan eventueel op banknummer indien bekend in e-Captain (mag maar 1 match geven).
• Dan eventueel op naam relatie (mag maar 1 match geven).
• Daarnaast kunt u ook via Trefwoordbeheer automatisch laten matchen.
  Bijvoorbeeld het trefwoord tankstation matchen met Benzinekosten.

Bij SEPA matcht e-Captain op het door ons gegenereerde kenmerk.

Trefwoord beheer

• Klik in het scherm Afschriftregel op de knop Trefwoord beheer.

• Het volgende scherm opent:

• Klik op het gele plusje  om een nieuw trefwoord aan te maken. 

• Voer een trefwoord in.
• Koppel een crediteur of debiteur door middel van de Zoek knop. De keuze is afhankelijk van het grootboekrekeningnummer dat ingevuld wordt bij het veld Grootboek. In dit voorbeeld is 1600 voor Crediteuren ingevuld.
• Klik vervolgens op Toevoegen.
• De eerst volgende keer dat u weer een afschrift inleest en automatisch laat afletteren en het trefwoord wordt gevonden in een afschriftregel, dan wordt er automatisch voor u gekoppeld.

Opmerking: Alle woorden van het veld trefwoord, gescheiden door een spatie, moeten voorkomen in een afschriftregelomschrijving, voordat de grootboekrekening daaraan gekoppeld wordt. U kunt ook de exacte naam van de rekeninghouder overnemen.