Rapportgenerator

 

Rapportgenerator

De rapportgenerator is een handig hulpmiddel om overzichten in vele vormen mee te maken. Met deze module zorgt u ervoor dat alle nog niet gemaakte lijsten, die u voor uw organisatie kunt maken, ook daadwerkelijk gemaakt worden.

Een eenmaal gemaakt overzicht komt in de tabel met eigen lijsten te staan. U bouwt uw eigen specifieke lijsten en overzichten op.

 

rapportgenerator-001

Beveiligen van een rapport

Niet iedereen heeft altijd hetzelfde overzicht nodig of mag dezelfde informatie zien. Daarbij is het niet mogelijk, indien u rechten toekent aan uw gebruikers van e-captain, dat iedereen zomaar aan informatie kan komen. De rechten zorgen ervoor dat bepaalde medewerkers daar wel mogen komen maar de meerderheid waarschijnlijk niet.

Door middel van de lijst te beveiligen in de rapportgenerator kan het zoekscherm worden verborgen voor andere e-captain gebruikers.

  • Ga in het hoofdmenu naar Ledenbeheer
  • Klik in het submenu op Rapportgenerator
  • Selecteer het rapport dat u wilt beveiligen

 

rapportgenerator-002

 

  • Vink het vak Afgeschermd? aan.
  • Klik hierna op de knop Rechten om bepaalde leden rechten te geven voor dit rapport.

Aanmaken nieuw rapport

  • Ga in het hoofdmenu naar Ledenbeheer
  • Klik in het submenu op Rapportgenerator
  • Kies een bestaande lijst die u wilt bewerken bij bestaande lijsten of geef een naam op voor een nieuwe lijst en klik op de knop Opslaan.

 

rapportgenerator-003

 

  • Kies een basisvorm voor de opvraag.

 

rapportgenerator-004

 

  • Als laatste kiest u de afdrukvorm, de layout. Deze is staand (portrait) of liggend (landscape)

 

rapportgenerator-005

 

Nu zijn de lijstvariabelen vastgelegd. Wat nog niet gedaan is, is aangeven welke velden we op de lijst willen en hoe deze gesorteerd zijn. Als laatste gaan we ook nog opgeven waar onze opvraag aan moet voldoen.

We gaan een lijst maken met daarop alle gezinsleden die sleutels in hun bezit hebben. In het voorbeeld ziet u 3 kolommen waar informatie kan staan.

  • De linker kolom zijn de velden die voorkomen in de opvraag Leden en artikelen.
  • Deze is gekozen om we Leden willen zien met het artikel Sleutel.

 

rapportgenerator-006

 

In het resultaat straks op papier willen we de volgende informatie hebben staan:

  • Voornaam
  • Naam
  • Adres
  • Soort lid
  • Artikelgroep
  • Leverjaar
  • BTW
  • Prijs exclusief BTW
  • Prijs inclusief BTW


Deze velden zullen we dus moeten verplaatsen van de linker kolom naar de middelste kolom. In de middelste kolom staan namelijk de velden die we als resultaat op het papier willen zien.

  • U klikt op het veld Voornaam/Naam. Dit is nu actief
  • U klikt op het pijltje dat naar rechts wijst. Nu wordt het gekozen veld verplaatst van de linker naar de rechter kolom.
  • Dit doet u met de hierboven beschreven velden.

 

rapportgenerator-007

 

Tip: Om een duidelijker overzicht te krijgen van de beschikbare velden, klik op de knop Snel kiezen. Hierdoor wordt een pop-up scherm geopend met alle beschikbare velden voor de betreffende basis opvraag getoond.

We hebben nu de benodigde velden in de selectie zitten. We hebben echter nog niet aangegeven hoe de sortering moet zijn die we willen gebruiken.

  • Kies uit de middelste kolom de velden waarop u wilt selecteren. In ons geval Naam/voornaam
  • Klik op de knop a-z met pijltje naar rechts ernaast. Dit veld wordt gekopieerd naar de rechter kolom, de sorteerkolom.
  • Uit de linker kolom kunnen we ook velden selecteren en daar kiezen we voor groep a-z.
  • Nadat u deze heeft gekozen klikt u op het veld a-z met pijltje naar rechts dat in beide selectiekolommen voorkomt. Het veld groep a-z wordt gekopieerd naar de rechterkolom, de sorteerkolom.
  • De velden die hierboven beschreven zijn ziet u hieronder ingevuld staan in het voorbeeld.

 

rapportgenerator-008

Opvraag samenstellen

Wat we nu gaan doen is de definitieve opvraag samenstellen. Tot op heden hebben we de opmaak van de lijst gedaan maar nog geen opvraag. In de opvraag geven we aan welke voorwaarden u moet voldoen wilt u op de sleutellijst komen. Daarvoor kiezen we velden uit het totaal van de velden die in de opvraag zitten en geven we aan wat er in dat veld moet zijn ingevuld of wat niet.

  • Het eerste veld dat we onderaan selecteren is het veld soortlid. Dat veld moet gelijk zijn aan de waarde die we gaan opgeven namelijk Gezinslid.
  • Het tweede veld dat we kiezen is het veld art.groep. Dit is het veld uit artikel waarin alle soorten sleutels voorkomen. We geven daar dan ook de waarde is gelijk aan op en vervolgens kiezen we in het laatste veld voor sleutels.
  • Als laatste veld kiezen we voor land. De leden, waarvan we de informatie willen weten moeten in Nederland wonen.

 

rapportgenerator-009

 

  • Als we dit gedaan hebben zijn we klaar met de lijst definiëren.
  • Nu willen we graag het resultaat zien en kiezen dan ook voor Bekijk deze lijst.

Het resultaat wordt nu voor u op het scherm gezet. Als dit is wat u wilt is de lijst klaar. Als u nog wijzigingen aan wilt brengen kan dat in de selectie van de velden die u op de lijst wilt zien maar ook in de selectie waarin de leden moeten voldoen aan uw opgegeven criteria.
Het resultaat zal er uit zien zoals in het voorbeeld hieronder. U zult naast adres nog andere informatie zien van de velden die u gekozen heeft.

 

rapportgenerator-010

 

Deze lijst zal nu zichtbaar zijn onder Rapportage, eigen lijsten.

De lijsten zullen geopend worden in een pop-upvenster. Mocht u bij uw browser problemen hebben bij het openen van pop-upvensters, volg dan de volgende stappen op de pagina Hoe kan ik pop-upvensters toestaan?

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 10 oktober 2017