Rapportages: Afdrukken van informatie uit de boekhouding

Introductie

In de boekhouding rapportage vind u de volgende rapporten.

• Overzicht dagboeken
• Overzicht grootboekrekeningen
• Overzicht verdichtingen
• Overzicht hoofdverdichtingen

• Controle verslag
• Overzicht geboekte periodes

• Grootboek verwerkingsverslag
• Overzicht verwerkingsverslagen
• Grootboekkaart
• Openingsbalans

(indien van toepassing)

• Kostenplaatskaarten
• Mutaties per kostenplaats
• Rekeningen per kostenplaats/periode
• Resultaatrekeningen per kostenplaats

• Debiteurenkaart
• Debiteuren openstaande posten
• Debiteuren betaalde posten
• Saldilijst debiteuren

• Crediteurenkaart
• Crediteuren openstaande posten
• Saldilijst crediteuren

Om een rapportage uit te draaien of op te vragen gaat u in het Hoofdmenu naar Boekhouding en selecteert u de optie Rapportage.

• Selecteer het gewenste rapport en de gewenste uitvoer en klik op de paarse knop Bekijk lijst.

Onderstaand volgt een korte uitleg over de belangrijkste en meest gebruikte rapporten.

Balans / Winst & Verlies

Een balans is een overzicht van de bezittingen en schulden van een onderneming of een rechtspersoon op een bepaald moment. Anders gezegd: op een balans staat wat je hebt (activa), in de vorm van geld, goederen, enz., en hoe die gefinancieerd zijn (passiva): met eigen vermogen of met vreemd vermogen (leningen).

Weer anders gezegd: Een balans is een momentopname van bezittingen en van de manier waarop deze zijn betaald. Aan de hand van een balans kan een indicatie verkregen worden omtrent het vermogen van die entiteit op een bepaalde datum (de balansdatum, meestal is dit 31 december, hoewel grote ondernemingen vaak ook balansen op een kwartaalultimo publiceren). Het verschil tussen de bezittingen en de schulden is het eigen vermogen. De term “balans” doelt op het evenwicht tussen enerzijds de bezittingen en anderzijds de schulden plus het eigen vermogen.

Een balans is, met de winst- en verliesrekening en de toelichting op die stukken, een onderdeel van de jaarrekening. Die is weer, in het spraakgebruik, een onderdeel van het jaarverslag. Bij grotere organisaties is tevens meestal een kasstroomoverzicht opgenomen.

Het periodiek maken en publiceren van een jaarrekening is verplicht voor (de meeste) rechtspersonen, hoewel de mate van gedetailleerdheid en de omvang van de publicatieplicht verschillend is.

De bezittingen worden ook aangeduid met “activa”, de schulden en het eigen vermogen worden ook aangeduid met “passiva”.

Hoewel natuurlijke personen (zo worden mensen in het juridisch spraakgebruik nu eenmaal aangeduid) meestal geen balans zullen maken, is het wellicht verhelderend om de structuur van een balans te schetsen aan de hand van enige voorbeelden van balansen van natuurlijke personen.

Een kleuter zou de volgende balans kunnen hebben:

In “normale taal” staat hier: ik heb speelgoed ter waarde van 25 euro, en er zit EUR 3,15 in mijn spaarpot, en ik heb geen schulden.

(In veel gevallen worden beide zijden van een balans naast elkaar weergegeven, met aan de linkerzijde de activa en aan de rechterzijde de passiva. Er is echter niets op tegen om ze onder elkaar neer te zetten, zoals hier gedaan is.)

Een scholier zou de volgende balans kunnen hebben:

In normaal Nederlands zou deze balans kunnen worden beoordeeld als: de financiële positie van deze scholier is niet al te rooskleurig. Tegenover de scooter staat een vrijwel even groot bedrag aan schuld, en met het mobieltje is het niet veel beter gesteld.

Een vereniging of stichting zou de volgende balans kunnen hebben:

Bij een vergelijking van de balans van de scholier en de balans van de vereniging/stichting valt direct al op dat de scholier er minder rooskleurig voor staat. Zijn eigen vermogen bedraagt slechts 5% van zijn balanstotaal, en bij de vereniging/stichting is dat 29%. (Overigens hoeft een dergelijke vergelijking niet alles te zeggen.)

Een vergelijking tussen de balansen op opeenvolgende balansdata (meestal met een tussenruimte van één jaar) geeft een indicatie van de ontwikkeling van de financiële positie. Indien het hierboven genoemde gezin in de loop van een jaar een ‘normaal’ financieel beleid zou voeren, zou dat kunnen leiden tot de volgende balans 1 jaar verder:

Te zien is dat het eigen vermogen met € 2.900 is toegenomen. Dit komt omdat de waarde van het huis is gestegen (5000) terwijl er op de hypotheek is afgelost (1200). Ook op de obligatieregeling is afgelost (2700). Daar tegenover staat dat zowel het materiaal als de inboedel (resp. 4000 en 2000) minder waard zijn geworden. Dus 5000 + 1200 + 2700 – 4000 – 2000 = 2900.

De balans van een grote onderneming is uiteraard aanmerkelijk gecompliceerder. Het uitgangspunt is echter hetzelfde: een balans moet een getrouw beeld geven van de omvang en samenstelling van het vermogen op de balansdatum. Deze formulering is ontleend aan de wet, en is in een groot aantal accountancy-regels verder uitgewerkt.

De waardering van met name de activa, maar soms ook de passiva, kan voor problemen zorgen, en kan een grote invloed hebben op de uiteindelijke samenstelling van de balans. In het voorbeeld van de hierboven genoemde scholier zou een kleine waardedaling van zijn scooter al tot de situatie leiden dat zijn eigen vermogen negatief is. Hij is dan in feite insolvent: zijn schulden overtreffen zijn bezittingen.

Te zien is dat het eigen vermogen met EUR 2.900 is toegenomen. Dit komt omdat de waarde van het huis is gestegen (5000) terwijl er op de hypotheek is afgelost (1200). Ook op de obligatieregeling is afgelost (2700). Daar tegenover staat dat zowel het materiaal als de inboedel (resp. 4000 en 2000) minder waard zijn geworden. Dus 5000 + 1200 + 2700 – 4000 – 2000 = 2900.

De balans van een grote onderneming is uiteraard aanmerkelijk gecompliceerder. Het uitgangspunt is echter hetzelfde: een balans moet een getrouw beeld geven van de omvang en samenstelling van het vermogen op de balansdatum. Deze formulering is ontleend aan de wet, en is in een groot aantal accountancy-regels verder uitgewerkt.

De waardering van met name de activa, maar soms ook de passiva, kan voor problemen zorgen, en kan een grote invloed hebben op de uiteindelijke samenstelling van de balans. In het voorbeeld van de hierboven genoemde scholier zou een kleine waardedaling van zijn scooter al tot de situatie leiden dat zijn eigen vermogen negatief is. Hij is dan in feite insolvent: zijn schulden overtreffen zijn bezittingen.

Winst- en verliesrekening

Een winst- en verliesrekening of resultatenrekening of exploitatierekening is, naast de balans en, indien aanwezig, het kasstroomoverzicht, een onderdeel van een jaarrekening (en daarmee onderdeel van een jaarverslag), en geeft een overzicht van de opbrengsten en kosten van een entiteit over een bepaalde periode, meestal een jaar. Dit overzicht eindigt met de over die periode behaalde winst (of verlies).

Vaststellen van resultaten
Vrijwel elke rechtspersoon zal een winst- en verliesrekening maken en publiceren. In ieder geval zal elke onderneming, of dat een rechtspersoon of een natuurlijk persoon is, een winst- en verliesrekening opstellen.

In de praktijk is het vaststellen van het resultaat een tamelijk gecompliceerde aangelegenheid. Dit heeft vooral te maken met de toedeling van kosten aan meerdere boekjaren. De winst- en verliesrekening van een auteur (om een voorbeeld met kleine bedragen te nemen) zou er in zijn meest eenvoudige vorm als volgt uit kunnen zien:

Laten we er vervolgens vanuit gaan dat deze auteur zijn boeken niet met de pen schrijft, maar op de pc. Die gaat een jaar of drie mee. Als die pc € 1800 gekost heeft, moet hij aan elk jaar € 600 toerekenen. Dat staat bekend als “afschrijven”. Dat hij in het eerste jaar € 1800 heeft uitgegeven, is in het kader van de winst- en verliesrekening alleen van belang voor het bepalen van de “startwaarde”.

Zijn winst- en verliesrekening wordt dan als volgt:

Op zijn balans zal hij ook melding maken van de aanwezigheid van die pc en van de waardevermindering. Op het moment van ingebruikname zal hij dit een waarde toekennen van € 1800, en elke maand wordt dat met € 50 verminderd. Na 36 maanden is de waarde nihil.

(Volledigheidshalve: deze methode van afschrijven, met gelijke bedragen, staat bekend als “lineair afschrijven”. Indien sprake is van een snelle waardedaling in het begin van de levensduur van een bedrijfsmiddel, kunnen ook andere methoden gebruikt worden. Het uitgangspunt blijft dat de werkelijke waarde en de boekwaarde een redelijke samenhang moeten vertonen, zonder dat het een onwerkbaar proces wordt.)

Vraagstukken in waardering
Bij deze vereniging kunnen er legio problemen optreden. Bij projecten die zich over meerdere jaren uitstrekken kan de vraag rijzen, aan welke jaren welk deel van de omzet en welk deel van de kosten toegerekend moet worden. Bij vaste activa die over langere tijd worden afgeschreven kan de vraag rijzen, na enige tijd, of de huidige boekwaarde van het actief nog strookt met de werkelijke waarde in het economisch verkeer. Indien niet, dan zal een extra afwaardering moeten plaatsvinden tot het actuele niveau. (Duidelijk is dat dit dan gepaard gaat met ofwel een fors lagere winst, ofwel een afwaardering van het eigen vermogen.) Dit probleem kan met name spelen bij immateriële activa als goodwill, patenten en merken.

LET OP

Bij het afdrukken van deze lijst zult u de resultaten zien zoals e-Captain deze voor u heeft vastgelegd naar aanleiding van uw boekingen. Indien u een boekhouder bent of er een boekhouder in de vereniging of stichting actief is is het raadzaam om de boekhouding in samenspraak met de boekhouder of zelfs externe boekhouder of accountant op te zetten.

Besteed hier zorg aan om een juiste presentatie van cijfers op tafel te krijgen!

Debiteuren openstaande posten

Debiteuren, Crediteuren en andere Relaties

Per relatie (debiteur, crediteur) kunt u de gebruikelijke stamgegevens bijhouden: naam, vestigingsadres, correspondentieadres, een verzendadressen en contactpersonen of gezinsleden, financiële gegevens, een onbeperkt aantal zelf te definiëren extra invoerrubrieken, enz. Daarnaast kunt u per relatie commentaar opslaan in extra tekstregels (opmerkingen). Met de Ledenadministratie kunt u automatisch facturen genereren voor abonnementen of lidmaatschappen, op basis van contributiecodes en selectiecodes. (Aan de hand van de postcode wordt nog niet) automatisch de woonplaats ingevuld, alsmede het kengetal van het telefoonnummer. De gegevens van een debiteur kunnen worden gekopieerd naar een crediteur of relatie (en andersom).

Openstaande posten

U kunt per debiteur de mutaties, deelbetalingen en openstaande posten op het scherm weergeven. U kunt een overzicht afdrukken van alle openstaande posten per debiteur met ouderdoms-analyse, of een overzicht van de debiteuren in volgorde van het openstaande saldo. Het is mogelijk om per openstaande post opmerkingen in te voeren. Er verschijnt dan (desgewenst) een melding tijdens het boeken en bij een betaling op die factuur.
Openstaande posten kunnen ook geblokkeerd worden. Een geblokkeerde openstaande post telt niet mee bij de bepaling of er een aanmaning verstuurd moet worden, en er kan ook niet op geboekt worden. Zo voorkomt u dat een dispuutfactuur wordt afgeboekt, terwijl de betaling voor een andere factuur bestemd was.
Van elke openstaande post wordt een overzicht bijgehouden met daarin de relevante gegevens: factuurdatum, vervaldatum, factuurbedrag, deelbetalingen, openstaand saldo, eventuele betalingskorting of kredietbeperking, geblokkeerd of niet, aantal keren aangemaand, een eventuele opmerking of melding, enz.

Afletteren van openstaande posten

De openstaande posten van een debiteur of crediteur kunt u tijdens het invoeren van boekingen opvragen om betalingen af te letteren. Hierbij kunt u zowel de definitieve als de voorlopige boekingen mee laten tellen. Openstaande posten kunnen automatisch worden afgeletterd. Bij kas-, bank en giroboekingen hoeft u alleen het bedrag en de debiteur in te voeren en komt e-Captain zelf met de bijbehorende openstaande posten. U kunt hierbij zelf instellen in welke volgorde e-Captain de posten moet aflopen: in volgorde van vervaldatum, factuurdatum of factuurnummer. Als u niet weet van wie een betaling afkomstig is, kunt u een openstaande post, en daarmee de debiteur, ook opzoeken aan de hand van het factuurnummer of het betaalde bedrag.

Crediteuren openstaande posten

U kunt per debiteur de mutaties, deelbetalingen en openstaande posten op het scherm weergeven. U kunt een overzicht afdrukken van alle openstaande posten per debiteur met ouderdoms-analyse, of een overzicht van de debiteuren in volgorde van het openstaande saldo. Het is mogelijk om per openstaande post opmerkingen in te voeren. Er verschijnt dan (desgewenst) een melding tijdens het boeken en bij een betaling op die factuur.
Openstaande posten kunnen ook geblokkeerd worden. Een geblokkeerde openstaande post telt niet mee bij de bepaling of er een aanmaning verstuurd moet worden, en er kan ook niet op geboekt worden. Zo voorkomt u dat een dispuutfactuur wordt afgeboekt, terwijl de betaling voor een andere factuur bestemd was.
Van elke openstaande post wordt een overzicht bijgehouden met daarin de relevante gegevens: factuurdatum, vervaldatum, factuurbedrag, deelbetalingen, openstaand saldo, eventuele betalingskorting of kredietbeperking, geblokkeerd of niet, aantal keren aangemaand, een eventuele opmerking of melding, enz.

BTW hulplijst

Als u als organisatie BTW plichtig bent moet u periodiek uw BTW aangifte doen. In e-Captain kunt u hiervoor heel handig gebruik maken van het rapport BTW hulplijst. Op basis van alle boekingen geeft dit rapport aan wat u bij uw BTW aangifte moet invullen.

Wanneer u het rapport opvraagt toont e-Captain u eerst een scherm met alle grootboekrekeningen van het type omzet, kosten en neutraal en de daarop geboekte BTW. Deze overzichten dienen ter controle zodat u kunt zien op welke rekeningen BTW is geboekt.

• BTW Omzetrekeningen. BTW die op omzetrekeningen (verkoop) is geboekt wordt automatisch credit geboekt en dient u dus af te dragen aan de belastingdienst

• BTW Kostenrekeningen. BTW die op kostenrekeningen (inkoop) is geboekt wordt automatisch debet geboekt en kunt u terug vorderen van de belastingdienst.

• BTW Neutrale rekeningen. BTW die op neutrale rekeningen wordt geboekt kan zowel debet als credit geboekt worden. Hierbij kijkt e-Captain of de desbetreffende grootboekrekening een debet of credit rekening is. Bij een credit rekening wordt de BTW credit geboekt en moet u de BTW afdragen. Bij een debet rekening wordt de BTW debet geboekt en kunt u de BTW terug vorderen.

De BTW hulplijst is dus een optelsom van alle geboekte BTW bedragen. Als u de BTW hulplijst vervolgens naar Excel exporteert heeft u een handig overzicht met alle BTW bedragen per rubriek die u moet opgeven aan de belastingdienst. U ziet ook direct hoeveel BTW u moet betalen (of terug krijgt).