Boekhouding introductie

Introductie

Boekhouden is het systematisch registreren van financiële feiten. Dat kunt u op de achterkant van een sigarendoos doen, alle bonnetjes en facturen geordend in een doos bewaren of alle inkomsten en uitgaven in een schrift opschrijven. Er zijn veel mogelijkheden om dit te doen.

Vervolgens kunt u dan deze gegevens bv aan een willekeurige of uw eigen boekhouder geven die ze in een systeem verwerkt. Hiermee ontstaan er versneld resultaten en zoekmogelijkheden in uw cijfers. U kunt groeperen en resultaten zien.

Echter, om elk moment van het jaar inzicht te hebben in uw financiële situatie kunt u zelf, met behulp van het ledenbeheer programma e-Captain, boekhouden en deze gegevens aan uw boekhouder aanleveren.

De voordelen die dit biedt zijn onder andere:

• u behoudt inzicht in wat de in- en uitgaande geldstroom is
• u kunt zien hoe winst- of verliesgevend er is gewerkt
• u behoudt controle over wat de uitgaven en inkomsten zijnen u kunt plannen maken voor de korte en lange termijn
• u bespaart op de kosten voor uw accountant
• u kunt dagelijks, wekelijks, maandelijks de resultaten zien
• u kunt met meerdere personen in e-Captain werken

Met e-Captain kunt u zelfs op afstand uw boekhouder of accountant de mogelijkheid geven om in uw administratie te kijken en te werken.

Boekhouden in e-Captain

e-Captain beschikt over een volledig geïntegreerde boekhouding. U kunt hiermee aan de slag gaan maar het is geen noodzaak. De module Boekhouding maakt deel uit van de 8 standaard modules van e-Captain.

Indien u met de boekhouding wilt gaan werken zult u een aantal instellingen moeten maken en de boekhouding moeten activeren. Nadat u dat heeft gedaan is de boekhouding vrij in gebruik voor één bedrijf, vereniging of stichting.

In e-Captain wordt gewerkt volgens het principe van dubbel boekhouden. e-Captain kent als administratie de volgende kenmerken:

• Debiteuren
• Crediteuren
• Grootboekrekeningen
• Dagboeken

Debiteuren

Een debiteur is een klant die nog moet betalen. In de boekhouding een persoon of bedrijf die moet betalen voor het leveren van goederen of een dienst. In een groot bedrijf worden debiteuren op een speciaal deel van de financiële administratie behandeld, de zogenaamde debiteurenadministratie die veelal overeenkomt met de klantenadministratie. Tegenover de debiteuren staan de crediteuren.

Crediteuren

Een crediteur (schuldeiser) is een leverancier die betaald moet worden. In de boekhouding een persoon of bedrijf aan wie moet worden betaald voor het leveren van goederen of een dienst. Vaak wordt de term gebruikt om mensen aan te duiden die nog niet betaald zijn, maar in principe zijn ook de betaalde leveranciers crediteur. Tegenover de crediteuren staan de debiteuren.

Grootboekrekeningen

Een grootboekrekening is een verzameling van gelijkluidende uitgave of inkomsten, posten die samen worden gebracht op een schema. Elke soort krijgt een rekeningnummer (niet te verwarren met een bank- of gironummer). Hiermee is inzicht te krijgen in de groepen financiën die in een bedrijf, vereniging of stichting, omgaan.

Elke lijst die gemaakt wordt krijgt een uniek nummer. Al deze lijsten samen worden het grootboekschema genoemd. Zo zullen er veel rekeningen zijn voor onder andere de inkoop en de verkoop.

Dagboek: In de boekhouding is een dagboek een verzameling van geregistreerde posten, welke van tijd tot tijd in het grootboek worden verwerkt. In een dagboek wordt (zoals het woord al aangeeft) dagelijks gewerkt. Dagelijks kunnen bedragen worden geregistreerd en verwerkt. Van tijd tot tijd (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks) worden de geregistreerde bedragen verwerkt naar de grootboekrekeningen. Als dat is gebeurd zijn de dagboeken weer leeg voor nieuwe registraties.

Dubbel boekhouden

Met dubbel boekhouden wordt bedoeld het gebruikelijke boekhoudkundige systeem met dubbele inschrijvingen. Elke verrichting wordt zowel ingeschreven in een dagboek als op een grootboekrekening. In de boekhouding worden de bedragen, dmv en dagboek, telkens zowel aan de crediteurenkant als aan de debiteurenkant ingeschreven. (dagboek en grootboek)

De klassieke voorstelling van zulk een boeking of journaalpost is

Het gevolg van deze techniek is dat het eindresultaat van de boekhouding noodzakelijk tweemaal hetzelfde bedrag geeft. Het credittotaal moet gelijk zijn aan het debettotaal, en dat zowel in de dagboeken als in de gezamenlijke rekeningen (het grootboek).

Computerprogramma’s met een boekhoudpakket zorgen ervoor dat elk bedrag maar eenmaal hoeft ingevoerd te  worden, maar de manier waarop het programma de gegevens registreert en sorteert, komt nog altijd neer op deze klassieke dubbele registratie.

Het opsplitsen van de rekeningen in balansrekeningen en resultatenrekeningen, resulteert in een balans en een resultatenrekening, die samen met eventuele toelichting van de penningmeester of bv het bestuur, de jaarrekening vormen.

Winst- en verliesrekening

Een winst- en verliesrekening of resultatenrekening of exploitatierekening is, naast de balans en, indien aanwezig, het kasstroomoverzicht, een onderdeel van een jaarrekening (en daarmee onderdeel van een jaarverslag), en geeft een overzicht van de inkomsten en uitgaven van een entiteit over een bepaalde periode, meestal een jaar. Dit overzicht eindigt met de over die periode behaalde winst (of verlies).

Vaststellen van resultaten

Vrijwel elke rechtspersoon zal een winst- en verliesrekening maken en publiceren. In ieder geval zal elke onderneming, of dat een rechtspersoon of een natuurlijk persoon is, een winst- en verliesrekening opstellen.

In de praktijk is het vaststellen van het resultaat een tamelijk gecompliceerde aangelegenheid. Dit heeft vooral te maken met de toedeling van kosten aan meerdere boekjaren. De winst- en verliesrekening van een cursusleider (om een voorbeeld met kleine bedragen te nemen) zou er in zijn meest eenvoudige vorm als volgt uit kunnen zien:

Laten we er vervolgens vanuit gaan dat deze cursusleider zijn hand-outs niet met de pen schrijft, maar op de pc. Die gaat een jaar of drie mee. Als die pc € 1800 gekost heeft, moet hij aan elk jaar € 600 toerekenen. Dat staat bekend als “afschrijven”. Dat hij in het eerste jaar € 1800 heeft uitgegeven, is in het kader van de winst- en verliesrekening alleen van belang voor het bepalen van de “startwaarde”.

Zijn winst- en verliesrekening wordt dan als volgt:

Op zijn balans zal hij ook melding maken van de aanwezigheid van die pc en van de waardevermindering. Op het moment van ingebruikname zal hij dit een waarde toekennen van € 1800, en elke maand wordt dat met € 50 verminderd. Na 36 maanden is de waarde nihil. (dit is maar één van de manieren van afschrijven).

Balans

Een balans is een overzicht van de bezittingen en schulden van (meestal) een rechtspersoon op een bepaald moment. Anders gezegd: op een balans staat wat je hebt (activa), in de vorm van geld, goederen, enz., en hoe die gefinancierd zijn (passiva): met eigen vermogen of met vreemd vermogen (leningen). Aan de hand van een balans kan een indicatie verkregen worden omtrent het vermogen van die entiteit per een bepaalde datum (de balansdatum, meestal is dit 1 januari, hoewel grote ondernemingen vaak ook balansen op een kwartaalultimo publiceren). Het verschil tussen de bezittingen en de schulden is het eigen vermogen. De term “balans” doelt op het evenwicht tussen enerzijds de bezittingen en anderzijds de schulden plus het eigen vermogen.