Onderhoud dagboeken

 

Wat zijn dagboeken?

Dagboeken worden in de financiële administratie ofwel boekhouding gebruikt voor het vastleggen van de dagelijkse mutaties, er wordt per soort mutatie een apart dagboek aangelegd. De in deze dagboeken vastgelegde informatie wordt vervolgens opgenomen in het grootboek, de totalen van het grootboeken vormen de saldi voor de proef- en saldibalans of balans- en winst- en verliesrekening.

Welke soorten dagboeken zijn er?

De dagboeken worden onderscheiden naar soort, een aantal voorbeelden van verschillende dagboeken vind u hieronder:

  • Inkoopboek: er is 1 verkoopboek per administratie
  • Verkoopboek: er is 1 inkoopboek per administratie
  • Bankboek: dit kunnen er meer zijn in verband met meerder bankrekeningen
  • Kasboek: dit kunnen er meer zijn in verband met bijvoorbeeld afdelingen
  • Memoriaal: er is 1 memoriaalboek per administratie

Het aanmaken van dagboeken

Als u wilt gaan boekhouden heeft u minimaal in e-Captain 6 dagboeken nodig waar grootboekrekeningen aan gekoppeld worden. Maar wat zijn dat nou, die dagboeken?

Dagboeken zijn categorieën van geld stromen. Een dagboek bevat een bepaalde groep van de totale geld stroom die voorkomt in uw boekhouding. De dagboeken samen zijn de verzameling van alle geldstromen die voor kunnen komen in uw organisatie. Hiermee is inzicht te verkrijgen in de financiële stromen die omgaan in een bedrijf, vereniging, stichting, en cetera. Elke dagboek heeft een uniek nummer en naam.

Elk dagboek dat wordt aangemaakt, krijgt een uniek volgnummer (niet te verwarren met een bank- of een gironummer) toegewezen. Alle dagboeken en/of grootboekrekeningen bij elkaar worden de boekhouding genoemd. Verder is een dagboek letterlijk wat de naam zegt: elke dag worden de financiële regels hier geplaatst. Omdat dat vroeger echt elke dag gebeurde is de naam logisch. Vandaag de dag doen we dat misschien 1 keer of 2 keer in de week. Het  automatisme met koppelingen met banken en de facturen die automatisch in het verkoop boek binnen komen zorgt ervoor dat we minder vaak (niet elke dag) verplicht in de boekhouding hoeven te werken.

Het onderhoud van dagboeken dus ook het aanmaken van dagboeken vindt u in het Beheercentrum.

Indien u het standaard grootboekschema van e-Captain gebruikt dan worden de dagboeken al standaard aangemaakt. Gebruikt u, uw eigen grootboekschema dan moet u de dagboeken handmatig invoeren.

 

  • Klik in het hoofdmenu op Beheercentrum.
  • Kies voor het onderdeel Boekhouding.
  • Klik op het item Onderhoud dagboeken.

 

boekhouding20

 

  • Klik op de gele plus IconS Plusjeom een nieuw dagboek aan te maken.

 

aanmakendagboeken-003

 

Soort Selecteer het soort dagboek wat u wilt toevoegen
Nummer Geef het dagboek een nummer
Dagboek Geef een omschrijving van het dagboek
Tegenrekening Selecteer de gewenste tegenrekening uit uw grootboekschema

 

U kiest uit uw grootboek schema de rekening waar het dagboek naar verwijst en waar dus alle mutaties op terecht moeten komen Dat is bij een dagboek kas zeer waarschijnlijk de tegenrekening: Kasboek. Indien u meer dan 1 dagboek kas nodig heeft, wat heel vaak voorkomt, dan maakt u een 2e dagboek kas aan met de naam die voor u logisch klinkt zoals : kasboek kantine of kasboek onderhoud. Aan elk dagboek wordt dan de juiste grootboekrekening gekoppeld. Die moeten dus al wel aanwezig zijn in het grootboek schema.

Indien dit is ingevuld klikt u op de knop Opslaan. De geplaatste informatie wordt nu voor u opgeslagen. Als u een nummer kiest dat al in gebruik is krijgt u een waarschuwing dat dat niet kan.

 

aanmakendagboeken-004

Verwijderen Dagboek uit de boekhouding

Zolang er in een dagboek in de tabel nog verwijder icoon staan IconS Delete is een dagboek nog niet in gebruik in de boekhouding en staan er geen geboekte regels in het dagboek. Dan kunt u zonder problemen het dagboek verwijderen uit het schema waar u dat ziet.

 

aanmakendagboeken-005

 

  • U krijgt bij het verwijderen nog wel de vraag:

 

aanmakendagboeken-006

 

  • Als u op de knop OK klikt wordt het dagboek verwijderd.

Uitzetten van Dagboeken

Een eenmaal aangemaakt dagboek blijft in beeld en is zoals bij grootboekrekeningen, niet uit te zetten.

Wijzigen Dagboeknaam

Een aangemaakt dagboek mag wel een naamswijziging ondergaan. Dit kunt u doen doe in het Beheercentrum

  • Kies in het hoofdmenu voor Beheercentrum.
  • Klik op het onderdeel Boekhouding.
  • Kies het item Onderhoud dagboeken, het betreffende dagboek te wijzigen.
  • Na het aanpassen van de naam klik op de knop Opslaan.
 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 7 augustus 2018