Hoe kan ik relaties verwijderen?

Algemeen

Soms komt het voor dat u uw relaties in e-Captain wilt opschonen door relaties te verwijderen. Let hierbij wel op dat het verwijderen van een relatie niet meer ongedaan gemaakt kan worden. Heeft u per ongeluk een relatie verwijderd dan zult u deze relatie opnieuw moeten invoeren.

Randvoorwaarden om relaties te kunnen verwijderen

Om relaties te kunnen verwijderen gelden een aantal randvoorwaarden. Als niet aan deze randvoorwaarden wordt voldaan dan kan een relatie niet worden verwijderd.

• Alleen oud leden en niet leden kunnen worden verwijderd. Wilt u een huidig lid verwijderen dan moet u eerst een stopdatum invullen op het tabblad Lidmaatschap.
• Een relatie kan alleen worden verwijderd als de boekjaren waarin deze relatie voorkomt zijn afgesloten (langer dan een jaar niet gefactureerd).
• Een relatie kan alleen worden verwijderd als er geen openstaande posten meer zijn.
• Een relatie kan alleen worden verwijderd als er geen nog te factureren artikelen aan gekoppeld zijn.
• Ze moeten langer dan een jaar niet actief in de boekhouding zijn gebruikt.

e-Captain beschouwd alle relaties, met een gefactureerd artikel tot 1 jaar geleden, als actief.

Kort gezegd als een relatie langer dan een jaar geen facturen meer heet gehad en geen openstaande posten meer heeft dan is het niet-actieve relatie.

Actieve relaties bekijken

Een overzicht van alle actieve relaties kunt u terug vinden in het Beheercentrum.

• Ga in het Beheercentrum naar Ledenbeheer en selecteer de optie Actieve relaties.

Bij de oud-leden, niet-leden en crediteuren wordt ook de reden vermeld waarom deze relaties nog actieve relaties zijn. Uw leden zijn altijd actieve relaties.

Een relatie verwijderen

Om een relatie te verwijderen zoekt u de relatie op in het Ledenbeheer. Gebruik hiervoor de selectie Oud leden, Niet leden of blanco.

• Klik vervolgens op de knop Verwijder

Als de relatie aan de randvoorwaarden voldoet krijgt u onderstaande melding te zien.

• Klik op OK om de relatie permanent te verwijderen.

Als u een huidig lid probeert te verwijderen dan zult u onderstaande melding krijgen.

Als u een relatie wilt verwijderen die nog in het actieve boekjaar voorkomt of nog openstaande posten heeft dan krijg u onderstaande melding te zien.

In deze beide gevallen voldoet de relatie niet aan de randvoorwaarden en kan deze relatie dus niet worden verwijderd. U zult er dan eerst voor moeten zorden dat deze relatie aan de randvoorwaarden voldoet.

Rapport maken van oud-leden

Omdat u dus niet zonder meer alle oud-leden kunt verwijderen kunt u een rapport maken van de oud-leden met een stopdatum groter dan één jaar geleden. Als we in 2024 oud-leden willen verwijderen dan zoeken we oud-leden die op 31-12-2022 of eerder zijn gestopt.

• Ga voor het maken van het rapport naar Ledenbeheer en selecteer de optie Rapportgenerator.

• Voeg aan Rapport kolommen enkele velden toe zodat u kunt controleren dat u de juiste lijst heeft.
• Bij Opvraag samenstellen maakt u een opvraag op basis van de stopdatum die kleiner moet zijn dan, in dit voorbeeld, 31-12-2022. In het volgende jaar kunt u dit rapport weer gebruiken en hoeft u alleen het jaartal maar aan te passen.

Dit rapport geeft u een lijst met oud-leden tot de opgevraagde datum. Hierbij wordt geen rekening gehouden met eventuele openstaande facturen of nog te factureren posten. Dat is in dit geval ook niet erg.

Collectief verwijderen

Als u het rapport heeft aangemaakt, kan uw beheerder in Ledenbeheer heel eenvoudig deze leden selecteren en collectief verwijderen.

• Ga naar Ledenbeheer en selecteer bij de optie [Geen filter] het eerder aangemaakte rapport.

• U ziet nu alle oud-leden die voldoen aan de voorwaarden die u in het rapport heeft opgegeven.
• Vink deze relaties aan door in de oranje balk op het vinkje te klikken.

• Klik op de paarse knop Collectief wijzigen.

• Selecteer de optie VERWIJDEREN
• Selecteer bij Weet u het zeker? de optie JA.
• Klik op de paarse knop Uitvoeren om de oud-leden te verwijderen.

e-Captain zal alle oud-leden verwijderen die het kan verwijderen ook daadwerkelijk verwijderen. Tijdens het verwijderen kunt u verschillende foutmeldingen krijgen van oud-leden die niet verwijderd konden worden. Die fouten dienen eerst opgelost te worden voordat u deze leden kunt verwijderen.