Contracten

Wat is de contractenmodule en wat kan ik ermee?

De contractenmodule is een module waarin u contracten- en/of abonnementen in kunt vastleggen per relatie. Een contract is gebaseerd op een looptijd in maanden. De contractenmodule werkt samen met Artikelbeheer waarin artikelen met maandbedragen opgenomen dienen te worden.

Enkele mogelijkheden van de module:

• Automatisch verlengen
• Vooruit factureren
• Opzegtermijn vastleggen
• Facturatie per x maanden
• Eigen formaat van de artikelregel
• Contract wijzigen tijdens de looptijd van het contract
• Opmerkingen bij het contract vastleggen
• Korting verrekenen

Contract toevoegen aan ledenkaart

Om een contact toe te voegen volgt u de volgende stappen:

• Kies in het hoofdmenu voor Ledenbeheer.
• Selecteer het juiste lid en open de ledenkaart.
• Navigeer naar het tabblad Contracten.

• Klik op het plus icoon om een nieuw contract toe te voegen.
• Het onderstaande scherm zal geopend worden:

• Omschrijving: De interne omschrijving van het contract/abonnement.
• Startdatum: De datum waarop het contract ingaat. Deze datum bepaalt ook de einddatum van het contract. Bijvoorbeeld startdatum 13-09-2012 en een looptijd 36 maanden resulteert in een einddatum van 12-09-2015.
• Looptijd:Looptijd in maanden.
• Facturatie elke: Facturatie elke x maanden. Bijvoorbeeld: Om elke drie maanden te factureren kun je hier 3 invullen. Op de factuur staat 1 regel met 3x het maandbedrag van het betreffende artikel. Bijvoorbeeld: Abonnementsgeld jan t/m mrt.
• Einddatum: De berekende einddatum. Startdatum + maanden looptijd – 1 dag.
• Opzegtermijn: De opzegtermijn in maanden of dagen. Indien tijdig opgezegd, komt het contract niet in aanmerking om automatisch verlengd te worden.
• Datum opzegging: De datum waarop het contract is opgezegd. Niet van toepassing indien automatisch verlengen op Nee staat.
• Vooruit factureren: Aantal maanden dat de factuur eerder wordt gegenereerd.
• Autom. Verlengen?: Indien Ja komt het contract in aanmerking voor verlenging. In het menu factureren wordt een melding gegeven als er contracten zijn die verlengd kunnen worden.

Tabblad Contractregels

Na het invoeren van de contract gegevens, kunt u de contract regel(s) koppelen.

• Klik op het tabblad Contractregels.

• Klik op het plus icoon om een nieuwe contractregel toe te voegen.

Een contract mag uit meerdere contract regels bestaan maar dit is niet noodzakelijk.

Artikel: Artikel met het maandbedrag uit artikelbeheer.
In Termijnen: In termijnen of in één keer factureren. Bij factureren in één keer moet het geen artikel met een maandbedrag zijn maar een artikel met het totaalbedrag.
Maandbedrag: Het bedrag van het gekozen artikel.
Termijnbedrag: Maandbedrag * Factureer elke x maanden.
Startdatum: Leeg laten indien artikel voor de gehele contract periode geldig is.
Indien ingevuld gaat het artikel meelopen in de facturering vanaf de startdatum. De looptijd van een contract regel kan dus minder zijn dan de looptijd van het hele contract.
Stopdatum: Indien ingevuld stopt deze contractregel op de stopdatum en wordt de contractregel ook niet verlengd.
Artikelformaat: Stel doormiddel van tekst en variabelen je eigen artikelregel samen.
Deze artikelregel wordt vermeld op de factuur.
Bijvoorbeeld: Periodebedrag ,
zal door het systeem veranderd worden in: Periodebedrag Muziekabonnement jan t/m mrt.
De beschikbare variabelen kun je uit de dropdown kiezen. Het resultaat is direct te bekijken op het tabblad artikelen van de relatiekaart.

Korting toepassen

Korting kan eenvoudig worden toegevoegd door een artikel met een negatief bedrag uit het artikelbeheer te kiezen. De regel werkt hetzelfde als normale contractregels. Als de korting eenmalig is, vergeet dan niet om een Stopdatum in te vullen.

Wijzigen lopend contract

Een prijswijziging kunt u invullen in het artikelbeheer. Nog niet gefactureerde termijnen van het contract worden direct verhoogd. U kunt ook een contractregel voortijdig stoppen en/of een nieuwe contractregel opvoeren met een nieuwe startdatum. Als een contractregel is gestopt dan wordt deze niet verlengd. Vul bij de nieuwe contractregel dan ook alleen een stopdatum in als de nieuwe contractregel niet verlengd moet worden.

Contracten verlengen

Op het moment van factureren krijg je een melding als er contracten te verlengen zijn. U kunt dit ook handmatig bekijken in het Beheercentrum.

• Kies in het hoofdmenu voor Beheercentrum.
• Klik op Contracten.
• Kies het item Contracten verlengen.
• Hier ziet u een overzicht van alle alle contracten waarvan Automatisch verlengen aan staat en waarvan de Uiterste opzegdatum is verstreken. De uiterste opzegdatum wordt door het systeem berekend als Einddatum – opzegtermijn.

U kunt in dit scherm de relatiekaart bekijken, het contract bewerken, het contract bekijken/afdrukken en als laatste het contract verlengen. Alle regels van het contract zonder stopdatum worden in het nieuwe contract overgenomen.

• Klik op het contract verlengen icoon om het contract te verlengen
• De onderstaande melding zal op het scherm verschijnen. bevestig deze vraag met OK.

• Hierna zal e-captain met de melding komen dat het contract succesvol is verlengd.

Overzicht van alle contracten

Een overzicht van alle contracten is op te vragen via het Beheercentrum:

• Kies in het hoofdmenu voor het Beheercentrum.
• Klik op het item Contracten.
• Kies voor Contracten onderhouden.

• Met behulp van de uitklaplijst is het mogelijk te schakelen tussen de actieve, niet actieve of de gehele lijst.