Importeren relatieobjecten

 

Algemeen

Voor u relatieobjecten kunt importeren moet u eerst Relatieobjecten definiëren. Hiervoor gaat u naar het Beheercentrum.

  • Ga naar Verhuurobjecten en selecteer de optie Relatieobjecten definiëren.

Hier kunt u verschillende Type relatieobjecten definiëren. Meer informatie over het definiëren van relatieobjecten vindt u op deze pagina.

Importeren relatieobjecten in e-Captain

Let op! e-Captain kan alleen importeren vanaf het eerste tabblad in uw MS Excel bestand!

Om de relatieobjecten te importeren in e-Captain moeten de onderstaande stappen uitgevoerd worden:

 

  • Kies in het hoofdmenu voor Beheercentrum.
  • Klik op Importeren.
  • Kies daarna in het kopje Objecten voor Importeren Relatieobjecten.


importeren-importeren-relatieobjecten-1

 

  • Het onderstaande scherm zal geopend worden:
  • Bij het importeren zal gevraagd worden wat voor soort object u wilt importeren. Heeft u nog geen relatieobject gedefinieerd dan dient u dit eerst te doen.


importeren-importeren-relatieobjecten-2

 

  • Klik op de knop Bladeren om uw excel-bestand te selecteren.
  • Selecteer uw Excel-bestand en klik op de knop Openen.
  • Klik op de knop Versturen om door te gaan.
  • Controleer de kolommen en pas de waardes indien nodig aan.


importeren-importeren-relatieobjecten-3

 

  • Klik daarna op de knop Importeer! om door te gaan.
  • Klik op OK om uw Excel-bestand daadwerkelijk te importeren in e-Captain.


U heeft nu uw Excel-bestand geïmporteerd. U zult nu ook de volgende melding krijgen op uw scherm, dat aangeeft hoeveel items er geïmporteerd zijn van alle items.

 

importeren-importeren-relatieobjecten-4

Beschikbare velden voor de import relatieobjecten

Voor de import binnen e-Captain dient de 1e kolom (A1) van het Excel document te beginnen met het veld Lidnr.

 

De eerste rij van het Excel document dient te bestaan uit de veldnamen, dit is de header.

 

importeren-importeren-relatieobjecten-5

 

U dient er voor te zorgen dat er unieke lidnummers in de kolom A vermeld staan.Het relatieobject kan alleen aan een bestaande relatiekaart worden gekoppeld. Indien het lidnummer niet voorkomt in uw bestand zal het record worden overgeslagen.

 

Tip: Wanneer u in uw excel document dezelfde veldnamen gebruikt als vermeld in dit document dan zal e-Captain deze automatisch weten te koppelen.

 

Objectgegevens Mogelijke waarden 
Lidnr Verplichte 1ste kolom
Naam
Nummer
Lengte Komma getal
Breedte Komma getal
Hoogte Komma getal
Sportief/Recreatief Sportief of Recreatief

 

Tip: Diepte kunt u eventueel bij de vrije velden definiëren

 

Vrije Velden

 

Memo veld 1- 6
Datum veld 1- 6
Getal 1 – 6 Komma getal
Nummer 1 – 6 Geheel getal
Ja/Nee 1-6
Keuzeveld 1-8 Verwachte waarden bij een keuzeveld zijn de keuzeveld items. Bijvoorbeeld header veld A1 Materiaal met de waarden in A2, A3 etc: hout, polyester, metaal etc.
Tekstveld 1 – 6

 

De vrije velden krijgen automatisch de naam toegewezen die in de eerste rij (header) staan vermeld. U hoeft deze dus niet van te voren te definiëren.

 

Planning gegevens

 

Planning gegevens  Mogelijke waarden
Planning Exacte naam van een reeds bestaande planning
Objnr Bestaand objectnummer uit eerder aangegeven planning
Seizoen (Seizoen, Handmatig, Zomerseizoen, Winterseizoen) Indien blanco wordt seizoen gehanteerd.
Start Planning Startdatum van de planning (alleen indien seizoen handmatig)
Stop Planning Stopdatum van planning (alleen indien seizoen handmatig)
Factureren (blanco indien Autmatisch bereken volgens definitie (standaard),Bedrag indien handmatig overrulen,0 indien niet berekenen)

 

Planning importeren

Wilt u het object wat u importeert direct in de planner inplannen? Zorg er dan voor dat u eerst uw planningen heeft aangemaakt.

 

  • Ga in het hoofd-menu naar Beheercentrum.
  • Klik op Verhuurobjecten.
  • Kies het item Planning Beheer.

 

Voorbeeld: U wilt boten importeren. Maak eerst de categorie steigers aan. Maak vervolgens de planning aan voor steiger A, steiger B etc. De boxen kunt u handmatig aanmaken maar u kunt ze ook importeren via:

 

  • Kies in het hoofd-menu voor Beheercentrum.
  • Klik op Importeren.
  • Kies het item Verhuurobjecten.

 

Doe dit dan eerst voordat u verder gaat met de boten (relatieobjecten) importeren. Zorg ervoor dat u in uw Excel bestand van de objecten aangeeft in welke planning het object gepland moet worden. Dit kunt u doen in de kolom Planning. Tevens moet u aangeven bij welk object de planning hoort. Dit kunt u doen in de kolom Obj. Nr (nummer van de box).

 

importeren-importeren-relatieobjecten-6

 

In het bovenstaande voorbeeld ziet u:

 

  • Rij 1: De kolomnamen van het excelbestand.
  • Rij 2: De boot Dolphin wordt gekoppeld aan de relatie met lidnummer 00547. De boot Dolphin wordt gepland in de planning met de naam Steiger A en wel op plaats A01.


De start en eind datum van de planning wordt overgenomen uit de groepsdefinitie “steigers” en hoeft dus niet mee te worden geïmporteerd. Het veld Factureren is blanco. Dat wil zeggen dat de prijs automatisch wordt berekend via de definitie.

 

  • Rij 3: De boot genaamd Elders wordt ook gekoppeld aan de relatie met lidnummer 00547. Er is geen bijbehorende planning omdat de boot ergens anders ligt. Deze relatie bezit dus 2 boten waarvan er 1 elders is gelegen.
  • Rij 4: De boot Twister wordt geplaatst in ligplaats B10. Er wordt een handmatig seizoen ingesteld. De planning loopt van 4-5-2007 t/m 16-7-2007. Er wordt een vaste prijs berekend van € 50,5. De boot wordt dus niet automatisch berekend maar handmatig overruled.
  • Rij 5: De boot Pion wordt gepland voor het zomerseizoen.
  • Rij 6: Dezelfde boot Pion wordt tevens gepland voor het winterseizoen. Zorg ervoor dat de datums voor de seizoenen bij de categorie gedefinieerd zijn.

Voorbeeld Excel document - Importeren relatieobjecten

Wij hebben voor u een voorbeeld import document gemaakt. Deze kunt u hieronder downloaden.

 

Download Excel document - Importeren relatieobjecten

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 15 augustus 2018