Activa (afschrijvingen) boeken

 

Wat is activa?

Activa is een term die gebruikt wordt in de bedrijfseconomische wereld om het geheel aan bezittingen van een onderneming aan te duiden. Binnen de term activa maakt men onderscheid tussen vaste activa en vlottende activa. Activa is vaak een groter bedrag dat betaald is voor aankopen ten behoeve van uw organisatie. Dit bedrag hoeft niet in een keer ten laste te komen van uw organisatie. U mag dit ook verdelen over een aantal jaren waarbij de kosten verdeeld worden over een aantal jaren, de afschrijvingen.

Activa registreren en afschrijven

Met behulp van e-Captain bent u in staat een volledige activaregistratie te voeren. Diverse gegevens kunnen per activum worden vastgelegd, zoals aanschafwaarde, restwaarde en afschrijvingsduur. Bovendien kunt u periodieke journaalposten voor de afschrijvingen volledig automatisch in de financiële administratie laten verwerken.

Daarnaast kunt u vanuit de activa een verzekeringsregister opmaken waarin de informatie komt te staan van het object dat u verzekerd. Zo heeft u en uw verzekeringspersoon altijd hetzelfde overzicht. Bij een verzekering kunt u ook kenmerken opgeven zoals:

  • registratienummers
  • serienummers
  • kleuren
  • kenmerken
  • et cetera.

U kunt verschillende projecten aanmaken om bepaalde afschrijvingen bij elkaar te houden. U kunt dan op het rapport en op het scherm zien wat de totale afschrijving, boekwaarde et cetera. is voor dit project.

 

activa-boeken-001

Afschrijf methode

Standaard wordt er afgeschreven per maand. In het Beheercentrum kunt u ook voor kwartaal of jaar kiezen. Er wordt dan respectievelijk een maal het periodebedrag afgeschreven van de instelling, te weten per maand, kwartaal of jaar. Met de activa module kunt u alleen linear (een vast bedrag) afschrijven.

Dus elke maand of kwartaal hetzelfde bedrag !! (lineair)

  • Klik in het hoofdmenu op Beheercentrum
  • Kies voor het item Boekhouding
  • Klik op Instellingen

 

boekhouding58

Activa project aanmaken

Met deze keuze kunt u er voor zorgen dat niet alle activa op dezelfde datum op instelling worden behandeld. Daarnaast is het mogelijk om bijvoorbeeld veel facturen/bonnen die bij elkaar horen, bijvoorbeeld voor een verbouwing, samen te voegen naar een bedrag ten behoeve van afschrijven.

U kunt tijdens het jaar projecten aanmaken waar bepaalde activa op wordt geboekt zodat u groepen met activa krijgt die bij elkaar horen

Voorbeelden hiervan zijn onder andere:

 

  • Investeringen in keukenmaterialen – apparatuur
  • Investeringen in gebouwen
  • Investeringen in rijdend materieel
  • Investeringen in digitale en electronische apparatuur


Momenteel (2012) zegt de belastingdienst dat aanschaf van middelen waarvan het aanschafbedrag groter of gelijk is aan minimaal €450,00 in aanmerking komen voor een investeringsaftrek regeling. (kijk op de website van de belastingdienst en zoek op investeringsregelingen)

  • Om een Activa project aan te maken gaat u in het Hoofdmenu naar Boekhouding en selecteert u de optie Activa

 

boekhouding57

 

  •  Klik op de gele plus IconS Plusje rechtsboven in het scherm om een nieuwe activa project aan te maken. Straks koppelt u dit project aan de producten die u plaatst in de activa. Dan kunt u daarna op groepsniveau snel terugvinden wat er allemaal in een project thuis hoort waar straks de koppelingen naar alle onderdelen komen.
  • Per project stelt u in over hoeveel maanden u de items gaat afschrijven.

 

activa-boeken-002

 

  • Vul een omschrijving in van het Activa project
  • Vul het aantal maanden in waarin alle onderdelen binnen dit project worden afgeschreven. Let op: in bovenstaand voorbeeld staat MAANDEN ingesteld. De keuzes zijn Maand, Kwartaal en Jaar
  • Klik op de paarse knop Opslaan om het project op te slaan.

Nieuw Activum toevoegen

Om een activum te registreren boekt u de inkoopfactuur in het inkoopboek. Hoe u een inkoopfactuur boekt leest u op de pagina Inkoopfacturen boeken.

Belangrijk bij het boeken van de boekingsregels is dat u de artikelen niet direct op een kostenrekening boekt maar op een balansrekening. In dit voorbeeld worden de computers geboekt op de balansrekening 30-Inventaris.

 

boekhouding59

 

Heeft u eerder al afgeschreven op een activum (bijvoorbeeld in een vorig boekhoudsysteem)? Dan boekt u het activum niet in het inkoopboek maar in het Memoriaal dagboek.

 

Activa koppelen

Als u een activa project heeft aangemaakt en het activum heeft geboekt in het inkoopboek (of memoriaal dagboek) kunt de de inkoopregels waar u op mag afschrijven, ophalen uit het inkoopboek of uit het memoriaaldagboek.

  • Om activa te koppelen gaat u in het Hoofdmenu naar Boekhouding en selecteert u de optie Activa.

 

boekhouding60

  • Klik op de regel van het activa project die u heeft aangemaakt, of al in de lijst projecten heeft staan.
  • Onder de projectlijst komt een extra scherm te staan (scroll naar beneden indien de projectlijst erg lang is)

 

boekhouding61

 

  • In dit voorbeeld kiezen we voor het activa project Apparatuur
  • Klik op de gele plus IconS Plusje om een nieuw ingekocht artikel toevoegen aan het activa project. Dit komt uit het inkoopboek of het memoriaaldagboek.

 

boekhouding62

 

  • Vink de gewenste artikelregels aan en klik op de paarse knop Koppelen om de regels aan het activa project toe te voegen.

 

boekhouding63

 

  • Klik vervolgens op het bewerken icoontje van de artikelregel

 

boekhouding64

 

 

In het volgende scherm moet U nu nog de restwaarde en de grootboek rekeningen ingeven. De kosten rekening is de debet kant. De kosten afschrijving rekening is de credit kant.

 

boekhouding65

 

Aanschafwaarde Deze wordt overgenomen uit de gekoppelde artikelregel van het inkoopboek of memoriaal dagboek
Project Hier wordt het gekoppelde Activa project getoond. Indien dit niet correct is dan kun u dat hier aanpassen
Datum aanschaf Hier vult u de aanschafdatum (factuurdatum) in van het af te schrijven artikel. Indien u reeds eerder hebt afgeschreven in een ander boekhoudpakket dan vult u hier de datum van de laatste afschrijving in.
Grootboek kosten Vul hier de rekening in waarop de kosten van de afschrijving geboekt moeten worden. Deze rekening wordt gedebiteerd.
Grootboek kosten afschrijvingen Vul hier de tegenrekening in die gecrediteerd wordt bij iedere afschrijving.
Restwaarde Vul hier de (geschatte) restwaarde in aan het einde van de looptijd. Op basis hiervan wordt de afschrijving berekend.
Afwijkende looptijd 0 = geen afwijkende looptijd. Indien u eerder al heeft afgeschreven dan vult u hier een afwijkende looptijd in (de resterende looptijd). Bij datum aanschaf vult u dan de datum van de laatste afschrijving in.
Corrigeren Als u dit op JA zet dan wordt bij de jaarafsluiting en herinnering getoond dat er eventueel nog correcties moeten worden geboekt.
Opmerkingen Vul hier eventueel extra opmerkingen in

 

Herhaal deze stappen voor iedere artikelregel van het activa project.

Bestaand Activum toevoegen en afschrijven

Als u een reeds bestaands activum wilt toevoegen waarop u al eerder heeft afgeschreven dan voert u deze in het Memoriaal dagboek in. De gegevens neemt u over uit uw eerdere boekhoudsysteem.

  • Om een bestaand Activum toe te voegen gaat u in de Boekhouding naar Boeken en selecteert u het Memoriaal dagboek. Vul hier de aanschafwaarde in!

boekhouding-200

 

Vervolgens gaat u het bestaande activum koppelen aan een activa project.

  • Om het bestaande activum te koppelen gaat u in de Boekhouding naar Activa en selecteert u het gewenste Activa project.

 

boekhouding-201

 

  • Klik op de gele plus IconS Plusje om het activum toevoegen aan het activa project. Dit komt uit het memoriaaldagboek.

 

boekhouding-202

 

  • Selecteer het activum en klik op de paarse knop Koppelen.

 

boekhouding-203

 

  • Klik vervolgens bij het toegevoegde activum op het bewerken icoontje IconS Editom het activum te bewerken.

 

boekhouding-204

 

  • Vul alle ontbrekende velden in.
  • Belangrijk is dat u bij het veld Datum aanschaf/laatste afschrijving de datum invult van de laatste afschrijving van het activum.
  • Bij Afwijkende looptijd vult u de resterende looptijd van de afschrijving in. (in dit voorbeeld 48 maanden in plaats van de standaard 60 maanden).

 

e-Captain geeft nu in het overzicht weer welk bedrag er al eerder is afgeschreven en wat de boekwaarde is.

 

boekhouding-205

Aanmaken afschrijvingen

Periodiek, maar dat hoeft niet maandelijks, kunt u de afschrijvingen aanmaken. Indien het een maand (of paar maanden) niet gedaan is wordt de boeking alsnog aangemaakt.

  • Om de afschrijvingen aan te maken gaat u in het Hoofdmenu naar Boekhouding en selecteert u de optie Activa.

 

boekhouding66

 

  • Klik op de paarse knop Aanmaken afschrijvingen

 

boekhouding67

 

 

  • U vinkt de activa aan waarop u wilt afschrijven en klik op de paarse knop Boeken. Het systeem boekt de eerste afschrijving op de laatste dag van de maand volgend op de maand van aanschaf. e-Captain maakt zelf de memoriaal boekingen voor de afschrijvingen.

 

boekhouding68

 

Om te controleren welke boekingen er gedaan zijn kunt u vanuit het activa scherm op het item klikken, de boekingen worden dan daaronder getoond.

 

boekhouding69

 

In de boekhouding komt u in het Memoriaal dagboek de afschrijfregels ook tegen.

 

boekhouding70

Stopzetten afschrijvingen

Indien u een activa item wilt stopzetten omdat het bijvoorbeeld verkocht of defect is dan kunt u de afschrijvingen stopzetten.

  • Om de afschrijvingen stop te zetten gaat u in het Hoofdmenu naar Boekhouding en selecteert u de optie Activa.
  • Selecteer het desbetreffende activa project.

 

boekhouding71

 

  • Klik bij het Activum op het ontkoppel icoontje  iconm-activa

De huidige boekwaarde wordt dan direct afgeschreven. De eventuele opbrengst moet u zelf via een factuur of memoriaal boeking afhandelen.

Indien een item is afgeschreven dan stopt uiteraard het maken van boekingen automatisch. Indien het artikel geen restwaarde heeft hoeft u verder niets meer te doen. Indien er wel restwaarde is blijft het item voor dat bedrag op de balans staan zolang u het gebruikt. Daarna gebruikt u bovengenoemde stop knop om het restant af te schrijven.

Correcties doorvoeren

Als u om wat voor reden dan ook correcties moet doorvoeren in de afschrijvingen zijn er twee methoden.

  • Correcties bij geopend boekjaar.
  • Correcties bij afgesloten boekjaar.

Correcties bij geopend boekjaar

Indien de afschrijvingen in periodes gedaan zijn die nog niet afgesloten zijn (alle openstaande boekjaren) dan kunt u deze boekingen met de rode pijl knop verwijderen.

  • Om de boekingen te verwijderen gaat u in het Hoofdmenu naar Boekhouding en selecteert u de optie Activa.
  • Selecteer het desbetreffende activa project.

 

boekhouding72

 

  • Klik op de rode pijl om de boekingen te verwijderen.
  • Als alle afschrijf regels zijn verwijderd,  kunt u de restwaarde, aanschafdatum et cetera. wijzigen door op het bewerken icoontje te klikken.
  • Door nu opnieuw op Aanmaken afschrijvingen te klikken worden de afschrijving met terugwerkende kracht geboekt volgens de nieuwe gegevens.

 

Correcties bij gesloten boekjaar

Indien u al enige tijd aan het afschrijven bent en er zijn al boekjaren afgesloten kan het nog steeds voorkomen dat u een fout constateert. Bijvoorbeeld een (tik) fout in de restwaarde. In dat geval mag u fiscaal gezien niet simpelweg de resterende termijnen verhogen/verlagen. U moet in de afgesloten boekjaren correcties aanbrengen. Ook de afschrijvingen die nog komen moet u (periodiek) corrigeren. Dit doet u in periode 13 memoriaal.

Correcties maakt u handmatig!

U zult ervoor moeten zorgen dat u uitrekent wat de correctie moet zijn.

De correctie zal jaarlijks moeten worden doorgevoerd zolang de activa regel nog meegaat. U kunt bij de eigenschappen van een activa item aangeven dat er gecorrigeerd moet worden. Bij het afsluiten van het jaar krijgt u dan een herinnering.

boekhouding73

Verzekeringen

Met deze functie kunt u registreren welke verzekeringen u heeft lopen. U kunt dit koppelen aan een activa item.

  • Om een verzekering te registreren gaat u in het Hoofdmenu naar Boekhouding en selecteert u de optie Activa.
  • Vervolgens klikt u op de paarse knop Naar verzekeringen

boekhouding74

 

  • Het systeem toont de groepen die u heeft aangemaakt. Met deze groepen kunt u een logische groepering maken van uw verzekeringen.

 

activa-boeken-012

 

  • Klik op de de gele plus IconS Plusje om een nieuwe groep toe te voegen

 

boekhouding75

 

Door een groepsregel te selecteren worden de verzekeringen binnen die groep getoond.

 

boekhouding76

 

 

  • Met het plus IconS Plusje icoon toets voegt u handmatig een item toe.
  • Met koppel activa kunt u activa items in deze groep koppelen.

 

boekhouding77

 

  • Nadat u een regel handmatig heeft toegevoegd of gekoppeld klikt u op het bewerken icoontje

 

boekhouding78

 

  • Vul vervolgens de ontbrekende velden in.

 

boekhouding79

 

Groep Hier ziet u de desbetreffende groep. Deze kunt u hier eventueel nog aanpassen
Omschrijving Als u Activa koppelt dan wordt deze automatisch overgenomen van het activum. Anders dient u dit veld handmatig in te vullen
Datum aanschaf Vul hier de aanschafdatum in of de datum van de laatste afschrijving als u al eerder heeft afgeschreven in een ander boekhoudpakket
Gebruik boekwaarde Indien u Activa koppelt staat deze standaard op JA. Als deze op NEE staat dan krijgt u een extra veld waarin u handmatig de verzekerde waarde kunt opgeven
Merk Geef het merk van het artikel op
Type/serienummer Geef het type en/of serienummer op
Verzekeraar Geef de verzekeringsmaatschappij op
Polisnummer Geef het polisnummer van de verzekering op
Opmerkingen Geef eventueel extra opmerkingen op.

 

Als een item niet meer verzekerd is kunt u de verzekeringsregel verwijderen door op het rode kruisje te klikken.

 

boekhouding80

Rapportage

Van uw afschrijvingen en verzekeringen kunt u ook een rapport uitdraaien zodat u in een oogopslag een goed overzicht heeft. De rapportage kunt u opvragen door in het Hoofdmenu naar Boekhouding te gaan en de optie Rapportage te selecteren.

 

boekhouding81

 

Voorbeeld rapport Afschrijvingen:

boekhouding82

 

Voorbeeld rapport Verzekeringen:

boekhouding83

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 10 september 2018