Importeren leden

 

Importeren leden in e-Captain

Let op! e-Captain kan alleen importeren vanaf het eerste tabblad in uw MS Excel bestand!

 

Grote groepen personen of bedrijven kan u snel importeren in e-Captain door middel van een leden of contactpersonen bestand in de vorm van een MS Excel bestand. In het hoofdstuk beschikbare, vind u de velden die beschikbaar zijn voor de import. Voor de Import binnen e-Captain dient de eerste kolom (A1) van het MS Excel document te beginnen met Lidnr (zonder punt). De eerste rij van het MS Excel bestand dient te bestaan uit veldnamen, dit is de header.

 

  • U dient ervoor te zorgen dat er unieke lidnummers in de kolom A vermeld staan.


importeren-importeren-leden-1

 

  • Ga in e-Captain naar Beheercentrum.
  • Kies voor de optie Importeren.
  • Kies hierna Importeren personen, het onderstaande scherm zal geopend worden.


importeren-importeren-leden-2

 

importeren-importeren-leden-3

 

  • Hier moet u aangeven of de import om Nieuwe relaties of om Aanvullende gegevens gaat.
  • Als u nieuwe leden wilt toevoegen, maar het lidnummer bestaat al, zal dit niet mogelijk zijn.
  • Indien een lidnummer al bestaat, zal onder de optie Aanvullende gegevens, de relatiekaart van dit lid worden aangevuld/bijgewerkt met de gegevens uit de MS Excelsheet.
  • Klik hier op de knop Bladeren om uw MS Excel document te selecteren. Via de verkenner kan u het MS Excel bestand op uw computer vinden en selecteren.
  • Klik onderin het scherm op Openen.
  • Als het bestand geselecteerd is en toegevoegd, klikt u op de knop Versturen.

 

  • Controleer de kolommen en pas deze indien nodig aan. Wanneer u in uw MS Excel document dezelfde veldnamen gebruikt als in dit document, dan zal e-Captain deze automatisch weten te koppelen.
  • Klik op de knop Importeer!


importeren-importeren-leden-4

 

  • Klik op de knop OK om uw MS Excel bestand daadwerkelijk te importeren in e-Captain.


importeren-importeren-leden-5

 

  • U heeft nu uw MS Excel document met de leden geïmporteerd. Uw leden zouden toegevoegd moeten zijn en zichtbaar onder Ledenbeheer.

Adres velden Excel

De adresvelden in e-Captain zijn opgedeeld in Bezoekadres, Postadres en optioneel is er nog de mogelijkheid om een Factuuradres toe te voegen.

 

Bezoekadres Postadres Factuuradres (Optioneel)
Bezoekadr.Adres Postadr.Adres Factuuradr.Adres
Bezoekadr.Gebouw Postadr.Gebouw Factuuradr.Gebouw
Bezoekadr.Huisnr Postadr.Huisnr Factuuradr.Huisnr
Bezoekadr.Huistoev. Postadr.Huistoev. Factuuradr.Huistoev.
Bezoekadr.land Postadr.Land Factuuradr.Land
Bezoekadr.Plaats Postadr.Plaats Factuuradr.Plaats
Bezoekadr.Postcode Postadr.Postcode Factuuradr.Postcode

 

In de onderstaande afbeelding, ziet u een voorbeeld van de Adres velden die voor de import beschikbaar zijn.

 

importeren-importeren-leden-6

 

Als u alleen Adres, Postcode, Woonplaats et cetera als veldnaam ingeeft, zal e-Captain hier automatisch Bezoekadr.##### van maken.

 

importeren-importeren-leden-7

 

In het onderstaande voorbeeld hebben de velden in het MS Excel document, de toevoeging Postadr.##### meegekregen. Hierdoor zal de import gelijk het MS Excel veld herkennen en de juiste e-Captain veldnaam selecteren.

 

importeren-importeren-leden-8

 

importeren-importeren-leden-9

 

De juiste e-Captain veldnamen kunnen ook handmatig worden geselecteerd. Klik op het pijltje naast het e-Captain veld om een voor gedefinieerd e-Captain veld te selecteren.U dient er zorg voor te dragen, dat alle adres velden dezelfde naam hebben. Postadres, Factuuradres of Bezoekadres. Voorbeeld: Als de Postcode in Postadr.Postcode is geplaatst en de woonplaats in Bezoekadr.Plaats, dan zullen de adresgegevens niet correct weergegeven worden en niet compleet zijn voor bijvoorbeeld een etikettenprinter.

 

importeren-importeren-leden-10

 

Beschikbare velden Import Leden (personen)

Persoonsgegevens Mogelijke Waarden
Lidnr Verplichte eerste kolom
Cijfers en/of letters, maximaal 12 karakters
Aanhef Beste/Geachte
Achternaam
Automatische Incasso (B1/B2) B1 / B2 (bank1 / bank2)
Automatische Incasso naam
Automatische Incasso Plaats
Banknummer 1
BIC 1
Banknummer 2
BIC 2
Beroep
Burgerlijke staat Ongehuwd, gehuwd, samenwonend, gescheiden
Crediteur Ja / Nee
Doorkiesnr
E-mail privé
E-mail werk
E-mailfactuur
Factureren Ja / Nee
Factuurvoorkeur Per post, E-mail privé, E-mail werk, E-mail factuur
Fax privé
Fax werk
Geb.datum Datum
Gebruikersnaam
Geslacht M / V
Magazine Ja / Nee
Meisjesnaam
Mobiel privé
Mobiel werk
Nationaliteit
Ondernemer Ja / Nee
Opmenrkingen Memo
Overlijdensdatum Datum
Startdat.lid Datum
Stopdat.lid Datum (Indien ingevuld, wordt dit lid een oudlid.)
T.a.v.
Tel.privé1
Tel.privé2
Tel.werk1
Tel.werk2
Titels achter naam
Titels voor naam
Tussenv. Tussenvoegsel
Voorletters
Voornaam
Wachtwoord
Website privé
Bezoekadres Postadres Factuuradres (optioneel)
Bezoekadr.Gebouw Postadr.Gebouw Factuuradr.Gebouw
Bezoekadr.Adres Postadr.Adres Factuuradr.Adres
Bezoekadr.Huisnr Postadr.Huisnr Factuuradr.Huisnr
Bezoekadr.Huisnrtoev. Postadr.Huisnrtoev. Factuuradr.Huisnrtoev.
Bezoekadr.Land Postadr.Land Factuuradr.Land
Bezoekadr.Plaats Postadr.Plaats Factuuradr.Plaats
Bezoekadr.Postcode Postadr.Postcode Factuuradr.Postcode
Bondgegevens(optioneel) Mogelijke Waarden
Bondsnr
Startdat.BOND Datum
Stopdat.BOND Datum
Speciale Velden                        Mogelijke Waarden
Lid (J/N)                        (indien Nee, wordt geïmporteerd als niet lid)
Nieuwe Groep                         *
Plaats in Bestuur
Plaats in Commissie
Plaats in Donateur
Plaats in Functie
Plaats in Korting
Plaats in Mijn Captain
Plaats in Nieuwsbrieven
Plaats in Sponsers
Plaats in Team
Plaats in Trainers
Soort lid Soort lid uit ledenbeheer
Crediteur Ja / Nee (bij Ja, import als Crediteur)

 

*Plaats in Groep (groepsnaam) U kiest uit de uitklaplijst een groep waar u deze kolom voor gedefinieerd heeft. Verwachte waarden zijn de namen van de groepsitems. Bijvoorbeeld: Plaats in groep bestuur, verwacht de MS Excelkolom de naam van het groepsitem, bestuurslid, voorzitter etc.

*Nieuwe Groep Hetzelfde als Plaats in Groep alleen wordt er automatisch een groep aangemaakt met de naam van de bijbehorende kolom. Als er al een groep bestaat met deze naam zal deze worden gebruikt.

 

Vrije Velden Mogelijke Waarden
Aanvullende informatie Memo
Memo veld 1-6 Memo
Datum veld 1-6 Datum
Getal 1-6 Kommagetal
Nummer 1-6 Geheel getal
Ja/Nee 1-6 Ja / Nee
Tekstveld 1-6
Keuzeveld 1-6 *
Vaarbewijs 1&2 Ja / Nee
Verenigingstrainer sinds Datum
Wedstrijd / Protestlid Ja / Nee
Groot Rijbewijs Ja / Nee
Zeilwedstrijdtrainer sinds Datum

 

De vrije velden krijgen automatisch de naam toegewezen die in de eerste rij (header) staan vermeld. U hoeft deze dus niet van te voren te definiëren.

*Keuzeveld Verwachte waarden van keuzeveld items, bijvoorbeeld header veld Materiaal met items: hout, ijzer, steen et cetera

 

Voorbeeld Excel document - Importeren leden

Wij hebben voor u een voorbeeld import document gemaakt. Deze kunt u hieronder downloaden.

 

Download Excel document - Importeren leden

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 10 september 2018