Afrekenen per tafel (horeca objecten)

Introductie

In de module Kassa is het mogelijk om voor personen of gezelschappen een (gezamelijke) rekening op te stellen die aan het einde van de avond wordt afgerekend. Dit doen we aan de hand van horeca objecten die u zelf aanmaakt in e-Captain. Dit kunnen tafels zijn maar ook barkrukken of een terras indeling. U bepaalt zelf hoe u de objecten noemt. 

Alle kassa verkopen slaat u aan op het horeca object en aan het einde van de avond rekent u het totaal van het horeca object af. Het is ook mogelijk om deelbetalingen te doen als bijvoorbeeld iemand van het gezelschap eerder vertrekt en zijn deel wilt betalen of als ieder zijn eigen deel wilt betalen.

Optie "horeca objecten" aanzetten

U kunt de optie Horeca objecten aanzetten in het Beheercentrum.

• Ga in het Beheercentrum naar het onderdeel Kassa en selecteer de optie Kassa instellingen.

• Voer bij de optie Naam van horeca object de gewenste naam in. De naam die u hier opgeeft ziet u later terug in het Beheercentrum bij het onderdeel Kassa. In ons voorbeeld ziet u in het Beheercentrum de optie Horeca beheer (standaard is dit Tafel beheer). De betaalwijze heet intern in e-Captain ‘Tafel betaalwijze’. Dit merk je o.a. in het kassa onderhoud scherm en bij kassabon raadplegen. Op alle andere plekken wordt de ingestelde naam gebruikt.
  
  
• Als u deelbetalingen wilt toestaan koppelt u bij Artikel deelbetaling Horeca het gewenste artikel. U dient dit artikel eerst aan te maken in Artikelbeheer.

Maak desgewenst in Artikelbeheer een artikel voor de optie deelbetaling aan. Dit artikel is een zogenaamd € 1,00 artikel!

Horeca objecten aanmaken

Nadat u de optie heeft geactiveerd ziet u in het Beheercentrum bij het onderdeel Kassa ook de optie om de horeca objecten te beheren. De naam die u bij de Kassa instellingen heeft opgegeven ziet u daar in terug. In dit voorbeeld is dat Horeca beheer.

• Om horeca objecten aan te maken selecteert u in het Beheercentrum bij het onderdeel Kassa de optie Horeca beheer.
• Klik op de gele plus om een nieuw horeca object aan te maken.

• Geef het horeca object een naam of omschrijving en klik op opslaan.

• Herhaal deze stappen voor alle horeca objecten die u wilt aanmaken.

Horeca objecten knop aanmaken

Om op de kassa met horeca objecten te kunnen werken moet u een betaalwijze knop Tafel betaalwijze op de kassa aanmaken.

• Ga in het Beheercentrum naar Kassa en selecteer de optie Basis indeling
• Klik links onder in beeld op de gele plus om een nieuwe knop toe te voegen
• Selecteer bij Soort knop de optie Tafel betaalwijze
  
• Geef bij Omschrijving de naam van de knop op.
• Vink de optie Bij 0 bedrag restantbedrag betalen aan.
• Indien u kassabon wilt printen geeft u dit aan bij de optie Bon printen. Dit is belangrijk indien u ook een bonprinter in de keuken gebruikt.

• Klik op Opslaan om de knop op te slaan
• Sleep de knop naar een lege plaats in het afreken scherm (zie onderstaand voorbeeld)

Artikelen aanslaan per horeca object

Als u de knop Betaalwijze tafels heeft aangemaakt kunt u artikelen per horeca object aanslaan.

• Sla de gewenste artikelen aan op de kassa
• Klik op de knop Tafel om het horeca objecten scherm te openen.

• Selecteer het gewenste horeca object om de artikelen op te plaatsen.

• Als u op het bewerken icoontje   klikt kunt u een opmerking bij het horeca object plaatsen. Doe dit voordat u het object zelf selecteert. De opmerking wordt automatisch door e-Captain weer verwijderd als de hele tafel is afgerekend.

Iedere keer als u artikelen aanslaat op de kassa kunt u weer op de Tafel knop klikken om artikelen aan de horeca objecten toe te voegen.

Indien u ook de module Voorraad gebruikt dan wordt dit net als bij de optie Op artikelkaart direct geboekt.

Horeca objecten afrekenen

Om een horeca object (Tafel) af te rekenen klikt u op de Tafel knop op uw kassa.

• Klik op de Tafel knop om het horeca objecten scherm te openen.

U ziet dan alleen de horeca objecten waar artikelen op zijn aangeslagen en die nog moeten worden afgerekend.

• Selecteer het horeca object welke u wilt afrekenen. In het kassa scherm verschijnen alle artikelen.

• Selecteer de gewenste betaalwijze, bijvoorbeeld Contant of PIN om alles af te rekenen.

Deelbetalingen op horeca objecten

U kunt ook deelbetalingen doen op de horeca objecten. Handig indien een persoon eerder vertrekt en wil afrekenen. Bij deelbetalingen kunnen geen losse consumpties worden afgerekend. Er kan alleen een bepaald bedrag of een bepaald deel worden afgerekend.

Bij een deelbetaling wordt het betaalde bedrag via het ingestelde deelbetaling artikel verkocht en negatief toegevoegd aan de lopende bon voor die tafel.

Is de groep met 4 personen en wil iemand 1/4 deel betalen, kies dan deelbetaling en voer bij deel 1 in en personen 4. Er wordt nu ¼ deel van het op dat moment openstaande bedrag geboekt. Indien een stel vertrekt die samen betalen voer dan in 2/4 enz.

Daarna kunnen weer consumpties worden toegevoegd. Als er nogmaals een persoon voortijdig vertrekt let dan op dat u de personen invoert die nu nog aanwezig zijn.

Als het laatste deel betaald wordt worden alle artikelen plus deelbetalingen op het kassascherm gezet en wordt de omzet geboekt etc.

• Om een deelbetaling te doen klikt u op de Tafel knop om het horeca objecten scherm te openen.

• Klik op de paarse knop Deelbetaling.

• Vul het gewenste bedrag in dat uw gast wilt betalen OF geef aan welk deel uw gast wilt betalen.
• Klik op OK om terug te keren naar het horeca objecten scherm
• Selecteer het horeca object waarop de deelbetaling moet plaats vinden.

U keert nu terug naar uw kassa scherm waar u de deelbetaling verder kunt afrekenen.

Het bedrag van de deelbetaling wordt in mindering gebracht op het horeca object. Als u vervolgens het restant van het horeca object afrekent ziet u ook dat er reeds een deelbetaling heeft plaats gevonden. U kunt ook meerdere deelbetalingen per horeca object doen zodat iedere gast zijn eigen deel kan afrekenen van het totaal.