Instellingen SEPA incasso

 

SEPA activeren voor uw vereniging

Om SEPA incasso te kunnen gebruiken moet u eerst de SEPA optie activeren en instellen in e-Captain. Dit doet u in het Beheercentrum.

  • Ga in het Beheercentrum naar IBAN / SEPA en selecteer optie 2) SEPA activeren.

 

sepa-instellen-001

 

  •  Klik op de paarse knop Activeren om SEPA incasso te activeren.

 

 sepa-instellen-002


Het IBAN / SEPA menu zal aangepast worden zoals in het onderstaande voorbeeld.

 

sepa-instellen-003

Uw bankrekeningen

De volgende stap is het invoeren van uw bankrekening(en) waarmee u SEPA incasso gata gebruiken.

  • Ga in het Beheercentrum naar IBAN / SEPA en selecteer de optie 3) Uw bankrekeningen.

 

sepa-instellen-004

 

  • Klik op de gele plus IconS Plusje om een bankrekening toe te voegen.

 

facturatie-08

 

IBAN Vul het correcte IBAN bankrekeningnummer in van de rekening die u voor de SEPA incasso gata gebruiken.
BIC Indien u een correct Nederlands banknummer heeft ingevoerd zal e-Captain het BIC nummer automatisch invullen. Gebruikt u een buitenlandse bankrekening dan dient u het BIC nummer zelf in te vullen.
Primaire bankrekening Standaard is dit [JA]. Gebruikt u meerdere bankrekeningen om mee te incasseren dan kunt u hier aangeven of de rekening de primaire rekening is die standaard gebruikt moet worden als u gaat incasseren.
Omschrijving Geef hier een omschrijving op. Dat is veelal de naam van de bank.
Naam rekening houder Geef hier de naam van de rekeninghouder op
Plaats rekeninghouder Geef hier de plaats van de rekeninghouder op
Dagboek Selecteer hier het juiste dagboek waarop de geïncasseerde bedragen geboekt moeten gaan worden.
Betaalbestand Geef hier aan of deze bankrekening ook gebruikt wordt voor betaalbestanden.
Primar betaalbestand rekening Standaard is dit [JA]. Gebruikt u meerdere bankrekeningen om mee te betalen dan kunt u hier aangeven of de rekening de primaire rekening is die standaard gebruikt moet worden als u gaat betalen.
Betaalbestand afschriftregels consolideren Geef hier aan of de afschriftregels moeten worden geconsolideerd. Bij [JA] krijgt u een post op uw bankafschrift, bij [NEE] krijgt u per post een afschriftregel.

 

  • Klik op Opslaan om de instellingen op te slaan.

Uw SEPA contract(en)

Voordat u dit onderdeel gaat invoeren, moet u in het bezit zijn van een nieuwe Euro contract van uw bank. Hierin staan de gegevens die u nodig heeft voor het toevoegen van het SEPA contract.

 

  • Ga in het Beheercentrum naar IBAN / SEPA en klik op de optie 4) Uw SEPA contracten.

 

sepa-instellen-007

 

  • Klik op de gele plus IconS Plusjeom het SEPA contract toe te voegen

 

facturatie-09

 

Incassant ID Vul hier uw Incassant ID in wat u van uw bank heeft gekregen
Type contract Selecteer hier het type contact [Business to Consumer] of [Business to Business]. Het type contract is in de meeste gevallen Business to Consumer. Alleen als u als bedrijf uitsluitend bij andere bedrijven incasseert kunt u kiezen voor Business to Business.
Bankrekening Selectier hier de desbetreffende bankrekening van het SEPA contract
Primair Het primaire SEPA contract wordt standaard geselecteerd bij het aanmaken van een SEPA bestand. Het is mogelijk om meerdere contracten in te voeren.
Limieten Vul de maximum bedragen in volgens uw SEPA overeenkomst met uw ban
Voettekst Geef hier de tekst op die als voettekst op de factuur wordt afgedrukt.

 

Voorbeeld SEPA incasso factuur

facturatie-10

Registratie van machtigingen

Voordat u SEPA incasso kunt gebruiken moeten er machtigingen worden aangemaakt.

  • Met de optie Registratie van machtigingen kunt u voor iedereen in uw bestand die op Incasso Ja staat, automatisch een machtiging laten aanmaken.

 

sepa-instellen-010

 

Machtiging aanmaken via Ledenkaart

De machtiging vindt u ook terug op de relatiekaart op het tabblad machtiging. Ook via de ledenkaart kunt u een machtiging aanmaken.

 

sepa-instellen-011

 

  • Klik op de gele plus IconS Plusje om een nieuwe machtiging aan te maken.

 

facturatie-11

 

Actief Geef aan of de machtiging actief is of niet-actief. Als een machtiging niet actief is kunt u van deze persoon niet incasseren.
Soort machtiging U kunt kiezen uit een eenmalig machtiging of een doorlopende machtiging. Bij een eenmalige machtiging moet u het artikel selecteren waar de eenmalige machtiging betrekking op heeft.
Datum handtekening Vul hier de datum van de handtekening in.
Kermerk machtiging Het kenmerk van de machtiging wordt automatisch door e-Captain gegenereerd en wordt bij elke SEPA transactie gebruikt.
Incasso status Standaard is dit Vervolg incasso. De optie [Laatste incasso] gebruikt u uitsluitend als dit de laatste keer is dat deze machtiging wordt gebruikt.
SEPA contract Selecteer hier het desbtreffende SEPA contract wat u eerder heeft ingevoerd.
Artikel selectie Selecteer hier op welke onderdelen de machtiging betrekking heeft. Standaard geldt de machtiging voor alle onderdelen.
Geassocieerde IBAN Selecteer hier de juiste bankrekening van het lid.
Ondertekende machtiging Indien u een papieren, ondertekende machtging heeft ontvangen dan kunt u die inscannen en hier koppelen aan de machtiging in e-Captain.

 

Collectief wijzigen

Met de optie Collectief wijzigen in Ledenbeheer kunt u eenvoudig van alle leden/relaties waarbij de optie automatische incasso op JA staat een machtiging aanmaken.

  • Maak in Ledenbeheer een selectie van alle leden waarbij de optie automatisch incasso op JA staat.

 

facturatie-12

 

  • Klik vervolgens op de paarse knop Collectief wijzigen.

 

facturatie-13

 

  • Selecteer bij Bewerking de optie Doorlopende machtiging toevoegen.
  • Selecteer het desbetreffende SEPA contract
  • Geef de gewenste Artikel selectie op
  • Klik op Uitvoeren om collectief een machtiging toe te voegen.

 

Als u deze stappen heeft doorlopen kunt u kiezen voor SEPA bestand aanmaken in het menu Factureren.

Machtiging brieven

Deze functie kan gebruikt worden om SEPA machtigingsbrieven aan te maken voor nieuwe machtigingen.

  • Ga in het Beheercentrum naar IBAN / SEPA en selecteer de optie 5) Machtiging brieven, onderstaand scherm zal geopend worden.

 

sepa-instellen-014

 

  • Klik op Aanmaken brieven, om de machtigingsbrieven aan te maken.

 

sepa-instellen-015

 

  • Klik op Download om de brieven in PDF formaat te openen. Hierna kunt u de machtigingsbrieven afdrukken voor uw leden.

 

Voorbeeld machtiging brief

sepa-instellen-016

 

De tekst die in de machtigingsbrief staat kunt u aanpassen in het Beheercentrum, SEPA / IBAN bij de SEPA instellingen

 

sepa-instellen-017

 

Door in het tabblad Machtiging van de Ledenkaart, of in het Beheercentrum, IBAN / SEPA bij de optie Registratie van Machtigingen  te klikken op het PDF IconS PDF icoon kan men een individuele machtigingsbrief selecteren en afdrukken.

Standaard artikel selectie voor nieuwe machtigingen

Indien een machtiging niet geldt voor alle artikelen, kunt u in het onderstaande scherm een selectie opgeven. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld alleen contributie via automatische incasso wilt laten lopen.

  • Ga in het Beheercentrum naar SEPA / IBAN en selecteer de optie SEPA instellingen
  • Ga naar het onderdeel Machtiging

 

sepa-instellen-019

 

  • Kies de artikelen voor de nieuwe machtiging

 

sepa-instellen-020

 

  • Kies voor toepassen op alle bestaande machtigingen mocht u deze wijziging willen doorvoeren voor alle reeds bestaande machtigingen.

 

sepa-instellen-021

 

  • Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.

Eenmalige incasso

Het is mogelijk een eenmalige incasso via SEPA binnen e-Captain aan te maken.

  • Ga naar Ledenbeheer
  • Selecteer het lid waarvoor de eenmalige incasso aangemaakt moet worden en open de ledenkaart.
  • Ga naar het tabblad Machtigingen

 

sepa-instellen-022

 

  • Klik op het plus IconS Plusje icoon om een nieuwe machtiging aan te maken.
  • Geef bij het onderdeel Soort machtiging aan dat het om een Eenmalige machtiging gaat.

 

sepa-instellen-023

 

  • Bij het onderdeel Kies artikelen verschijnt nu een knop.
  • Klik op de knop Kies om een artikel te selecteren

 

sepa-instellen-024

 

  • Kies een artikel of koppel een artikel en klik op OK
  • Klik op Opslaan

 

sepa-instellen-025

 

  • De eenmalige machtiging is nu aangemaakt.
  • Open nu in de ledenkaart het tabblad Lidmaatschap
  • Zet het onderdeel Automatische incasso op Nee

 

sepa-instellen-026

 

  • Klik op Opslaan om de wijzigen door te voeren

 

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 1 juli 2019