Instellingen Zelfwerkzaamheid en factureren

 

Instellingen Zelfwerkzaamheid

In dit scherm geeft u de periode aan en hoe u de Zelfwerkzaamheid gaat factureren.

U geeft aan over welke periode dat de zelfwerkzaamheid geldt. In dit voorbeeld is dat van 1 januari 2010 tot en met 10 november 2010. alle uren die binnen deze periode vallen worden meegeteld voor de zelfwerkzaamheid. Uren die aangemeld worden door een lid of gemaakt zijn door een lid buiten deze periode tellen dus niet mee voor de zelfwerkzaamheid.

 

zelfwerkzaamheid-16

 

Begin periode: startdatum van de periode waarover uren worden bereken. Tevens startdatum van de inschrijfperiode
Einde periode: stopdatum van de periode waarover uren worden berekend
Einde inschrijving: stopdatum van de periode van zelf inschrijven voor werkuren
Niet factureren: MARGE, maximaal verschil op het te maken aantal uren
Verrekenwijze: manier en moment van uren berekenen naar leden en terugbetalen

 

Er zijn een 4-tal verrekenwijze waarop gefactureerd wordt in de zelfwerkzaamheid. Deze zullen we eerste behandelen zodat u weet op welke wijze er door de zelfwerkzaamheid module gereageerd wordt als u hiermee wilt gaan werken.

Optie 1. Vooraf factureren, terugbetalen als uren gemaakt zijn

Als u bij artikelregels aanmaken op de knop “Vooruit factureren” klikt dan krijgen alle bovengenoemde relaties de uren gefactureerd die men moet maken volgens de ZELFWERKZAAMHEID regel.

Gedurende de periode kunt u op de knop “Crediteren vooruitbetaalde uren” klikken. De leden die de benodigde uren gemaakt hebben krijgen dan het vooruitbetaalde bedrag terug. Het systeem houdt bij welke artikel regels bij ZELFWERKZAAMHEID horen zodat alleen iets wordt terugbetaald als het eerst gefactureerd is.  In feite worden simpelweg de originele artikelregel(s) met een negatief aantal gefactureerd. Indien iemand niet meer aan algemene ZELFWERKZAAMHEID eisen voldoet maar wel voldoende uren heeft wordt er wel terugbetaald.

Als de periode is afgelopen en alle urenregistraties zijn ingevoerd klikt u op “Factureren eindafrekening”. Nu wordt eerst automatisch een “Crediteren vooruitbetaalde uren” uitgevoerd. Daarna worden evt. meeruren uitbetaald.

Voorbeeld van de afhandeling bij 1
Je bent “ingezet” voor bv 10 uur voor de organisatie. Zelf heb je voor 12 uren  jezelf ingeschreven. De uren die je hebt  gemaakt worden genoteerd in de module zelfwerkzaamheid, door de beheerder of medewerker zelfwerkzaamheid. Aan het einde van de ingestelde periode worden de uren geteld die je hebt gemaakt (ingevoerd door de beheerder). Indien het aantal gemaakte uren gelijk is aan het aantal te maken uren (eventueel verminderd met de marge opgegeven bij de instellingen) wordt het bedrag dat is geïncasseerd terug betaald.

Je moet dus minimaal het aantal uren maken (eventueel verminderd met de marge opgegeven bij de instellingen) dat door de vereniging is opgegeven wil je het borgbedrag dat je betaald hebt aan de vereniging, terugkrijgen en zullen de gemaakte uren (ongeacht het aantal ingestelde uren) worden terugbetaald tegen het tarief van het artikel dat gekoppeld is.

Optie 2. Vooraf factureren, gemaakte uren terugbetalen

Deze werkwijze is identiek aan “Vooraf factureren, terugbetalen als uren gemaakt zijn” behalve dat leden die na afloop van de periode onvoldoende uren hebben gemaakt het bedrag ter waarde van de wel gemaakte uren terug krijgen.

Voorbeeld van de afhandeling bij 2
Je bent “ingezet” voor bv 10 uur voor de organisatie. Zelf heb je voor 12 uren  jezelf ingeschreven. De uren die je hebt  gemaakt worden genoteerd in de module zelfwerkzaamheid, door de beheerder of medewerker zelfwerkzaamheid. Aan het einde van de ingestelde periode worden de uren geteld en zullen de gemaakte uren (ongeacht het aantal ingestelde uren) worden terugbetaald tegen het tarief van het artikel dat gekoppeld is. Dit is natuurlijk tot het maximum van de ingestelde uren.
In dit voorbeeld heb je 2 “overuren” gemaakt die niet betaald worden.

Optie 3. Na inschrijftermijn factureren, terugbetalen als uren gemaakt zijn

Deze werkwijze is identiek aan “Vooraf factureren, terugbetalen als uren gemaakt zijn” behalve:

-er kan pas gefactureerd worden vanaf de datum “einde inschrijving”

-alle inschrijvingen voor activiteiten met “ZELFWERKZAAMHEID relevant” en bardiensten indien hier “ZELFWERKZAAMHEID relevant” is aangevinkt worden opgeteld. Ook tellen gekoppelde leden mee indien dit is aangevinkt. Indien het totaal minder is dan de te maken uren verminderd met de marge dan krijgt dit lid alle te maken uren gefactureerd. Evt. al gemaakte uren worden dus niet in de berekening meegenomen. Tenzij het aantal geregistreerde uren hoger is dan het aantal ingeschreven, dan gebruikt captain de geregistreerde uren.

- De ZELFWERKZAAMHEID relevantie kan aangeven worden bij de activiteit categorie, de activiteit (neemt als default de instelling van de categorie over) en bij bardienst->algemene instellingen

-terugbetaling en meeruren is gewoon op basis van de urenregistratie na afloop periode.

-als je niet voldaan hebt aan het aantal uren tem maken dan zul je alsnog gefactureerd worden voor alle uren.

Voorbeeld van de afhandeling bij 3
Je bent “ingezet” voor bv 10 uur voor de organisatie. Zelf heb je voor 12 uren  jezelf ingeschreven.
Je krijgt dus vanwege de inschrijving geen factuur vooraf.
De uren die je hebt  gemaakt worden genoteerd in de module zelfwerkzaamheid, door de beheerder of medewerker zelfwerkzaamheid. Tussentijds kan er worden terugbetaald. Elke keer dat op deze knop wordt geklikt wordt een herberekening gemaakt van gewerkte uren. Personen die voldoen aan het aantal te maken uren krijgen op dat moment een artikelregel gekoppeld waarin het terugbetalen plaats vind. Zij krijgen als zij voldoen aan de uren het volledige bedrag dat geïncasseerd is terug.

Deze procedure kan zo vaak als maar nodig is gestart worden om tussentijds personen terug te betalen. Een vereniging zal dat waarschijnlijk elke maand een keer doen.

Optie 4. Na inschrijftermijn niet ingeschreven uren factureren

Deze werkwijze lijkt op 3 maar bij deze variant betaalt het lid vooraf alleen het tekort aan ingeschreven uren. Na afloop krijgt hij dit terug als de uren tekort alsnog gemaakt zijn.

Werking in detail:

-er kan pas gefactureerd worden vanaf de datum “einde inschrijving”

-alle inschrijvingen voor activiteiten met “ZELFWERKZAAMHEID relevant” en bardiensten indien hier “ZELFWERKZAAMHEID relevant” is aangevinkt worden opgeteld. Indien het totaal minder is dan de te maken uren verminderd met de marge dan krijgt dit lid het totale verschil als uren gefactureerd. Evt. al gemaakte uren worden dus niet in de berekening meegenomen. Tenzij het aantal geregistreerde uren hoger is dan het aantal ingeschreven, dan gebruikt captain de geregistreerde uren.

- De ZELFWERKZAAMHEID relevantie kan aangeven worden bij de activiteit categorie, de activiteit (neemt als default de instelling van de categorie over) en bij bardienst->algemene instellingen

-terugbetaling en meeruren is gewoon op basis van de urenregistratie na afloop periode.

- Bij de eindafrekening krijgt iedereen die vooraf betaald heeft geld terug voor de uren die alsnog gemaakt zijn.

-Personen die uiteindelijk minder gewerkt hebben dan de inschrijving krijgen alsnog een factuur voor het verschil tussen de te werken uren en het gewerkte aantal minus evt. vooraf gefactureerde bedragen.

Voorbeeld van de afhandeling bij 4
Je bent “ingezet” voor bv 10 uur voor de organisatie. Zelf heb je voor 8 uren  jezelf ingeschreven.
Je krijgt dus na het einde van de inschrijving een factuur voor 2 uur.

Als deze persoon op een bepaald moment voor 10 uur zelfwerkzaamheid registraties heeft wordt de 2uur terugbetaald de volgende keer dat op “Crediteren vooruit betaalde uren” geklikt wordt.

Als deze persoon op het eind maar 6 uur gewerkt heeft krijgt hij een factuur voor 6 uur (hij moet immers 8 uur betalen maar 2 uur is al gefactureerd).

Na afloop periode uren tekort factureren

Er is geen facturering vooraf. Na afloop wordt bekeken wie te weinig heeft gewerkt en het tekort wordt gefactureerd (indien artikel tarief>0 heeft). Ook de meeruren worden dan uitbetaald.

Factureer Niet geweest

Bij deze variant maakt u de te werken uren aan op de normale manier.  U maakt een artikel aan voor de prijs van 1 uur en koppelt dit aan de leeftijd tabel.

Er wordt echter vanuit gegaan dat iedereen ingepland wordt voor zelfwerkzaamheid activiteiten. Dit wordt overigens niet gecontroleerd maar u kunt de kolom “ZW ingeschreven” en “ZW te werken” toevoegen aan het ledenbeheer scherm en zodoende met sorteren eenvoudig zien wie er te weinig is ingeschreven.

Indien iemand niet geweest is dan moet er een registratie gemaakt worden met werksoort “Niet geweest”. Deze soort moet u ook bij de zelfwerkzaamheid instellingen selecteren. Wanneer menu financieel->factuur niet geweest wordt gekozen dan worden voor alle leden met te werken uren die deze soort werk hebben artikelregels aangemaakt voor het ingevoerde aantal uren. Er wordt niet meer gefactureerd dan men aan te werken uren heeft.

Uitbetaling van meeruren is bij deze werkwijze niet mogelijk.

Indien een lid ook gedurende het jaar kan aangeven dat hij de uren toch niet kan maken en wil afkopen en u wilt daarom niet dat deze persoon in de zelfwerkzaamheid meeloopt (mailing sturen met nog te werken etc). Dan adviseren wij de volgende werkwijze:

  • Laat dit lid gewoon meedraaien in genereren te werken uren
  • Maak een soort werk aan “afgekocht”.
  • Maak een artikel Afkoop voor de totale prijs (of per uur)
  • Op het moment dat het afkoop verzoek binnenkomt koppel je het afkoop artikel aan dat lid en voer je een uren registratie in voor de soort werk “Afgekocht”
  • Hierdoor zal het systeem dit zien als gewerkt en loopt het verder goed. Het voordeel van deze methode is dat het volgende jaar de persoon weer gewoon meedraait
 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 21 januari 2019