Onderhoud grootboekschema

 

Wat is een grootboekschema?

Een grootboekrekening is een verzameling van gelijkluidende uitgave of inkomsten posten die samen worden gebracht op een schema. Elke soort krijgt een rekeningnummer (niet te verwarren met een bank of gironummer). Hiermee is inzicht te krijgen in de groepen financien die in een bedrijf, vereniging, stichting, omgaan. Elke lijst die gemaakt wordt krijgt een uniek nummer. Al deze lijsten samen worden het grootboekschema genoemd. Zo zullen er veel rekeningen zijn voor onder andere de inkoop en de verkoop.

Voorbeelden van grootboekrekeningen kunnen zijn:

  • reiskosten
  • verblijfskosten
  • overnachtingskosten
  • salarissen
  • computerkosten
  • advertentiekosten


Ook rekeningen kunnen een samenhang hebben binnen de boekhouding. Net zoals de hoofdverdichtingen. Het zijn bij elkaar horende rekeningen. Bv reis- verblijf- en overnachtingskosten. U kunt zelf rekeningen aanmaken.

Grootboekrekeningen, verdichtingen en hoofdverdichten zijn te gebruiken om kosten te groeperen. In volgende afbeelding is dat mooi te zien.

  • In de bovenste laag ziet u de hoofdverdichtingen.
  • In de middelste laag ziet u de verdichtingen.
  • In de onderste laag ziet u alle grootboekrekeningen.

onderhoudvandeboekhouding-004

 

Kosten kunnen in groepen en zelfs hoofdgroepen onderverdeeld worden.

Onderstaand een voorbeeld uit e-Captain van grootboekrekeningen die gegroepeerd zijn naar een verdichting. De kosten van de grootboekrekeningen komen allemaal samen in de verdichting met nummer 4 transportmiddelen.

 

GROOTBOEKREKENING VERDICHTING
70  Personenauto’s 4 – Transportmiddelen Balans Neutraal
71  Bedrijfs-/vrachtauto’s 4 – Transportmiddelen Balans Neutraal
73  Aanhangwagen 4 – Transportmiddelen Balans Neutraal
80  Afschrijving personenauto’s 4 – Transportmiddelen Balans Neutraal
81  Afschrijving bedrijfs-/vrachtauto’s 4 – Transportmiddelen Balans Neutraal
83  Afschrijving aanhangwagens 4 – Transportmiddelen Balans Neutraal

Diverse verdichtingen kunnen weer gegroepeerd worden naar hoofdverdichtingen zoals hieronder in het voorbeeld is gedaan. In de verdichtingen staat nummer 4 transportmiddelen. Deze is samen met andere verdichtingen gegroepeerd naar de hoofdverdichting met nummer 2; materiële vaste activa.

 

VERDICHTING HOOFDVERDICHTING
1  Bedrijfsgebouwen en -terreinen 2 – Materiële vaste Activa
2  Inventaris 2 – Materiële vaste Activa
4  Transportmiddelen 2 – Materiële vaste Activa
6  Overige materiële vaste activa 2 – Materiële vaste Activa

Dit houdt ook in dat er korte (verdichte) lijsten geprint kunnen worden. Het overzicht dat dan uit e-Captain komt is op 1 a4-tje te plaatsen. als u alle rekeningen wilt printen komt er een “pak” papier uit e-Captain.

Een grootboekrekening heeft altijd een verdichting gekoppeld in de grootboekrekening zodat op een hoger niveau alles kan worden samengeteld naar een verdichting. Een verdichting heeft altijd een hoofd verdichting gekoppeld in de verdichting zodat op het hoogste niveau, de hoofd verdichting) alles kan worden samengeteld naar een eindcijfer  Dat betekend dat we in omgekeerd volgorde de rekeningen moeten aanmaken. Eerst de Hoofd verdichtingen dan de verdichtingen en als die er zijn de grootboekrekeningen.

e-Captain kent een standaard schema dat bij openen van de boekhouding geïmporteerd kan worden. Indien u daar gebruik van maakt dan worden grootboeken, verdichtingen en hoofd verdichtingen automatisch geplaatst. U kunt vervolgens zelf het geplaatste schema gaan aanpassen naar uw eigen behoeft.

U kunt ook uw eigen grootboekschema gebruiken. Dat kunt u handmatig invoeren zoals beschreven met eerst hoofd verdichtingen, dan verdichtingen en vervolgens grootboekrekeningen. U kunt ook uw eigen schema importeren.

Aanmaken Grootboekrekeningen

  • Ga in het hoofdmenu naar het Beheercentrum.
    Kies voor het onderdeel Boekhouding.
    Kies vervolgens aan de rechterzijde voor het item Onderhoud grootboekschema.

 

aanmakengrootboekschema-009

 

  • Klik rechtsboven in dit scherm op het IconS Plusje icoon.

 

aanmakengrootboekschema-010

 

Nummer Geef een uniek nummer op voor de grootboekrekening
Grootboek Geef een omschrijving voor de grootboekrekening
Verdichting Selecteer de gewenste verdichting
Soort Selecteer het juiste soort. Balans of Winst & Verlies
O / K / N Selecteer of het een Omzet, Kosten of Neutrale rekening is. Alles wat u verkoopt is een Omzet rekening. Al uw kosten worden geboekt op een Kosten rekening. Al het overige op een Neutrale rekening.
Debet of Credit Selecteer of de rekening Debet of Credit moet worden geboekt
BTW Deze kunt u leeg laten!
Einddatum Als u een grootboekrekening niet langer meer wilt gebruiken dan kunt u een einddatum invullen. De grootboekrekening is vanaf die datum niet meer te gebruiken. Een grootboekrekening waarop geboekt is kan namelijk niet worden verwijderd.

 

  • Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen door te voeren.  Als u een nummer kiest dat al in gebruik is krijgt u een waarschuwing dat dat niet kan.

Verwijderen rekeningen uit de boekhouding

Dagboeken, (hoofd)verdichtingen en grootboekrekeningen die u niet gebruikt kunt u verwijderen uit e-Captain. Dit kan alleen als de desbetreffende rekening nooit is gebruikt. Is er in het verleden een keer op geboekt geweest dan kunt u de rekening niet verwijderen.

  • Om een grootboekrekening te verwijderen gaat u naar het Beheercentrum en selecteert u bij Boekhouding de optie Onderhoud grootboekschema.
  • Alle grootboekrekeningen waar een rood kruisje IconS Deleteachter staat kunt u verwijderen door op het rode kruisje te klikken.
  • Als er geen rood kruisje achter de grootboekrekening staat kunt u deze niet verwijderen.

boekhouding-rekeningen-verwijderen-01

 

 

Uitzetten van rekeningen in uw grootboekschema

Grootboekrekeningen die u niet langer wilt gebruiken en niet kunt verwijderen omdat ze in het verleden al eens gebruikt zijn kunt u uitschakelen zodat er niet meer op geboekt kan worden.

  • Om een grootboekrekening uit te schakelen gaat u naar het Beheercentrum en selecteert u bij Boekhouding de optie Onderhoud grootboekschema.
  • Klik bij de desbetreffende grootboekrekening op het bewerken icoontje IconS Edit
  • Vul een Einddatum in en klik op Opslaan. Vanaf die datum kan er niet meer op deze grootboekrekening worden geboekt. De historie blijft echter wel bewaard.

 

boekhouding-rekeningen-verwijderen-02

 

In het grootboekschema in het Beheercentrum wordt de desbetreffende grootboekrekening rood gemarkeerd met een stopdatum.

 

boekhouding-rekeningen-verwijderen-03

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 7 augustus 2018