Importeren leden

Importeren leden in e-Captain

Let op! e-Captain kan alleen importeren vanaf het eerste tabblad in uw MS Excel bestand!

Grote groepen personen of bedrijven kan u snel importeren in e-Captain door middel van een leden of contactpersonen bestand in de vorm van een MS Excel bestand. In het hoofdstuk beschikbare, vind u de velden die beschikbaar zijn voor de import. Voor de Import binnen e-Captain dient de eerste kolom (A1) van het MS Excel document te beginnen met Lidnr (zonder punt). De eerste rij van het MS Excel bestand dient te bestaan uit veldnamen, dit is de header.

• U dient ervoor te zorgen dat er unieke lidnummers in de kolom A vermeld staan.

• Ga in e-Captain naar Beheercentrum.
• Kies voor de optie Importeren.
• Kies hierna Importeren personen, het onderstaande scherm zal geopend worden.

• Hier moet u aangeven of de import om Nieuwe relaties of om Aanvullende gegevens gaat.
• Als u nieuwe leden wilt toevoegen, maar het lidnummer bestaat al, zal dit niet mogelijk zijn.
• Indien een lidnummer al bestaat, zal onder de optie Aanvullende gegevens, de relatiekaart van dit lid worden aangevuld/bijgewerkt met de gegevens uit de MS Excelsheet.
• Klik hier op de knop Bladeren om uw MS Excel document te selecteren. Via de verkenner kan u het MS Excel bestand op uw computer vinden en selecteren.
• Klik onderin het scherm op Openen.
• Als het bestand geselecteerd is en toegevoegd, klikt u op de knop Versturen.

• Controleer de kolommen en pas deze indien nodig aan. Wanneer u in uw MS Excel document dezelfde veldnamen gebruikt als in dit document, dan zal e-Captain deze automatisch weten te koppelen.
• Klik op de knop Importeer!

• Klik op de knop OK om uw MS Excel bestand daadwerkelijk te importeren in e-Captain.

• U heeft nu uw MS Excel document met de leden geïmporteerd. Uw leden zouden toegevoegd moeten zijn en zichtbaar onder Ledenbeheer.

Adres velden Excel

De adresvelden in e-Captain zijn opgedeeld in Bezoekadres, Postadres en optioneel is er nog de mogelijkheid om een Factuuradres toe te voegen.

In de onderstaande afbeelding, ziet u een voorbeeld van de Adres velden die voor de import beschikbaar zijn.

Als u alleen Adres, Postcode, Woonplaats et cetera als veldnaam ingeeft, zal e-Captain hier automatisch Bezoekadr.##### van maken.

In het onderstaande voorbeeld hebben de velden in het MS Excel document, de toevoeging Postadr.##### meegekregen. Hierdoor zal de import gelijk het MS Excel veld herkennen en de juiste e-Captain veldnaam selecteren.

De juiste e-Captain veldnamen kunnen ook handmatig worden geselecteerd. Klik op het pijltje naast het e-Captain veld om een voor gedefinieerd e-Captain veld te selecteren.U dient er zorg voor te dragen, dat alle adres velden dezelfde naam hebben. Postadres, Factuuradres of Bezoekadres. Voorbeeld: Als de Postcode in Postadr.Postcode is geplaatst en de woonplaats in Bezoekadr.Plaats, dan zullen de adresgegevens niet correct weergegeven worden en niet compleet zijn voor bijvoorbeeld een etikettenprinter.

Beschikbare velden Import Leden (personen)

*Plaats in Groep (groepsnaam) U kiest uit de uitklaplijst een groep waar u deze kolom voor gedefinieerd heeft. Verwachte waarden zijn de namen van de groepsitems. Bijvoorbeeld: Plaats in groep bestuur, verwacht de MS Excelkolom de naam van het groepsitem, bestuurslid, voorzitter etc.

*Nieuwe Groep Hetzelfde als Plaats in Groep alleen wordt er automatisch een groep aangemaakt met de naam van de bijbehorende kolom. Als er al een groep bestaat met deze naam zal deze worden gebruikt.

De vrije velden krijgen automatisch de naam toegewezen die in de eerste rij (header) staan vermeld. U hoeft deze dus niet van te voren te definiëren.

*Keuzeveld Verwachte waarden van keuzeveld items, bijvoorbeeld header veld Materiaal met items: hout, ijzer, steen et cetera

Voorbeeld Excel document - Importeren leden

Wij hebben voor u een voorbeeld import document gemaakt.
Deze kunt u hieronder downloaden.

Download Excel document - Importeren leden