Samenwerking met incassobureau (CIB)

 

Hoe werkt het?

Het is via e-Captain mogelijk om vorderingen digitaal aan te melden bij een incassoburo.


Momenteel is dat mogelijk bij het bedrijf CIB maar een 2e partij zou ooit toegevoegd kunnen worden.

Standaard heeft u in e-Captain de mogelijkheid om:

  • Een factuur te maken en te versturen
  • Een herinnering 1 te maken en te versturen
  • Een herinnering 2 te maken en te versturen
  • Een aanmaning te maken en te versturen


Mocht een factuur dan nog niet betaald zijn dan lijkt het er langzaamaan op dat u een openstaande factuur heeft die mogelijk niet betaald wordt.
U kunt per onderdeel  – herinering1, herinnering2 en aanmaning – instellen wanneer deze gemaakt mogen worden. Een factuur heeft een betaaltermijn. U verzoekt uw relaties de factuur te betalen binnen 30 dagen na versturen van de factuur. U krijgt vervolgens een traject dat de factuur zal doorlopen. Bijvoorbeeld:

  • Maken van de factuur
  • 30 dagen na factuur mag herinnering 1 gemaakt worden,
  • 21 dagen na herinnering 1 mag herinnering2 gemaakt worden
  • 14 dagen na herinnering 2 mag een aanmaning gemaakt worden.
  • 8 dagen na een aanmaning is het tijd om de factuur aan een bedrijf te geven voor incasso.


Als de factuur dan nog niet betaald is bent u al 73 dagen onderweg  (ruim 10 weken).

e-Captain heeft dan de mogelijkheid om de factuur automatisch uit te besteden aan een incassobureau die tracht uw openstaande factuur of facturen voor u te incasseren.

U zult zich wel eenmalig moeten aanmelden bij het incassoburo zodat zij weten wie u bent als klant, zodat zij ook een juiste terugkoppeling kunnen doen naar u als er informatie beschikbaar is die voor u van belang is.

Middels de koppeling welke e-Captain en het CIB hebben gebouwd bent u altijd op de hoogte van de status van uw incassodossier. Dat is prettig om te weten indien een lid/ debiteur u belt en/ of vragen heeft.
Indien u het incassodossier heeft doorgezet naar het CIB zal zij in principe alle verdere communicatie voor u afwikkelen.

Samenwerking met het Centraal Invorderings Bureau (CIB)

Het Centraal Invorderings Bureau is een innovatieve en dynamische credit management organisatie welke zich in 2007 tot doel heeft gesteld het credit management op een innovatieve manier te verbeteren. Sinds haar oprichting verleent zij inmiddels aan meer dan 1200 opdrachtgevers verschillende soorten van credit management dienstverlening. Dit zijn onder andere organisaties uit het Midden- en Klein Bedrijf, verzekeraars, stichtingen en verenigingen, financiële dienstverleners, zorginstellingen, hosting bedrijven en ledenadministraties.

Middels haar effectieve en eigentijdse aanpak en manier van samenwerken met haar opdrachtgevers is het CIB in staat om ook voor de gebruikers van e-Captain een goede bijdrage te leveren.

Om er voor te zorgen dat e-Captain in staat is om een fullservice dienstverlening aan te bieden aan haar gebruikers heeft zij in samenwerking met het CIB een nieuwe koppeling gerealiseert. Middels deze module kunnen gebruikers van e-Captain heel veilig, betrouwbaar en snel hun incassodossiers uit handen geven.

Het CIB zorgt voor een nette en professionele aanpak van wanbetalers. Uw (verenigings)lid zal op verschillende manieren door het CIB worden benaderd, ten einde een betaling af te dwingen. Dit zal altijd gebeuren vanuit een klantvriendelijk oogpunt, daar het CIB tracht de relatie tussen de gebruiker van e-Captain en de debiteur niet te verbreken.

Het CIB heeft een compacte organisatie waardoor de communicatielijnen kort zijn, en ‘no cure no pay’ de standaard is waardoor de incassokosten voor de debiteur laag blijven. Met de integratie van het e-Captain pakket en de ‘CIB-webtool’ geeft e-Captain haar relaties volledige openheid van zaken.

De integrale aanpak van e-Captain en het CIB zorgt ervoor dat de relatie van e-Captain ontzorgt wordt. De uitbesteding van te incasseren vorderingen gaat automatisch waarbij u als e-Captain gebruiker altijd de controle houdt over het wel of niet uit handen geven van uw vordering(en).

Een gebruiker van e-Captain die deze standaard tool wil gebruiken zal zich éénmalig moeten aanmelden bij het CIB. Voor gebruikers van e-Captain is deze dienstverlening gratis!

Door het gebruik van vaste contactpersonen ervaren de e-Captain klanten de CIB dienst als zeer persoonlijk, – transparant en effectief. Het CIB streeft daarom naar een duurzame en langdurige relatie met de e-Captain gebruikers.

Heeft u nog vragen over deze dienst dan kunt u die stellen aan ksedpleh.[antispam].@e-captain.nl

 

incasso-001

 

Instellingen plaatsen in e-Captain

U moet zich eerst via e-Captain als opdrachtgever bij het incassoburo aanmelden.
Bij de aanmelding worden de gegevens gebruikt uit het Beheercentrum --> Captain instellingen --> Algemene instellingen Captain:

 

cib-koppeling-01

 

Als u er voor zorgt dat de bovenstaande informatie netjes is ingevuld (u gebruikt die ook bij factureren) dan wordt deze informatie ook gebruikt bij het aanmelden bij het incassoburo.

Het gaat over het Centraal invorderings Buro – kortweg CIB – dat de werkzaamheden voor u zal uitvoeren. U betaald voor deze incassodienstverlening géén kosten aan het CIB.
DISPI bv heeft de koppeling al tot stand gebracht dus ook daar heeft u geen extra kosten. De incassomodule ten behoeve van het uitbesteden van te innen gelden van onwillige relaties – om het maar  zo te zeggen – is kant en klaar.

  • De specifieke incassoburo instellingen  vindt u in het hoofdmenu onder Beheercentrum
  • Kies het item Facturatie
  • Kies hier voor Instellingen incassoburo

 

cib-koppeling-02

 

  • Vul de velden in
  • Kies bij Incassoburo voor JA – CIB


Vervolgens kunt u zelf aangeven wat u de moeite waard vind als ondergrens om uit te besteden aan het incassoburo. Het kan zijn dat u aangeeft dat 50 euro de moeite waard is. Het kan ook zijn dat u aangeeft, betalen is betalen, dus vanaf 1 euro wordt er al geïncasseerd. Het is dan een principekwestie dat een relatie zijn of haar betalingen netjes doet. Maar mogelijk vindt u 100 euro zelfs een betere ondergrens om te incasseren.
De ondergrens (qua hoofdsom)verschilt per organisatie/ vereniging en heeft te maken met hoe men tegen wanbetalers aankijkt. Dat is voor elke vereniging – stichting of koepelorganisatie weer anders.

U kunt na het aanmelden uiteraard altijd deze gegevens wijzigen via het incassoburo maar dat kan niet via e-Captain. Dan kunt u altijd nog inloggen bij het CIB of deze informatie doorgeven aan het CIB per telefoon, email of schriftelijk.

Aanmelden

Indien u alles ingevuld heeft kunt u zich aanmelden:

  • Ga in het hoofdmenu naar Factureren
  • Kies voor het item Incassobureau
  • Klik op Aanmaken dossier

 

cib-koppeling-03

 

  • Klik op de knop Aanmelden
  • U ziet nu alle gegevens die doorgegeven worden.

 

cib-koppeling-04

 

  • Indien u klikt op Doorgaan wordt er via het internet een aanmelding gedaan. Het systeem van CIB doet een aantal checks, hierdoor is het mogelijk dat er een engelstalige melding verschijnt. Als niet duidelijk is wat er fout is kunt u altijd contact opnemen met de e-Captain helpdesk.

Het aanmelden is maar 1 keer mogelijk. Als er daarna wijzigingen zijn in contactpersoon etc. moet u hiervoor contact opnemen met CIB.

Indien de aanmelding slaagt ontvangt e-Captain een relatienummer. Deze is zichtbaar bij Instellingen incassoburo. Elke keer als er een vordering wordt doorgestuurd wordt deze gekoppeld aan dit relatienummer bij het incassoburo.

Doorsturen vordering

  • Ga in het hoofdmenu naar Factureren
  • Kies het item Incassobureau
  • Klik op Aanmaken dossier.

 

 

incasso-005

 

Hier ziet u alle facturen die:

  • nog niet eerder zijn doorgestuurd naar het incassoburo
  • nog niet voldaan zijn (dus ook indien er een deelbetaling is gedaan)
  • een aanmaning hebben gehad en deze is verlopen volgens de instellingen bij herinneringen.

 

Indien u meerdere facturen van 1 relatie aanvinkt dan worden deze samengevoegd tot 1 aanmelding (dossier). Wanneer u echter later nog een factuur voor dezelfde relatie doorstuurt dan wordt dit een nieuw dossier. Het CIB zal in dat geval de dossiers handmatig voor u samenvoegen.

Indien een relatie creditfacturen heeft dan worden deze automatisch meegestuurd. Indien er een boetebedrag is ingesteld dan wordt dit NIET meegenomen met het factuurbedrag. Het boetebedrag komt namelijk niet voor in de originele factuur, dus kan dat ook niet voor incasso worden aangeboden.

Indien de totale vordering lager is dan het ingestelde minimum dan volgt een melding en is aanmelding niet mogelijk.

De contactgegevens van de relatie worden meegestuurd. Het incassoburo kan de originele factuur via een link oproepen.

 

incasso-006

 

  • Als u op Doorsturen klikt en de aanmelding lukt dan maakt e-Captain een dossier aan en koppelt de facturen aan dit dossier.
  • De dossiers kunt u inzien bij Ledenbeheer > Factureren > Toon dossiers.

 

incasso-007

 

e-Captain haalt automatisch de laatste status via de webkoppeling op van alle lopende dossiers:

 

  • Indien u de voortgang wilt zien klikt u op het ? (vraagteken)
  • Alle overige informatie kunt u alleen verkrijgen door in te loggen bij het CIB.

Wijzigingen doorgeven

e-Captain controleert automatisch of er in de tijd na het aanmelden iets gewijzigd is met betrekking tot uw facturen (u heeft bijvoorbeeld een deel- of volledige betaling ontvangen en ingeboekt).

Na het inboeken van het ontvangen bedrag  is dit zichtbaar bij Aktie, in het dossierscherm.

U zult wijzigingen moeten doorgeven per mail – telefoon of website aan het incassoburo. Zij moeten namelijk de werkelijkheid weten anders gaat uw incasso fout. Ook indien het incassoburo het dossier op de status Oninbaar heeft gezet is dat hier zichtbaar zodat u de factureren kunt afboeken. Het heeft dan immers geen zin meer deze open te laten staan.

Reacties op vorderingen

U geeft een vordering uit handen aan het CIB om voor u af te handelen.

Als u dat doet dan heeft u de kans dat de klant/relatie/het lid, gaat reageren naar u, daarbij is het zo dat bij verenigingen het waarschijnlijk is dat het lid de penningmeester of leden van het bestuur kent. e-Captain wordt gebruikt bij bedrijven, stichtingen, koepelorganisaties en verenigingen

Hoe moet je daar nu mee omgaan, is een belangrijke vraag

In eerste aanleg lijkt het ons zinvol dat u probeert de discussie zo zuiver mogelijk te houden!

Dit is in dit soort geschillen altijd een voorwaarde!

8.1 Bedrijven – koepelorganisaties

  • Dat houdt in dat u als bedrijf niet reageert naar de klant die een vordering heeft openstaan.
  • Reageert u zoveel mogelijk (liefst uitsluitend) via het incassoburo.
    U kunt altijd contact opnemen met het CIB om te overleggen wat u moet doen als u twijfelt.
  • Bij twijfel belt u 010 – 4145444
  • Of u mailt met uw contactpersoon bij het CIB met het dossiernummer in uw email 

 

8.2 Verenigingen – leden – relaties

  • Het lid is meestal een bekende van de vereniging of organisatie
  • Het lid zal proberen (wie niet) om de schade te beperken en betalingen willen doen.
  • Bij uitbesteden is het lid het geld aan de vereniging maar dus ook de incassokosten schuldig.
  • Accepteer de betalingen en meldt dat aan het CIB de ontvangen betaling (door middel van mail – telefoon of webmail) met dossiernummer
  • Probeer zo genuanceerd mogelijk te reageren naar het lid, hoe moeilijk ook.
  • U reageert zoveel mogelijk (liefst uitsluitend) via het incassoburo.
  • U kunt altijd contact opnemen met het CIB om te overleggen wat u moet doen als u twijfelt.
  • Bij twijfel belt u 010 – 4145444
  • Of u mailt met uw contactpersoon bij het CIB met het dossiernummer in uw email 

 

8.3 Toch betalen aan het CIB?

Er zijn 4 situaties tbv berekening incassokosten waarvan twéé waarin u niets hoeft te betalen:

  • De vordering en incassokosten worden betaald door relatie. Er zijn  géén kosten voor u.
  • De vordering wordt niet betaald door de relatie = is oninbaar.  Er zijn géén kosten voor u.
  • De vordering en incassokosten worden ten dele betaald door de relatie. De opdracht- gever  betaald percentagegewijs de incassokosten (verdeling naar gelijkheid) en de CIB kosten zullen de vordering niet overstijgen. (voorbeeld : relatie betaalt 70%, dan is er 70% incassokosten bij het CIB binnen. De opdrachtgever betaald 30% aan het CIB.)
  • U (de opdrachtgever) trekt de vordering in 7 werkdagen na aanlevering, of laat het dossier SLUITEN en/of u reageert 3 maanden niet op vragen van het CIB – de incassokosten komen ten laste van de opdrachtgever.

Opbouw vordering die u uitbesteed

  • Stel u heeft een vordering van 133,88 euro
  • Deze staat al een jaar open, had dus een jaar geleden betaald moeten zijn
  • Dan ziet de opbouw van de incasso er als volgt uit:

 

incasso-008

 

De incassokosten die berekend worden zijn volgens de nieuwe wetgeving die 1 juli 2012 ingaat. Hierin is vastgelegd dat niet onevenredig veel incassokosten in rekening worden gebracht. Met dit voorstel worden vooral consumenten en éénmanszaken, beter beschermd tegen onredelijke incassokosten.

e-Captain heeft daarnaast nog eens de regeling dat indien een persoon meer dan 1 factuur in een dossier heeft dat openstaat, dat er maar éénmalig kosten in rekening worden gebracht in plaats van per factuur de incassokosten.

Wel is het zo dat er bij meer facturen een opgeteld bedrag is waarbij de incassokosten hoger worden indien het te incasseren bedrag hoger wordt. Percentagegewijs gezien worden de incasso kosten per staffel echter lager.

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 12 maart 2019