Betaalbestanden (retour) betalen

 

Betaalbestanden (retour) betalen

Als organisatie heeft u niet alleen te maken met inkomsten, maar ook met uitgaven en betalingen. In dat geval kunt u gebruik maken van de optie Betaalbestand.Een betaalbestand is vergelijkbaar met een SEPA incasso bestand. Echter met een SEPA incasso bestand geeft u de bank de opdracht om geld te incasseren van rekeningen van derden. Met een betaalbestand geeft u de bank de opdracht om geld over te maken naar rekeningen van derden.

U vindt de optie Betaalbestand in het submenu van de module Boekhouding.

 

betaalbestanden-retour-betalen-006

 

U kunt bedragen overmaken ten gunste van uw crediteuren. Het kan ook voorkomen dat uw relatie (debiteuren) te veel heeft betaald of een creditbedrag tegoed heeft.

Optie Betaalbestand activeren

Om gebruik te maken van Betaalbestanden dient u in het Beheercentrum voor de betreffende bankrekening de optie Betaalbestand te activeren.

 

  • Ga naar het Beheercentrum.
  • Klik op onderdeel Boekhouding en vervolgens op Onderhoud rekeningen.
  • Klik op het bewerk IconS Edit icoon achter de betreffende rekening.

 

betaalbestanden-retour-betalen-008

 

  • Betaalbestand: Ja of Nee
  • Primair betaalbestand rekening?: Ja of Nee. Is dit de primaire bankrekening waarvoor u betaalbestanden maakt.
  • Betaalbestand afschriftregels consolideren: Ja of Nee. Eén totaal post op het bankafschrift of een regel per post van het betaalbestand op het afschrift.

Optie betaalbestand activeren voor debiteuren (leden)

Voordat u een ten gunste van een debiteur een bedrag kunt opnemen in een betaalbestand, dient u op de ledenkaart van uw debiteur op tabblad Lidmaatschap aan te geven of de optie Betaalbestand actief is voor die relatie.

  • Zoek de relatie op in Ledenbeheer of ga naar Boekhouding en zoek de relatie op via Debiteuren.
  • Klik op tabblad Lidmaatschap.
  • Maak een keuze bij de optie Betaalbestand.

 

boekhouding86

Optie betaalbestand activeren voor crediteuren

Voordat u een ten gunste van een crediteur een bedrag kunt opnemen in een betaalbestand, dient u op de relatiekaart van uw crediteur op tabblad Betaalinfo aan te geven of de optie Betaalbestand actief is voor die crediteur. Zoek de crediteur op in Boekhouding.

  • Ga in het hoofdmenu naar Boekhouding en selecteer de optie Crediteuren
  • Zoek de desbetreffende crediteur
  • Klik op tabblad Lidmaatschap.
  • Maak een keuze bij de optie Betaalbestand.

 

boekhouding85

Te veel betaalde bedragen terugbetalen

Als een lid per ongeluk te  veel betaald of als u te veel boekt op de factuur die u boekt in uw boekhouding dan zult u het te veel betaalde bedrag willen terug betalen aan uw lid. In beide gevallen ziet u dit ook terug op de ledenkaart van het lid.

In het tabblad Artikelen ziet u bij Status de melding Te veel betaald

 

boekhouding87

 

In het tabblad Financieel ziet u dan een negatief openstaand bedrag. Dit is het bedrag dat u moet terug betalen aan uw lid.

 

boekhouding88

 

Door middel van de module Boekhouding is dit te veel betaalde bedrag terug te betalen.

  • Kies in het hoofdmenu voor Boekhouding en selecteer de optie Betaalbestand
  • Vink het selectievak Teveel betaalde bedragen aan

 

betaalbestanden-retour-betalen-004

 

  • Door te klikken op de knop Uitvoeren, krijgt u een voorstel van e-Captain wat je retour kunt betalen door middel van een betaalbestand.

 

boekhouding89

 

  • Vink die regels aan die u via een betaalbestand wilt terug betalen
  • Stel vervolgens uw SEPA bestand samen met de knop Naar SEPA bestand.

 

boekhouding90

 

  • Selecteer eventueel de rekening waarvoor u een betaalbestand maakt.
  • Maak vervolgens een betaalbestand aan met de knop Betaalbestand aanmaken.
  • En uploadt dat bij de bank.


Het betaalbestand staat na aanmaken in het betaalbestanden archief, dus daar kunt u dat altijd terugvinden als er vragen zijn.

Andere mogelijkheid is:

Betaal het te veel betaalde bedrag zelf terug zonder betaalbestand, als u dat niet gebruikt of wilt gebruiken. Voeg dan handmatig de regel in in uw bankpakket, vergeet het factuurnummer niet mee te geven in de omschrijving.

Na betaling komt u dit weer tegen op het bankafschrift en kunt u dat tegen boeken op de Negatieve factuur. Hiermee is de cirkel rond.

 

  • Er is teveel  betaald, dat is geregistreerd
  • Vervolgens is dat terugbetaald en ook dat is weer geregistreerd
  • Dit alles onder hetzelfde factuurnummer, dus geeft dit nummer mee bij een handmatige terugbetaling.

Alleen creditfacturen voor leden terugbetalen

In de volgende gevallen is er sprake van een creditfactuur die u wilt uitbetalen.

 

1. Een betaling door een relatie is reeds onderweg, maar u wilt de factuur crediteren. U kiest bij het maken van de creditfactuur de optie Creditfactuur niet verrekenen, geld wordt teruggestort.
2. U maakt met de knop Eenmalig artikel handmatig een artikel met een negatief bedrag en factureert dit artikel. Dit resulteert vervolgens in een creditfactuur.

 

  • Via de ledenkaart van het betreffende lid op het tabblad Financieel ziet u een negatief bedrag in het rood.

 boekhouding91

 

Door middel van de module Boekhouding is dit bedrag terug te betalen.

  • Kies in het hoofdmenu voor Boekhouding
  • Klik in het submenu voor Betaalbestand
  • Vink het selectievak Alleen creditfacturen voor leden aan

 

betaalbestanden-retour-betalen-004

 

  • Door te klikken op de knop Uitvoeren, krijgt u een voorstel van e-Captain wat u retour kunt betalen door middel van een betaalbestand.

 

boekhouding92

 

  • Vink die regels aan die u via een betaalbestand wilt terug betalen
  • Stel vervolgens uw SEPA bestand samen met de knop Naar SEPA bestand.

 

boekhouding93

 

  • Selecteer eventueel de rekening waarvoor u een betaalbestand maakt.
  • Maak vervolgens een betaalbestand aan met de knop Betaalbestand aanmaken.
  • En uploadt dat bij de bank.


Het betaalbestand staat na aanmaken in het betaalbestanden archief, dus daar kunt u dat altijd terugvinden als er vragen zijn.

Andere mogelijkheid is:

Betaal het te veel betaalde bedrag zelf terug zonder betaalbestand, als u dat niet gebruikt of wilt gebruiken. Voeg dan handmatig de regel in in uw bankpakket, vergeet het factuurnummer niet me te geven in de omschrijving.

Na betaling komt u dit weer tegen op het bankafschrift en kunt u dat tegen boeken op de Negatieve factuur. Hiermee is de cirkel rond.

Crediteuren betalen met betaalbestand

Als u zaken inkoopt registreert u de inkoopfactuur in het inkoopboek. Daarmee ontstaat een openstaande post bij uw crediteuren die u nog dient te betalen. Deze openstaande posten komt u tegen op het tabblad Financieel bij uw crediteuren.

 

boekhouding94

 

De openstaande posten van uw crediteuren kunt u ook met een betaalbestand betalen.

  • Ga in het Hoofdmenu naar Boekhouding en selecteer de optie Betaalbestand
  • Klik (zonder iets aan te vinken) op de knop Uitvoeren. U krijgt dan een voorstel van e-Captain wat u retour kunt betalen door middel van een betaalbestand.

 

boekhouding95

 

  • Vink die regels aan die u via een betaalbestand wilt terug betalen
  • Stel vervolgens uw SEPA bestand samen met de knop Naar SEPA bestand.

 

boekhouding96

 

  • Selecteer eventueel de rekening waarvoor u een betaalbestand maakt.
  • Maak vervolgens een betaalbestand aan met de knop Betaalbestand aanmaken.
  • En uploadt dat bij de bank. Hoe u dat doet, kunt u lezen op de website van uw bank.


Het betaalbestand staat na aanmaken in het betaalbestanden archief, dus daar kunt u dat altijd terugvinden als er vragen zijn.

Andere mogelijkheid is:

Betaal de openstaande crediteuren zelf zonder betaalbestand, als u dat niet gebruikt of wilt gebruiken. Voeg dan handmatig de regel in in uw bankpakket, vergeet het factuurnummer niet me te geven in de omschrijving.

Na betaling komt u dit weer tegen op het bankafschrift en kunt u dat tegen boeken op de inkoopfactuur. Hiermee is de cirkel rond.

Bankafschriftregel verwerken

Wanneer uw bank uw betaalbestand heeft verwerkt, kunt u het bankafschrift verwerken via e-Captain.

Ga naar Boekhouding, Afschrift inlezen.

Upload vervolgens uw bankafschrift. Hoe u dit doet, leest u in dit document.

Uw bankafschrift wordt automatisch afgeletterd. De afschriftregel met de betaling van het betaalbestand, ziet er dan als volgt uit. Een oranje vinkje geeft aan dat deze regel automatisch is afgeletterd en dat u deze regel nog dient te bevestigen:

 

betaalbestanden-retour-betalen-011

 

  • Klik op de regel. U ziet in dit voorbeeld nu rechts dat het betaalbestand SEPA_BB120 reeds gekozen is. Wanneer dit klopt, klikt u op de knop Bevestigd.

 

betaalbestanden-retour-betalen-012

 

  • Wanneer u zelf het betaalbestand wilt opzoeken, typt u bij Grootboek het grootboekrekening voor Crediteuren in. In dit voorbeeld is dat "1600". (1)
  • Vervolgens klikt u op de paarse knop F8 bij Debiteur/Crediteur. (2)

U krijgt onderstaande scherm te zien:

 betaalbestanden-retour-betalen-013

 

  • Klik hier op de knop -> Betaalbestand mode
  • Selecteer in het volgende scherm de regel met het juiste Betaalbestand. In dit voorbeeld SEPA_BB120. Klik vervolgens op OK.

 

betaalbestanden-retour-betalen-014

 

  • Klik vervolgens op de knop Toevoegen en Sluiten.
  • De regel ziet er nu in uw overzicht als volgt uit. Er staat een groen vinkje voor. U kunt nu het afschrift eventueel verder afwerken en doorboeken.

 

betaalbestanden-retour-betalen-015

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 1 oktober 2019