Captain Reader

 

Captain Reader

De e-Captain Reader is een applicatie om een automatische koppeling tussen Microsoft Word en e-Captain tot stand te brengen. Zo kunt u op een eenvoudige manier uw gegevens uit e-Captain samenvoegen met een Microsoft Word document om bijvoorbeeld brieven of etiketten te maken.

Downloaden & installatie

De laatste versie van de e-Captain Reader is te downloaden vanuit het hoofdmenu bij het onderdeel Rapportage.

 

Mailing Captain Reader 1

 

  • Ga via Rapportage naar een lijst en kies bij Uitvoer voor Captain Reader.

 

Mailing Captain Reader 2

 

  • Klik op de link Captain Reader Installer om de software te downloaden.

 

Mailing Captain Reader 3

 

  • Kies voor Uitvoeren om de installatie van Captain Reader te starten.

 

Mailing Captain Reader 4

 

  • Selecteer de juiste taal en klik op OK
  • Verderop in de installatie wordt gevraagd naar de locatie waar e-Captain Reader geïnstalleerd dient te worden. Dit moet C:\Captain Reader zijn, een andere locatie en e-Captain Reader zal niet werken.

 

Mailing Captain Reader 5

 

  • Na alle installatie stappen zal Captain Reader geïnstalleerd zijn op uw computer.

 

Mailing Captain Reader 6

 

Captain Reader zal zelf de map Dowloads en de map Sjablonen aanmaken en zichzelf koppelen aan uw internetbrowser.

 

Mailing Captain Reader 7

Netwerk installatie

Maak een map aan op uw netwerk en zorg ervoor dat iedere e-Captain gebruiker lees- en schrijfrechten heeft. Bijvoorbeeld: z:\apps\captainreader. Kies bij het installeren voor deze map op het netwerk.

U kunt het programma installeren door captainreader.exe uit te voeren vanuit de betreffende map waarin u het .exe-bestand hebt gedownload. De installatie dient herhaald te worden op elke PC waarmee in e-Captain wordt gewerkt.

Nieuw sjabloon aanmaken

Indien dit de eerste keer is dat Captain Reader wordt opgestart, zal er nog een sjabloon aangemaakt moeten worden.

 

  • Klik op de knop Nieuw sjabloon en geef een titel op.

 

Mailing Captain Reader 8

 

  • Vervolgens wordt Microsoft Word opgestart en maakt u een brief met de tekst en layout zoals u die wilt.
  • Hierna moeten de velden uit e-Captain worden gekoppeld door een samenvoeg veld in te voegen.


Voor het invoegen van samenvoeg velden verwijzen wij u naar het help bestand van uw Microsoft Word versie. Dit omdat er verschillende versies in omloop zijn. Hieronder volgen een aantal voorbeelden van samenvoeg velden in Microsoft Word 2010.

 

Mailing Captain Reader 9

 

Kies in Microsoft Word voor Invoegen en Snelonderdelen.
Hieronder vindt u de optie Veld.

 

Mailing Captain Reader 10

 

  • Categorieën: kies hier voor Afdruk Samenvoegen.
  • Veldnamen: Kies hier voor Mergefield.
  • Veldnaam: Geef hier de naam van de kolom van het rapport. De kolomnamen moeten worden ingevoerd zonder spaties of vreemde tekens.

 

Een lijst van beschikbare veldnamen kunt u opvragen door vanuit e-Captain op de link Bekijk beschikbare Mail Merge velden te klikken.

 

Mailing Captain Reader 11

 

  • Hierna zal e-Captain een MS Office Excel bestand openen met daarin alle beschikbare velden van dat rapport.

 

Mailing Captain Reader 12

 

Als het sjabloon af is, kan deze worden opgeslagen in de map Sjablonen van het programma Captain Reader. Reeds bestaande brieven kunt u eventueel ook naar deze map kopiëren.

 

Mailing Captain Reader 13

Werken met Captain Reader

  • Ga vanuit het hoofdmenu naar Ledenbeheer.
  • Kies voor Rapportage en selecteer of maak een eigen rapport waarvan de gegevens in de brieven moeten worden overgenomen.
  • In dit voorbeeld wordt gebruik gemaakt van de systeemlijst Ledenoverzicht.

 

Mailing Captain Reader 14

 

  • Klik op de knop Bekijk Lijst.

 

Mailing Captain Reader 15

 

  • Klik op de link Download rapport naar Captain Reader (Captain Reader v1.6 Windows 7).
  • Klik op Openen in de popup in de browser.

 

Mailing Captain Reader 16

 

  • Captain Reader wordt nu automatisch opgestart en de lijstgegevens worden automatisch gedownload.

 

Mailing Captain Reader 17

 

  • Kies een sjabloon uit de lijst aan de linkerkant en druk op de knop Mail Merge om uw brief in Microsoft Word samen te voegen.

 

Mailing Captain Reader 18

 

  • Als u klaar bent kunt u het samengevoegde document afdrukken en eventueel opslaan voor archief doeleinden.

 

Let op: Het samengevoegde document gelieve niet op te slaan in de map Sjablonen van Captain Reader. Hiervoor kunt u de map brieven gebruiken.

Selectie van Leden

Bij het versturen van een brief kan het voorkomen dat u een selectie wilt van uw leden.
Hiervoor is het mogelijk de opvraag in het rapport te verfijnen, door middel van de rapportgenerator. Een andere mogelijkheid is een handmatige selectie van leden:

 

  • Klik in het hoofdmenu op Ledenbeheer
  • Selecteer de leden waaraan de brief verstuurd dient te worden.

 

Mailing Captain Reader 19

 

  • Klik op de knop Naar rapportage.
  • Selecteer hier het juiste rapport en kies bij Uitvoer voor Captain Reader.

 

Mailing Captain Reader 20

 

  • Klik op de knop Bekijk lijst om verder te gaan met het samenvoegen van de brief.

Brief toevoegen aan Contact info

Naast e-mailberichten en brieven gemaakt in de mailing module, is het ook mogelijk om brieven gemaakt in Captain Reader, zichtbaar te maken in het tabblad Contact info op de ledenkaart van het lid waaraan de brief is verstuurd.

  • Klik in het hoofdmenu op Ledenbeheer.
  • Kies voor Rapportage.
  • Selecteer hier het juiste rapport en kies bij Uitvoer voor Captain Reader.
  • Klik op de knop Bekijk lijst om verder te gaan met het samenvoegen van de brief.

 

Mailing Captain Reader 21

 

  • Het is mogelijk om de brief te koppelen als bijlage aan de Contact info. Klik hiervoor op Bladeren en selecteer de aangemaakte brief.
  • Geef een onderwerp in en klik op de knop Contact info koppelen.

 

Mailing Captain Reader 22

 

  • Op het tabblad Contact info van de desbetreffende ledenkaart zal de brief zijn toegevoegd.

 

Mailing Captain Reader 23

Office 2013 aanpassing

Met e-Captain Reader is het mogelijk een mailmerge te maken. In Microsoft Office 2013 geeft dit een Opendatasource foutmelding.

De oplossing is een instelling van Microsoft Office 2013, die te vinden is:

  • Ga in Microsoft Office 2013 naar het tabblad Bestand.
  • Kies voor Opties.
  • In het kopje Algemeen, haal het vinkje weg bij de optie:

 

Mailing Captain Reader 24

 

Deze instelling staat standaard uit in oudere Microsoft Office versies en sinds 2013 staat deze instelling aan.

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer