Importeren bedrijven

Importeren Bedrijven Excel

Let op! e-Captain kan alleen importeren vanaf het eerste tabblad in uw MS Excel bestand!

Grote groepen personen of bedrijven kan u snel importeren in e-Captain door middel van een leden- of contactpersonen bestand in de vorm van een MS Excel bestand. In het hoofdstuk beschikbare vindt u de velden die beschikbaar zijn voor de import.

Voor de Import binnen e-Captain dient de eerste kolom (A1) van het MS Excel document te beginnen met Lidnr (zonder punt). De eerste rij van het MS Excel bestand dient te bestaan uit veldnamen, dit is de header.

U dient ervoor te zorgen dat er unieke lidnummers in de kolom A vermeld staan.

Importeren bedrijven in e-Captain

• Ga in e-Captain naar Beheercentrum.
• Kies voor de optie Importeren.
• Klik hierna op Importeren Bedrijven.

• Het onderstaande scherm zal geopend worden. Hier kunt u aangeven of de import om Nieuwe relaties of om Aanvullende gegevens gaat!
• Als u nieuwe bedrijven wilt toevoegen, maar het lidnummer bestaat al, zal dit niet mogelijk zijn.
• Indien een lidnummer al bestaat, zal onder de optie Aanvullende gegevens, de relatiekaart van dit lid (bedrijf) worden aangevuld/bijgewerkt met de gegevens uit de MS Excelsheet.
• Klik hier op de knop Bladeren om uw MS Excel document te selecteren. Via de verkenner kan u het MS Excel bestand op uw computer vinden en selecteren.
• Klik onderin het scherm op Openen. Als het bestand geselecteerd is en toegevoegd, klikt u op de knop Versturen.

• Controleer de kolommen en pas deze indien nodig aan. Wanneer u in uw MS Excel document dezelfde veldnamen gebruikt als in dit document, dan zal e-Captain deze automatisch weten te koppelen.
• Klik op de knop Importeer!

• Klik op OK om uw MS Excel bestand daadwerkelijk te importeren in e-Captain.

U heeft nu uw MS Excel document met de bedrijven geïmporteerd. De bedrijven zouden toegevoegd moeten zijn en zichtbaar onder Ledenbeheer.

Bedrijven in Ledenbeheer hebben het volgende icoon.

Adres velden Excel

De adres velden in Excel voor de import van leden en bedrijven hebben afwijkende veld namen. Een uitgebreide beschrijving is hier te vinden en dan het hoofdstuk Adres velden Excel.

Beschikbare velden Import Bedrijven

* Plaats in Groep (groepsnaam)

U kiest een groep waar u deze kolom voor bestemd heeft. Verwachte waarden zijn de namen van de groepsitems. Bijvoorbeeld: Plaats in groep bestuur, verwacht de MS Excelkolom de naam van het groepsitem, bestuurslid, voorzitter etc.

* Nieuwe Groep

Hetzelfde als Plaats in Groep alleen wordt er automatisch een groep aangemaakt met de naam van de bijbehorende kolom. Als er al een groep bestaat met deze naam zal deze worden gebruikt.

De vrije velden krijgen automatisch de naam toegewezen die in de eerste rij (header) staan vermeld. U hoeft deze dus niet van te voren te definiëren.

* Keuzeveld

Verwachte waarden van keuzeveld items, bijvoorbeeld header veld Materiaal met items: hout, ijzer, steen etc.

Voorbeeld Excel document - Importeren bedrijven

Wij hebben voor u een voorbeeld import document gemaakt. Deze kunt u hieronder downloaden.

Download Excel document - Importeren bedrijven