Hoe werkt "contant in" en "contant uit"?

Werken met "contant in" en "contant uit" op de kassa

Als u bij uw vereniging met een kassa werkt kan het voorkomen dat u even wat geld uit de kassa haalt om een boodschap te doen. Daarna moet u het wisselgeld en de kassabon (of factuur) terug in de kassa doen zodat uw kassa saldo weer klopt.

Om deze handelingen netjes te registreren in de boekhouding kunt u ook werken met de knoppen "Contant in" en "Contant uit".

Artikelen aanmaken

Om te kunnen werken met de knoppen "Contant in" en "Contant uit" moet u eerst twee artikelen aanmaken in Artikelbeheer.

• Ga in ledenbeheer naar Artikelbeheer
• Klik op de gele plus om een nieuw artikel aan te maken.

• Maak voor de knop "Contant in" een artikel aan van € 1,00 (positief) en selecteer bij Grootboekrekening de grootboekrekening Kruisposten.

• Maak voor de knop "Contant uit" een artikel aan van € -1,00 (negatief) en selecteer bij Grootboekrekening de grootboekrekening Kruisposten.

Kassa knoppen aanmaken

Nadat u de twee artikelen heeft aangemaakt kunt u de kassa knoppen aanmaken op uw kassa.

• Ga in het Beheercentrum naar Kassa en selecteer de optie Basis indeling. De kassa indeling opent in een nieuw tabblad in uw browser.
• Klik op de gele plus om een nieuwe knop toe te voegen.
• Selecteer bij Soort knop de optie Contant in.
• Bij Artikel koppelt u het artikel Contant in wat u in Artikelbeheer heeft aangemaakt.
• Vink de optie Extra omschrijving vragen aan.

Herhaal deze stappen voor de knop Contant uit.

Hoe gaat u nu te werk?

Als u nu geld uit de kassa haalt of terug stopt kunt u dit met de knoppen Contant in en Contant uit registreren.

• Sla het bedrag aan dat u uit de kassa haalt
• Klik op de knop Contant uit
• Geef een extra omschrijving op. Bijv. boodschappen, bouwmarkt etc.
• Klik op de knop Contant om de handeling af te slaan.

Na de boodschap stopt u het wisselgeld en de bon/factuur terug in de kassa.

• Sla het bedrag aan (het wisselgeld) dat u terug in de kassa stopt.
• Klik op de knop Contant in
  
• Geef een extra omschrijving op. Bijv. wisselgeld boodschappen, bouwmarkt etc.
• Klik op de knop Contant om de handeling af te slaan.

Als u aan het einde van de dag de kas opmaakt dan zult u een kasverschil hebben. Dit kasverschil moet hetzelfde zijn als de bon/factuur die u of uw medewerker in de kassa heeft gestopt. Deze bon/factuur moet door uw penningmeester handmatig in de boekhouding worden verwerkt.

U kunt deze werkwijze ook hanteren voor als u geld uit de kassa haalt om te storten op uw bankrekening. Het kas geld wordt dan eerst op een kruispost geboekt. Zodra u het bankafschrift verwerkt in e-Captain boekt u het bedrag in het bankboek weg tegen dezelfde kruispost.

In de boekhouding

Als u nu in de boekhouding kijkt dan zult u daar in het Dagboek Kas de twee boekingen Contant uit en Contant in tegen komen.

Wat nu nog moet gebeuren is het boeken van de bon/factuur die u of uw medewerker in de kassa had gestopt.

• Voer de winkel in als crediteur in uw boekhouding indien deze nog niet als crediteur in e-Captain staat. Ga hiervoor naar Boekhouding en selecteer de optie crediteuren.
• Klik op de paarse knop Nieuwe crediteur en maak de crediteur aan.
• Ga vervolgens naar Boeken en selecteer bij Dagboek het Inkoop boek en de juiste periode.
• Vul een omschrijving en factuur referentie in en selecteer de juiste crediteur.
• Vul het totaal bedrag van de bon/factuur in inclusief BTW.
• Klik op de paarse knop volgende.
• Boek vervolgens de items die u gekocht heeft danwel de verschillende factuurregels.
• Klik daarna op de paarse knop sluiten.

Als de bon/factuur is ingeboekt moet deze nog worden tegen geboekt op de kruisposten zodat uw kruisposten weer op nul lopen.

• Ga naar Boeken en selecteer bij Dagboek het dagboek Memoriaal en de juiste periode.
• Vul een omschrijving in en klik op de paarse knop volgende.
• Selecteer in de eerste regel het grootboek crediteuren en zoek vervolgens de desbetreffende crediteur op en selecteer de openstaande bon/factuur.
• Selecteer in de tweede regel het grootboek kruisposten. e-Captain zal zelf het bedrag invullen om de boeking op nul te laten lopen.
• Klik op de paarse knop sluiten om de boeking te sluiten.

De bon/factuur van de crediteur is nu tegen geboekt en is dus geen openstaande post meer en de kruisposten lopen nu weer op nul.