Teamreserveren

Teamreservering - Beheercentrum

Ga naar Beheercentrum > Reserveringen > Algemene instellingen.

Teamreserveren? 

• Nee er kan alleen persoonlijk worden gereserveerd.
• bij Ja worden in Captain en Mijn Captain diverse functies actief voor teams. Zo kunt u via groepen teams aanmaken en kunnen leden van de teams reserveringen maken voor het team. Tevens zijn er speciale pagina's voor teams.

• Automatisch mail versturen naar teamleden wanneer er planningsvoorstellen zijn gedaan? keuze uit Ja of Nee.
• Teamreservering standaard al definitief maken? keuze uit Ja of Nee.
• Lid kan aanwezigheid nog wijzigen nadat de teamreservering definitief is gemaakt? keuze uit Ja of Nee.
• Teamleden kunnen alle team reserveringen van elkaar bevestigen: keuze uit Ja of Nee.
• Teamleden kunnen alle team reserveringen van elkaar annuleren: keuze uit Ja of Nee.
• Bevestigend teamlid wordt reserverend teamlid: keuze uit Ja of Nee
• Telefoonnummers weergeven? keuze uit Geen telefoonnummer, Privé telefoon nummer of Mobiel (privé indien geen mobiel).
• Teamreserveringen mogen worden bekeken door. keuze uit Teamleden. Alle ingelogde gebruikers.
• Reacties kunnen worden achtergelaten door. keuze uit Teamleden. Alle ingelogde gebruikers.
• Reserveringen kunnen gemaakt worden door. keuze uit Teams en persoonlijk, Alleen teams, Alleen persoonlijk.

Roeikalender - Beheercentrum

Voor de weergave van temas in de roeikalender op uw website kunt u ook een paart instellingen maken.

Ga naar Beheercentrum > Reserveringen > Algemene instellingen.

• Alleen zichtbaar voor ingelogde leden?  geef hier aan of iedereen de roeikalender mag zien of deze alleen zichtbaar is voor ingelogde leden
• Overzicht van bevestigde teamleden weergeven? deze informatie wordt zichtbaar als je met de muis over de naam van je team hangt. (zie afbeelding).

Aanmaken teams

Voordat u kan gaan werken met de team reserveringen, zult u teams moeten aanmaken.

• Ga naar het Beheercentrum
• Kies hier Groepen
  
• Kies voor Onderhoud groepen

• Klik op het gele plus icoontje om een nieuw team aan te maken

• Geef bij Groepsnaam een naam op voor het team.
• Vink bij Opties de optie Groep is team? aan.
• Klik op de knop Opslaan.
• Aan de onderzijde van dit scherm zal een extra gedeelte geopend worden waar de verschillende teamfuncties als groepsitem aan gemaakt kunnen worden.
• Klik weer op gele plus icoontje om een groepsitem aan te maken.

• Geef een naam op voor de functie en klik op de knop Opslaan.
• Vink de optie Functie aan.
• Vink de optie Mag reserveringen maken en beheren voor team aan indien aan dit item gekoppelde personen voor het team mogen reserveren.
• De afzonderlijke team leden worden toegevoegd in Ledenbeheer.
• Open de leden kaart van het lid dat toegevoegd moet worden aan het team.
• Klik op het tabblad Groepen
  
  

• Voeg het lid via de knop Snel Indelen toe aan de juiste Groep / Team.

Teamreservering - Aanmaken

Nu de teams zijn aangemaakt is het mogelijk de teamreserveringen aan te maken: In dit voorbeeld gaan we GIG 1 reserveren op donderdag 17 juli.

• Teamreserveringen zijn alleen aan te maken door de Coach of Captain
• Klik voor de reservering ergens in de planner op een wit vlak.
• In dit voorbeeld is gekozen voor een GIG van 16:00 t/m 17:00 uur.

• Controleer de datum en pas eventueel de tijd aan.

• Geef aan voor welk Team de reservering gemaakt dient worden.
• Geef aan of de reservering wekelijks herhaald wordt.
• Klik op Reserveren om de teamreservering aan te maken.
• Hier is ook een knop Res + kopie en deze zorgt ervoor dat de reservering wordt gekopieerd met de huidige instellingen. U hoeft alleen nog maar de datum aan te passen om snel een reservering te maken.

• De onderstaande melding geeft aan dat de reservering geplaatst is.
  
  

Na 3 seconden keert u terug naar de planner en kunt u een nieuwe reservering maken.

Teamreservering - Bevestigen

Op de Teamreserveren bevestiging pagina kunt u een bericht achterlaten voor uw teamleden. Dit kan handig zijn als u weet dat u iets later bent.Aan de rechterkant is de informatie te zien betreffende uw reservering. U kunt hier uw aanwezigheid registreren. U heeft een totaal overzicht van alle deelnemers uit uw team. Dit kunnen leden, fysio, walbegeleider, coach en trainer zijn. Aan de onderkant van de pagina kan de coach uitnodiging mails sturen of aangeven dat de training is afgelast.

Aanwezigheid registreren

In dit overzicht worden de gegevens van de reservering herhaald. Dus de velden datum, tijd, team, boot en status worden hier getoond.

Optie 1 keuze ja of nee

Geef hier aan of u aanwezig bent ja of nee.

• Mijn aanwezigheid: ja of nee
• Klik op de knop Opslaan
  

Nu verschijnt de melding "De gegevens zijn opgeslagen".

Optie 2 Bolletjes kleur aanpassen

U kunt ook voor de naam op het bolletje klikken. Als u op het bolletje klikt veranderd deze van kleur. Iedere kleur heeft een andere betekenis.

• Rood: niet aanwezig
• Oranje: weet het nog niet
• Groen: aanwezig
• Grijs: aanwezigheid onbekend
  
  

Let op! als u coach bent dan kunt u de aanwezigheid van de leden aanpassen en opslaan.

Een bericht achterlaten

U kunt het team op de hoogte brengen door een bericht achter te laten. Dit bericht is dan aan de linkerkant in het scherm te zien. 

Voorbeeld van een bericht kan zijn dat u later bent in verband met een vergadering.
Klik op de knop Opslaan om het bericht te plaatsen.

Uitnodigingsmail versturen

De reservering is bevestigd dus nu mag iedereen de uitnodiging ontvangen.

• Verstuur de uitnodiging klik op de knop Stuur uitnodigingsmails
  
  

• Nu verschijnt er een melding aan de onderkant dat de uitnodigingsmails is verstuurd op maandag 15 juli 2019.

Afgelasting

U kunt ook de reservering annuleren door op de knop Afgelasten te klikken.

• Er opent een pop-up scherm met de melding Wil je deze reservering DEFINITIEF laten vervallen?
• Bevestig de keuze met de knop OK

Er komt nu een melding in beeld dat deze teamreservering is vervallen.

Alle teamleden ontvangen nu een mail dat de training is afgelast.

Afgelasting mail

Roeikalender - Teamreserveren

De reservering is nu geplaatst en dit kunt u zien op de roeikalender. U ziet in de afbeelding dat er op maandag 15 juli om 19:00 uur een reservering is geplaatst door Team B.

• Als u met de muis op Team B blijft hangen dan verschijnt de informatie over dit team. In dit overzicht ziet u snel het tijdstip, naam van het team en het type boot en alle leden die hun aanwezigheid hebben geregistreerd.

• Als u op de naam van het team hebt geklikt dan komt u terecht op de pagina waar u uw aanwezigheid kan aangeven.