Factuur aanmaken en afdrukken

 

Introductie

Het aanmaken van facturen is te splitsen in automatische incasso (SEPA) en aanmaken facturen waarbij het lid zelf het verschuldigde bedrag overmaakt.

Factuur aanmaken en afdrukken

  • Kies in het hoofd-menu voor Factureren
  • Klik in het submenu voor Facturen aanmaken

facturenaanmakenafdrukken-001

 

In het onderdeel facturen aanmaken worden de artikelregels bij de leden opgehaald en als factuurregels samengevoegd tot een factuur.

Indien e-Captain foutieve instellingen tegen komt zal boven in beeld een waarschuwing verschijnen. Klik dan op bekijk controle lijst om te zien op welke relaties de waarschuwing betrekking heeft en loop die relaties na.

facturatie-14

 

Wie wilt u factureren? Selecteer hier welke selectie van leden u wilt factureren. Als u niets selecteert worden alle leden gefactureerd.
Wat wilt u factureren? Selecteer hier welke artikelen u wilt factureren. Als u niets selecteert worden alle artikelregels gefactureerd.
evt. opmerking voor op elke factuur Optioneel kunt u op alle facturen nog een extra opmerking plaatsen.
Uitvoerformaat Keuze uit een factuur in PDF formaat of een acceptgiro.
Fact.datum Selecteer hier de factuurdatum die op de factuur wordt afgedrukt. Standaard is dit de huidige datum.
Negatieve incasso facturen tonen Standaard [NEE]. negatieve incasso facturen kunnen niet worden geïncasseerd. Met deze optie kunt u ze wle in het overzicht tonen.
Afdr. contactpers. bij adres Indien [JA] dan wordt ook het contactpersoon veld afgedrukt op de factuur.
Factuur per e-mail toestaan Standaard [JA]. Indien [NEE] dan wordt geen enkele factuur gemaild.
Nul facturen tonen Standaard [NEE]. Indien [JA] dan worden ook facturen met 0 bedragen getoond.

 

  • Druk op de knop Uitvoeren om een pro forma overzicht op te vragen.


Als alle leden doorlopen zijn, wordt de lijst met af te drukken facturen op het scherm geplaatst. Het samenstellen kan enige tijd duren. Hoe meer leden hoe meer er wordt nagekeken. Bij 300-honderd leden duurt het ongeveer 20 seconden. Bij 1000 leden duurt het ruim 1 minuut voordat alle factuurregels zijn opgehaald en samengevoegd zijn tot facturen.

 

  • In het volgende overzicht ziet u alle pro-forma facturen die aangemaakt en verzonden kunnen worden.

facturenaanmakenafdrukken-003

 

Bovenin ziet u een zoek velden die u kunt gebruiken bij het zoeken van bepaalde facturen. Daaronder ziet u de samengestelde pro-forma facturen. Deze regels bestaan uit een aantal velden.

 


Print
Een selectie vak dat u aan vinkt als u deze factuur wilt afdrukken
Factuurnummer Het factuurnummer met een bekijk icoon, om de voorbeeld factuur ze bekijken. De _ geeft aan dat het nu nog om een pro-forma factuur gaat.
Relatie De relatie of het lid waar de factuur voor bestemd is
E Alle leden/relaties waar een envelopje in beeld staat zullen de factuur per e-mail ontvangen als u de facturen aanmaakt.
Factuurdatum De datum waarop de factuur is aangemaakt
Aantal Het aantal factuurregels dat in de factuur voorkomt
Totaal excl. het totaalbedrag van alle factuurregels exclusief btw
Totaal incl. het totaalbedrag van alle factuurregels inclusief btw
BTW Het totaalbedrag aan btw

 

Als u op de knop Wat factureer ik klikt, krijgt u een beknopt overzicht en totaal van de facturatieregels.

facturenaanmakenafdrukken-004

 

Met het aanpassen IconS Edit icoon aan het einde van de regel, kunt u de factuur aanpassen in het leden- en artikelen scherm.

facturenaanmakenafdrukken-005

 

Facturen aanmaken

Met de knop Maak facturen worden de facturen daadwerkelijk aangemaakt en krijgt u een melding ter bevestiging. Als u niet wilt afdrukken op dat moment kunt u het factureren afbreken.

 

facturenaanmakenafdrukken-006

 

  • Een volgende keer dat u dit opstart zullen alle factuurregels opnieuw worden opgehaald en weer worden samengevoegd tot nieuwe facturen.


In het onderstaande voorbeeld hebben we de bovenste 5 facturen aangevinkt en de facturen aangemaakt.

 

facturenaanmakenafdrukken-007

 

De 3 leden waarvan het e-mailadres bekend is en waar de factuurvoorkeur op e-mail staat, hebben de factuur per e-mail ontvangen. De 2 leden waarbij de factuurvoorkeur op post staat, daarvoor staat een PDF bestand klaar. Door te klikken op de link achter PDF serie worden deze geopend en zijn de facturen te printen om per post verstuurd te worden.

 

facturenaanmakenafdrukken-008

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 2 juli 2019