Er zijn al een aantal korting/ toeslagregels opgenomen in de korting/ toeslag module. Een uitgewerkt voorbeeld zal inzicht verschaffen in de opbouw van de regel en de mogelijkheden die u kunt gebruiken.
In dit voorbeeld gaat het over de gekozen regel: korting voor een bepaalde lid soort.
Regel 1: Korting/toeslag soort voor een bepaalde lid soort
Geldig voor elke relatie indien de relatie de ingestelde lid soort heeft op tabblad lidmaatschap. Er kunnen meerdere lid soorten geselecteerd worden. In het veld type is dan ook voor korting gekozen. In het overzichtscherm waar alle regels instaan ziet u in een oogopslag of het over korting gaat of over een toeslag.
De korting kan over de contributie gaan, maar ook over een van de andere mogelijkheden die u ziet staan achter het veld productselectie. Er zijn een 5-tal keuzes die u kunt maken waar u kortingen op kunt verlenen.
Het mag duidelijk zijn dat korting over bepaalde artikelen wordt verleend. Het meest voorkomende is dat kortingen op contributies worden verleend. Maar het kan ook zijn dat het over artikelen of iets anders gaat. Per productselectie maakt u een keuze hiervoor. Stel u wilt op 2 producten kortingen verlenen dan kan het zijn dat u dus 2 kortingsregels moet aanmaken voor 2 producten.
Als het over artikelen gaat dan kunt u in artikelen productgroepen aanmaken, hiervoor gaat u naar:
In dit voorbeeld krijgen alle Jeugdleden 10 % korting op de contributie.
De korting wordt weggeschreven naar grootboekrekening 8101 Korting contributie zodat daar zichtbaar is hoeveel korting er wordt weggegeven. Dit kan prettig zijn omdat u zo inzicht krijgt in de totale kortingen die uw organisatie hanteert.
Het is misschien wel erg zinvol om een (aantal) aparte grootboekrekeningen aan te maken waar u alle kortingen / toeslagen naar toe schrijft. Zo kunt u verschillende soorten kortingen en toeslagen altijd terug lezen. Bij termijnafhandeling staat Verdeeld over termijnen.
Er wordt gebruik gemaakt van de facturatiemethode die is ingesteld bij het artikel dat op de artikelkaart staat.
icoon.
Stel de contributie-instelling staat op Betalen per kwartaal. Op de artikelkaart komt dan te staan contributie betalen in 4 termijnen. Eventuele korting of toeslag berekeningen nemen dan de instelling uit de artikelkaart over. Verdeel over termijnen wordt dan dus 4.
U kunt altijd op het tabblad artikelen van de ledenkaart, terugvinden wat de instelling is per artikel om te factureren. Elke regel die op de artikelkaart komt te staan heeft een facturatiemethode. In de kortingsregel heeft u de mogelijkheid om te kiezen over :
Verdeel over de termijnen: volgens het artikel
Alle korting bij de 1e termijn: Alle kortingen worden bij de eerste factuur gelijk verrekend. In het uiterste geval zou het kunnen zijn dat er een factuur ontstaat met een negatief bedrag. Aangezien u toch altijd alle facturen kunt inzien voordat u factureert zult u deze factuur direct zien staan. Daarnaast kan de factuur niet weg want alleen bedragen groter dan nul kunnen gefactureerd worden. Deze factuur blijft dus staan nadat u gefactureerd heeft. U kunt nu altijd ingrijpen en corrigeren danwel een creditnota aanmaken
Alle korting bij de laatste termijn: Alle kortingen worden bij de laatste factuur verrekend. In het uiterste geval zou het kunnen zijn dat er een factuur ontstaat met een negatief bedrag. Aangezien u toch altijd alle facturen kunt inzien voordat u factureert zult u deze factuur direct zien staan. Daarnaast kan de factuur niet weg want alleen bedragen groter dan nul kunnen gefactureerd worden. Deze factuur blijft dus staan nadat u gefactureerd heeft. U kunt nu altijd ingrijpen en corrigeren dan wel een creditnota aanmaken
Het veld Geldig t/m is leeg. Deze regel is dus geldig. Bij een einddatum die u vooraf instelt, bijvoorbeeld 1 juli 2012, zal de kortingsregel automatisch uit de actieve regels gaan en bij de historie uitkomen. De regel wordt dan niet meer gebruikt.
Het veld Soort lid is een regelafhankelijk veld. Dit veld komt bij de keuze van het type regel erbij. Het veld is namelijk nodig om te bepalen voor welk type lid deze kortingsregel geldt.
In dit voorbeeld gaat het over korting voor jeugdleden dus zullen we ook alleen lid soort jeugdleden aangevinkt zien staan. U kunt meer lid soorten kiezen. Pas dan de naam aan.
Op de vorige bladzijden hebben we een van de regels compleet uitgewerkt. Hierna komen alle andere regels aan bod met de teksten die opgenomen zijn bij de regel. Tevens hebben we de regelafhankelijke velden geplaatst met uitleg.
Geldig indien ledenkaart op tabblad Groepen gekoppeld is in de groep aan het item zoals ingesteld bij Gekoppeld aan groepsitem.
Kies uit de lijst met alle groepen-groepsitems het juiste groepsitem waarvoor u de korting wilt instellen.
Bijvoorbeeld 7 halen 5 betalen. (bij verkoop van staat 7, bij aantal staat 2 ; 7 – 2 = 5)
Dit geldt alleen voor hetzelfde product.
Indien herhalen op Ja gezet wordt. Dan is 14 halen 10 betalen , 21->15 enz.
16 blijft gewoon 14 (16/7=2)
Kan ook met decimalen. Voorbeeld: op elk 2e product van hetzelfde 20% korting:
Dit % moet u “vertalen” naar een aantal. In dit geval krijgt de klant dus 0.2 product korting is 20%.
Aantal instellen op 0.2
Bij verkoop van instellen op 2
Korting herhalen op Ja
Elk veelvoud van 2 geeft nu een korting aantal van -0.2
Dus verkoop 5 geeft -0.4
Factuur regels met hetzelfde product worden alleen bij elkaar geteld indien ze bij dezelfde relatie horen, niet gefactureerd zijn en de betalingstermijn hetzelfde is.
Dus in het voorbeeld 7=5, Indien het factuur lid een factuur krijgt voor 3 relaties met elk 3 dagen cursus dan krijgt deze geen korting, ook al is de som van de 3 factuurregels (3 personen in de plaats van 1 persoon) 9.
Indien iemand na de begindatum van de contributie periode is gestart dan krijgt hij korting naar ratio van het aantal verstreken weken. Dit is zichtbaar op tabblad lidmaatschap.
U kunt via de instelling “aantal weken per periode” instellen hoe het systeem moet afronden.
Voorbeelden:
Aantal weken per periode: 1, bij een startdatum in weken na achtereenvolgens
0 = 0%
1 = 1,92% (1/52)
40 = 76,92 (40/52)
Aantal weken per periode: 13, bij een startdatum in weken na achtereenvolgens
12 = 0%
16 = 25% (13/52)
51 = 75% (39/52)
Alleen volle weken worden geteld. Dus bij start contributie op 1-1 dan is de eerste volle week bij een startdatum lid vanaf 8-1 t/m 14-1.
Regel afhankelijk veld: Aantal weken per periode (is een getal met maximum van 26)
per x-weken wordt y-korting gegeven op bv de contributie. Y wordt berekend door 52 te delen door de opgegeven periode. Als basis is bekend dat 52 weken gelijk is aan 100%.
Hiermee kan een staffel gemaakt worden zoals:
e-Captain bepaalt de volgorde binnen de koppelingen aan de hand van de geboortedatum. Korting moet groen zijn op tabblad koppelingen in ledenkaart.
Voorbeeld: Korting vanaf koppeling is 3 dan krijgt de 3e koppeling deze korting. De eerste 2 koppelingen krijgen dus geen korting.
Indien er geen instelling is voor 4 of hoger dan krijgt ook het 4e en verdere koppeling deze korting.
Regel afhankelijk veld: korting vanaf koppeling
Regel afhankelijk veld: gekoppelde relatie alleen meetellen indien lid (ja / nee)
Geldt uitsluitend voor leden bij keuze JA of voor iedereen bij keuze NEE
Aantal koppelingen per lid soort. Hiermee kan een staffel gemaakt worden zoals:
e-Captain bepaalt de volgorde binnen de koppelingen aan de hand van de geboortedatum. Alleen relaties waarvan de korting is aangevinkt doen mee. Er kunnen meerdere lid soorten geselecteerd worden, in dat geval worden deze koppelingen bij elkaar geteld.
Voorbeeld: lid soort ingesteld op Jeugdlid en aantal is 3 dan krijgt de 3e koppeling die lid soort Jeugdlid heeft deze korting. De eerste 2 leden krijgen dus geen korting. Indien er geen instelling is voor 4 of hoger dan krijgt ook de 4e en verdere koppeling deze korting.
Kies hier het soort lid of meerdere soorten leden waarvoor dit zal gelden
Geef hier het aantal stuks van het lid soort op van waaraf de korting- of toeslagregel geldt. Het is logisch dat meerdere regel voorkomen indien deze structuur gehanteerd wordt voor het geven van kortingen.
Bij deze variant geeft u korting voor elk zoveelste koppeling. Dus als u het instelt op 3:
Volgorde binnen koppelingen op basis van geboortedatum.
U geeft in dat bv elk 3e lid een korting krijgt, lid staat dan op JA
Regel geldt voor leden dan is het JA of voor iedereen dan is het NEE
Bij deze variant geeft u korting voor elke zoveelste koppeling die dezelfde lid soort heeft. Dus als u het instelt op 3 en soort lid Jeuglid:
Volgorde binnen koppelingen op basis van geboortedatum. Alleen koppelingen waarvan korting is aangevinkt tellen mee. Koppelingen met een andere lid soort vallen buiten deze korting regel.
Er kunnen meerdere lid soorten geselecteerd worden die dan allemaal meetellen.
U geeft in dat bv elk 3e lid een korting krijgt, kies nog wel de lidsoort(en)
Kies hier het soort lid of meerdere soorten leden waarvoor dit zal gelden.
Geldig indien de relatie onderdeel uitmaakt van koppelingen met tenminste het aantal ingesteld personen. Dus als dit ingesteld is op 4 en er zijn 5 personen aan elkaar gekoppeld met korting dan krijgen alle 5 deze personen deze korting.
Als u de korting wilt variëren via een staffel per koppeling, gebruik dan de korting soort Vanaf gekoppelde relatie.
Geef hier het aantal stuks van het lid soort op van waaraf de korting- of toeslagregel geldt. Het is logisch dat meerdere regel voorkomen indien deze structuur gehanteerd wordt voor het geven van kortingen.
Regel geldt voor leden dan is het JA of voor iedereen dan is het NEE
Indien de contributie van de gekoppelde relaties meer bedraagt dan het ingestelde maximum, wordt vanaf het jongste lid naar het oudste lid de contributie in mindering gebracht.
Voorbeeld: max. is 200 euro
A 80 euro korting = 0 (oudste lid)
B 70 euro korting = 0
C 60 euro korting = 10 euro
D 40 euro korting = 40 euro (jongste lid)
U kunt hier een combinatie maken van 2 lid soorten met daarbij een maximaal te betalen bedrag voor het aantal leden opgeven in de combinatie die u kiest.
Geef het maximaal te betalen bedrag dat betaald moet worden binnen deze
kortingsstructuur.
Indien de contributie van de gekoppelde relaties meer bedraagt dan het ingestelde maximum, wordt vanaf het jongste lid naar het oudste lid de contributie in mindering gebracht.
Voorbeeld: max. is 200 euro
A 80 euro korting = 0 (oudste lid)
B 70 euro korting = 0
C 60 euro korting = 10 euro
D 40 euro korting = 40 euro (jongste lid)
Bij deze variant kunt u 2 combinaties instellen. Alleen koppelingen die hieraan voldoen krijgen de korting.
Bijvoorbeeld:
De aantallen worden gezien als minimum. Dus 4x senior en 1x junior voldoet (zie bovenstaand voorbeeld) ook. Indien u een ander maximum contributie bedrag wilt voor die combinatie voer deze dan ook als kortingsregel in en stel de prioriteit in op Gewicht en geef de regel een gewicht hoger dan de andere regel.
Als er een combinatie binnen de koppelingen is dan geldt voor alle relaties het maximum. Dus bij 3x senior, 1x junior en 1x aspirant dan wordt de maximale contributie berekend over alle 5 leden. Per combinatie kunnen er meerdere lid soorten gekozen worden
Kies hier het soort lid of meerdere soorten leden waarvoor dit zal gelden.
Geef hier het aantal stuks van het lid soort op van waaraf de korting- of toeslagregel geldt. Het is logisch dat meerdere regel voorkomen indien deze structuur gehanteerd wordt voor het geven van kortingen.
Kies hier het soort lid of meerdere soorten leden waarvoor dit zal gelden.
Geef hier het aantal stuks van het lid soort op van waaraf de korting- of toeslagregel geldt. Het is logisch dat meerdere regel voorkomen indien deze structuur gehanteerd wordt voor het geven van kortingen.
Geef het maximaal te betalen bedrag dat betaald moet worden binnen deze
kortingsstructuur.
Voor het factureren van toeslagen zoals toeristenbelasting en milieuheffing.
Kies bij type Toeslag. Vul bij lengte de vanaf lengte in en bij t/m de laatst geldige waarde. Bij 4 tot 7 meter moet u dus invullen 4.00 t/m 6,99, aangezien 7.00 in het volgende tarief valt. U koppelt het artikel aan de korting regel, dit artikel wordt voor +1 op de artikelkaart gezet. Maak dus voor elk tarief een artikel aan. Indien men 2 boten heeft binnen dezelfde klasse dan wordt het aantal +2. Een creditering van een boot (aantal -1) krijgt ook een negatieve toeslag.
Het object type hoeft niet geselecteerd te worden aangezien alleen wat voor deze toeslag in aanmerking komt (boten) op de geselecteerde planning zal liggen.
Kies hier het seizoen waar het over gaat. Het seizoen is gedefinieerd in in deze opvraag en betreft zomer of de winter of het hele jaar.
LET OP !! :Als u met zomer en winterseizoen werkt kies dan één deelseizoen om de toeslag toe te voegen. De berekening lengte van het object; werkt namelijk per jaar en niet per seizoen. Het kiezen van 2 deelseizoen (zomer en winter) zorgt ervoor dat 2 keer de toeslag op het aantal meters wordt toegevoegd.
Voor het factureren van toeslagen die per m2 werken zoals OZB en verzekeringspremie.
De m2 wordt berekend aan de hand van lengte X breedte van het planobject. Indien het planobject als instelling heeft Berekening via relatie object, dan wordt lengte X breedte van het relatie object gebruikt. De uitkomst wordt afgerond volgens de instelling. Indien men meerdere objecten heeft die resulteren in hetzelfde product dan wordt het aantal bij elkaar opgeteld. Dit aantal wordt op de artikelkaart gezet.
Voorbeeld:
U heeft 2 regels, 1 voor OZB en 1 voor verzekering.
Een relatie heeft 3 objecten:
1 object valt buiten de ingestelde parameters voor seizoen/planning, hier wordt dus geen toeslag voor gegenereerd
1 object valt alleen binnen de parameters voor OZB. Het is 5,25 m2. Op de artikelkaart wordt 5,25 X product OZB gezet
1 object valt alleen binnen de parameters voor verzekering en OZB. Het is 3,25 m2. Op de artikelkaart wordt 3,25 X product verz. gezet.
Het aantal OZB wordt met 3,25 verhoogd en wordt dus 8,50
Kies hier het seizoen waar het over gaat. Het seizoen is gedefinieerd in deze opvraag en betreft zomer of de winter of het hele jaar.
Kies de categorieën waar de toeslag betrekking op heeft.
LET OP !!: Als u met zomer en winterseizoen werkt kies dan één deelseizoen om de toeslag toe te voegen. De berekening m2 werkt nl per jaar en niet per seizoen. Het kiezen van 2 deelseizoen (zomer en winter) zorgt ervoor dat 2 keer de toeslag op het aantal m2 wordt toegevoegd.
Relaties met de ingestelde lid soort krijgen geen korting.
Standaard wordt deze regel als eerste uitgevoerd. Indien sommige regels wel van toepassing zijn (bijvoorbeeld incasso korting) zorg dan dat deze via de prioriteit hoger in de lijst komen dan de uitsluiting korting regel.
Kies hier het soort lid of meerdere soorten leden waarvoor dit zal gelden.
Voor het uitsluiten indien de relatie lid is van Groep en Groepsitem
Kies uit de lijst met alle groepen-groepsitems het juiste groepsitem waarvoor u de korting wilt instellen.
LET OP!! Dit is een JA/NEE vraag!! Indien deze vraag met JA beantwoord kan worden door e-Captain, dan zal de volgende regel worden uitgevoerd. Indien NEE dan wordt deze kortingsregel overgeslagen. Er kunnen meerdere vragen achter elkaar staan. De eerstvolgende kortingsregel na een vraag is de regel die uitgevoerd wordt mits de vraag of vragen met Ja beantwoord zijn.
Kies uit de lijst met alle groepen de juiste groep waarvoor u de vraag wilt instellen.
LET OP!! Dit is een JA/NEE vraag!! Indien deze vraag met JA beantwoord kan worden door e-Captain, dan zal de volgende regel worden uitgevoerd. Indien NEE dan wordt deze kortingsregel overgeslagen. Er kunnen meerdere vragen achter elkaar staan. De eerstvolgende kortingsregel na een vraag is de regel die uitgevoerd wordt mits de vraag of vragen met Ja beantwoord zijn.
Kies uit de lijst met alle groepen-groepsitems het juiste groepsitem waarvoor u de korting wilt instellen.
e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.
We horen graag wat u vindt! Wij zijn immers pas tevreden als u dat bent. Wilt u ons laten weten hoe u onze support heeft ervaren? Deel uw ervaring via Google.