Inkoopfacturen boeken

Introductie

In het Inkoopboek wordt alle aankopen geboekt. Alles wat u bij externe partijen inkoopt (bijvoorbeeld bij een supermarkt, groothandel, bouwmarkt of webshop, etc.) boekt u in het Inkoopboek. Belangrijk is dat u van iedere inkoop de kassabon, rekening of factuur goed bewaart.

Iedere organisatie waar u iets inkoopt registreert u dan ook als crediteur in e-Captain.

Inkoopfactuur boeken

• Om een inkoopfactuur in te boeken gaat u in het hoofdmenu naar Boekhouding en selecteert u de optie Boeken.

• Selecteer het juiste boekjaar
• Selecteer bij Dagboek het Inkoop boek
• Selecteer de juiste periode
• Het boekstuknummer en volgnummer worden door e-Captain automatisch ingevuld
• Geef een omschrijving voor de boeking
• Vul bij Factuur ref het factuurnummer of referentie in van de inkoopfactuur
• OPTIONEEL: Als u werkt met het fiatteren van betaling vult u het Fiatteer kenmerk in.
• Selecteer de desbetreffende crediteur door op de paarse Zoek knop te klikken.
• Vul de datum van de inkoopfactuur in
• Vul het totaal bedrag van de inkoopfactuur in inclusief BTW.
• Klik op de paarse knop Volgende.

 In het onderste deel van het scherm voert u alle factuurregels in die op uw inkoopfactuur staan.

• Bij Grootboek selecteert u het gewenste grootboek
• OPTIONEEL: Als u met kostenplaatsen werkt selecteert u een kostenplaats
• Selecteer de juiste BTW code
• Vul het bedrag exclusief BTW in (Werkt u ook met een inclusief BTW code dan kunt u ook het bedrag inclusief BTW invullen i.p.v. het exclusief BTW bedrag). De BTW wordt dan automatisch naar de juiste BTW rekening geboekt.
• Als de boeking in balans is en het groene vinkje zichtbaar is kunt u de boeking sluiten door op de paarse knop Sluiten te klikken.

Als u ook gebruik maakt van de optionele module Documentenbeheer dan kunt u door middel van de paarse knop Upload inkoopfactuur ook de inkoopfactuur koppelen aan de boeking.

De inkoopfactuur is nu ingeboekt en u vind deze nu ook als openstaande post terug in het tabblad Financieel op de relatiekaart van de crediteur.

Zodra u de inkoopfactuur betaald heeft (overschrijving, PIN betaling of iDEAL) boekt u deze af in het bankboek door het bankafschrift in te lezen. Heeft u iets contant betaald dan boekt u dat in het kasboek.

Incasso door crediteuren

Het kan voorkomen dat crediteuren een factuur bij u incasseren via een automatisch incasso. Bij de crediteur kun je dit in e-Captain instellen.

• Ga in Boekhouding naar Crediteuren en selecteer de crediteur.
• Ga naar het tabblad Betaal info.
• Zet de optie Incasso door crediteur op Ja.

Omdat veelal voor de betaling van inkoopfacturen een controle plaats vindt kunt u de incasso facturen van de crediteuren ook controleren in e-Captain. Omdat deze worden geïncasseerd kunt u deze niet fiatteren.

• Ga in de Boekhouding naar Incasso crediteuren om de inkoopfacturen te controleren.
• Vink de inkoopfacturen aan en klik op Markeren als gecontroleerd. De ingeboekte inkoopfacturen verdwijnen dan uit het overzicht.