Meterstanden

 

Meterstanden

Met de module Meterstanden is het mogelijk om verbruiken en heffingen te berekenen over een bepaalde periode. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Gas
  • Electra
  • Water
  • Kabeltelevisie
  • Milieuheffingen
  • Groenheffingen
  • Meterhuur


Bij een reservering van een object (verhuur van bijvoorbeeld een campingplaats, woning op vakantiepark, ligplaats haven, et cetera.) kunt u meterstanden en vastrechten/heffingen registreren en deze dan af rekenen door middel van een eindafrekening.

Over het totale verbruik wordt voorschot berekent die bijvoorbeeld maandelijks betaald moet worden. Aan het einde van een reservering wordt dit allemaal op één eindafrekening gezet en ziet u gelijk of u nog geld moet betalen of dat u geld terug krijgt omdat u teveel voorschot heeft betaald. Net zoals bij uw eigen energie-, water- en gasleverancier.

Hoe de module afrekenen te gebruiken?

Hieronder ziet u de volgorde die u kunt aanhouden om de module te gebruiken.

  • Verbruik instellen
  • Boekhouding instellen
  • Objecten plaatsten
  • Reservering plaatsen
  • Voorschotfactuur aanmaken
  • Eindafrekening aanmaken

Beheercentrum

In Beheercentrum, > Verhuurobjecten, > kopje Meterstanden vindt u een aantal instellingen met betrekking tot deze module.

 

meterstanden-009

 

Verbruiken instellen

 

Het eerste wat er moet gebeuren is het aanmaken van de standaard regels voor een verbruiksjaar. Vervolgens het aanmaken en instellen van alle artikelen die voor kunnen komen op een afrekening. Dit zijn 3 standaardregels voor verbruiksartikelen elektra, water en gas. Tevens 3 standaardregels voor het betalen van voorschotten.
Daarnaast de eventuele vastrechten en heffingen zoals energiebelasting, drinkwaterheffing, et cetera.

 

meterstanden-003

 

De artikelen die hier staan worden per maand als voorschot gefactureerd of eenmalig op de eindafrekening. De artikelen worden per periode (of kalenderjaar) berekend.
De maximale berekenperiode is altijd één kalenderjaar. Daarna wordt er opnieuw begonnen met berekenen. (één kalenderjaar = januari tot en met december). Alle artikelen, behalve de standaardregels elektra per KWh, water per M3 en gas per M3 kennen een jaarprijs en zullen ook als jaarartikel worden ingevuld.

 

  • Klik in het hoofdmenu op Beheercentrum
  • Kies het onderdeel Verhuurobjecten
  • Klik op Verbruiken instellen
  • Kies het jaartal waarvoor u de standaard en extra rekenregels wilt aanmaken en instellen.
  • Klik op de paarse knop Maak standaard regels 20XX aan

 meterstanden-002

 

Met deze actie worden de standaardregels voor elektra, water en gas aangemaakt. Evenals de voorschotregels van deze 3 verbruiksoorten. Als de standaardregels zijn aangemaakt kunnen we er artikelen aan gaan koppelen.

  • Klik op een paarse knop Zoek voor het verbruik dat u wilt instellen
  • Een pop-up met daarin het artikeloverzicht wordt geopend
  • Kies het artikel dat u wilt koppelen of klik op het plusje IconS Plusje icoon om een nieuw artikel aan te maken. Hoe u artikelen aanmaakt, leest u in dit document.

 

meterstanden-003

 

Nadat de Standaard regels zijn aangemaakt en u artikelen eraan hebt gekoppeld, kunt u eventueel regels voor vastenrecht en heffingen aanmaken.

U kunt ervoor kiezen dat het in te stellen verbruiksoort van toepassing is op alle objecten (Hieronder Alle objecten) of u kunt ervoor kiezen om dit op de objectkaart aan te geven. In dat geval kunt u op tabblad Meterstanden van de objectkaart aanvinken welk verbruik van toepassing is. (Hieronder Keuze uit objecten).

 

Afhankelijk van uw keuze, klik op de gele plus IconS Plusje achter Alle objecten of Keuze uit objecten

 

meterstanden-013

 

Omschrijving: Hier vult u een omschrijving in van het verbruik.

Welke objecten: mogelijk is Alle objecten en Keuze uit objecten

Facturatie: mogelijk is Eenmalig op eindafrekening en Verdeeld over voorschot.

 

Voorbeeld:

In onderstaande voorbeeld is Milieuheffing een verbruiksoort die geldt voor Alle objecten. En de verbruiksoort Elektriciteitsmeter een verbruiksoort die apart op de objectkaart kan worden aangevinkt.

 

meterstanden-011

 

Wanneer u nu op een objectkaart  op Tabblad Meterstanden zou kijken (de optie Meterstanden bijhouden dient wel aan te staan), ziet u het volgende:

 

meterstanden-014

 

U kunt hierbij Milieuheffing niet uitvinken, omdat het is ingesteld als verbruiksoort voor Alle objecten.  Elektriciteitsmeter kunt u wel aanvinken, omdat het is ingesteld als verbruiksoort Keuze uit objecten.

 

Meterstanden instellingen 

 

meterstanden-010

 

Voorschotten/vastrechten factureren: mogelijk is per maand, per kwartaal, per halfjaar, per jaar (eenmalig).

Artikelprijzen verbruiken/vastrechten: mogelijk is één prijs voor alle objectcategorieën of prijs per objectcategorie.

 

Planning beheer 

 

Het kan best zijn dat niet elke ligplaats beschikt over een elektriciteits-, water of gasaansluiting. Daarom dient u in het Beheercentrum nog per planobject aan te geven over wat voor aansluiting het planobject beschikt. U doet dit in > Beheercentrum, > Verhuurobjecten, > Planning beheer.

 

meterstanden-015

 

  • Kies de planning die u wilt bewerken.
  • In de kolom E, W en G kunt u per planobject aanvinken over wat voor aansluiting het beschikt. E = Elektriciteit afrekenen, W = Water afrekenen, G = Gas afrekenen

 

Over het factureren van de eindafrekening van de meterstanden leest u meer op de pagina Eindafrekening Meterstanden

Optie Meterstanden bijhouden aanzetten

Wanneer u een verhuurobject hebt gekoppeld aan een relatie, kunt u in de visuele planner op het verhuurobject klikken om het informatiescherm van het verhuurobject te openen. Hier ziet u onderaan de optie: Meterstanden bijhouden? Door deze op JA te zetten, verschijnt er in het scherm een nieuw tabblad: Meterstanden.

 

meterstanden-007

 

 meterstanden-008

Eindafrekening meterstanden

Belangrijk: Indien u gebruik maakt van de module Meterstanden, dan dient u eerst de eindafrekeningen te maken alvorens u objecten doorschuift naar een nieuw seizoen.

 

  • Nadat u de eindstand hebt ingevuld in tabblad Meterstanden, dient u de fase te wijzigen naar 2) Eindafrekening maken. U klikt hiervoor op de regel 2) Eindafrekening maken. Deze regel wordt nu geel gearceerd.
  • Vul vervolgens de datum in wanneer
  • Klik vervolgens op Opslaan.

Er worden op dit moment nog geen artikelregels geschreven. Dit gebeurt pas bij de volgende stap hieronder.

 

Om de eindafrekening van de meterstanden te factureren gaat u in de Facturatie module naar het onderdeel Maak Eindafrekening.

meterstanden-004

 

  • Als u snel wilt factureren kiest u direct voor de optie Uitvoeren. U krijgt dan een overzicht te zien van alle te maken facturen. Door op Genereren te klikken zal E-Captain vervolgens alle facturen aanmaken en deze automatisch per mail naar de leden verzenden. Voor leden die de factuur per post wensen te ontvangen kunt u vervolgens de facturen uitprinten en zelf versturen.

Eindafrekening meterstanden incasseren met SEPA

Het is op dit moment (nog) niet mogelijk om de eindafrekening van de meterstanden direct via de optie Maak Eindafrekening te incasseren. Echter met een kleine omweg is het toch mogelijk om de eindafrekening via de SEPA incasso te laten verlopen.

  • Voor u kunt incasseren moet u eerst de eindafrekening maken. Ga hiervoor in de Facturatie module naar het onderdeel Maak Eindafrekening. Zorg, voordat u de eindafrekening maakt, dat de optie Factuur per e-mail toestaan op NEE staat. Daarna klikt u op Uitvoeren. U krijgt dan een overzicht te zien van alle te maken facturen. Door op Genereren te klikken zal e-Captain vervolgens alle facturen aanmaken maar NIET  versturen.

meterstanden-005

 

  • Vervolgens gaat u in de Facturatie module naar de optie Incasseer Opnieuw. Daar selecteert u bij Incasso Bestand “Geen”

 

meterstanden-006

 

U krijgt dan een overzicht van alle te factureren leden waar nog geen incasso bestand van is. In deze lijst vinkt u alle leden aan van wie u de eindafrekening van de meterstanden wilt incasseren en klikt u op “Maak SEPA bestand“. Dit bestand levert u net als bij een normale SEPA incasso aan bij uw bank.

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 13 november 2017