Factuur aanmaken en afdrukken

 

Introductie

Het aanmaken van facturen is te splitsen in automatische incasso (SEPA) en aanmaken facturen waarbij het lid zelf het verschuldigde bedrag overmaakt.

Factuur aanmaken en afdrukken

  • Kies in het hoofd-menu voor Factureren
  • Klik in het submenu voor Facturen aanmaken

facturenaanmakenafdrukken-001

 

In het onderdeel facturen aanmaken worden de factuurregels gekoppeld aan leden en samengevoegd tot een factuur. Hier heeft u verschillende keuze mogelijkheden, van een enkele lid de factuur op te vragen, of van alle leden.

 

facturenaanmakenafdrukken-002

 

  • Druk op de knop Uitvoeren om een pro forma overzicht op te vragen.


Als alle leden doorlopen zijn, wordt de lijst met af te drukken facturen op het scherm geplaatst. Het samenstellen kan enige tijd duren. Hoe meer leden hoe meer er wordt nagekeken. Bij 300-honderd leden duurt het ongeveer 20 seconden. Bij 1000 leden duurt het ruim 1 minuut voordat alle factuurregels zijn opgehaald en samengevoegd zijn tot facturen.

 

  • Het volgende overzicht ziet u op het scherm na het doorlopen van alle factuurregels en het samenstellen van de facturen.

 

facturenaanmakenafdrukken-003

 

  • Bovenin ziet u een zoek velden die u kunt gebruiken bij het zoeken van bepaalde facturen. Daaronder ziet u de samengestelde facturen. Deze regels bestaan uit een aantal velden.

 


Print
Een selectie vak dat u aan vinkt als u deze factuur wilt afdrukken
Factuurnummer Het factuurnummer met een bekijk icoon, om de voorbeeld factuur ze bekijken.
Relatie De relatie of het lid waar de factuur voor bestemd is
Factuurdatum De datum waarop de factuur is aangemaakt
Aantal Het aantal factuurregels dat in de factuur voorkomt
Totaal excl. het totaalbedrag van alle factuurregels exclusief btw
Totaal incl. het totaalbedrag van alle factuurregels inclusief btw
BTW Het totaalbedrag aan btw
  • Als u op de knop Wat factureer ik klikt, krijgt u een beknopt overzicht en totaal van de facturatieregels.

 

facturenaanmakenafdrukken-004

 

  • Met het aanpassen IconS Edit icoon aan het einde van de regel, kunt u de factuur aanpassen in het leden- en artikelen scherm.

 

facturenaanmakenafdrukken-005

 

  • Met de knop Maak facturen worden de facturen daadwerkelijk aangemaakt en krijgt u een melding ter bevestiging. Als u niet wilt afdrukken op dat moment kunt u het factureren afbreken.

 

facturenaanmakenafdrukken-006

 

  • Een volgende keer dat u dit opstart zullen alle factuurregels opnieuw worden opgehaald en weer worden samengevoegd tot nieuwe facturen.


In het onderstaande voorbeeld hebben we de bovenste 5 facturen aangevinkt en de facturen aangemaakt.

 

facturenaanmakenafdrukken-007

 

De 3 leden waarvan het e-mailadres bekend is en waar de factuurvoorkeur op e-mail staat, hebben de factuur per e-mail ontvangen. De 2 leden waarbij de factuurvoorkeur op post staat, daarvoor staat een PDF bestand klaar. Door te klikken op de link achter PDF serie worden deze geopend en zijn de facturen te printen om per post verstuurd te worden.

 

facturenaanmakenafdrukken-008

 

Als de facturen door u worden afgedrukt dan worden de _ streepjes weggehaald en ziet u uitsluitend nog het nummer staan van de factuur. Dan is deze factuur definitief.

  • Nadat de facturen zijn afgedrukt ziet u ze hier niet meer terug maar bij het menu-item Factuur opnieuw afdrukken, voor het geval dat iemand de factuur toch niet heeft ontvangen.

Facturen opnieuw afdrukken

In dit onderdeel kunt op basis van een bepaald jaar de facturen ophalen en opnieuw afdrukken. Het is een extra factuur die u afdrukt.

U krijgt dezelfde lijst te zien zoals u die gebruikt bij het aanmaken van facturen. U selecteert de betreffende factuur door deze aan te vinken. Vervolgens klikt u onder aan de pagina op afdrukken via PDF.

Door middel van de velden bovenaan de pagina kunt u selectiecriteria ingeven, hierdoor kunt u snel bepaalde personen, factuurreeksen of combinaties filteren om te printen. Dit is gemakkelijk indien u een grote serie facturen heeft staan. Een andere manier om facturen te selecteren is door deze aan te vinken in de vakjes voor de factuur. Stel u wilt alleen maar bepaalde leden die voorkomen in de factuurreeks afdrukken dan vinkt u die facturen aan en vervolgens gaat u naar het einde van de factuurpagina en klikt op afdrukken. Alleen die facturen die uit uw selectie komen worden afgedrukt.

 

facturenaanmakenafdrukken-009

Facturen opnieuw mailen

Het is mogelijk om een reeds per e-mail verstuurde factuur nogmaals te versturen.

  • Ga naar Ledenbeheer en open de relatiekaart.
  • Open tabblad Financieel.
  • In kolom (E) ziet u bij normale facturen en SEPA incasso facturen een geslotenIconS Mail envelop icoon of een icons-mail-open open envelop icoon.
  • Klik op dit icoon. U ziet nu een pop-up met een vraag om te bevestigen.
    Ziet u geen pop-up in uw internetbrowser? Lees dan onze helppagina over Pop-ups toestaan om te kijken hoe u dit oplost.

facturenaanmakenafdrukken-010

 

  • Na het bevestigen met OK, krijgt u een pop-up te zien met een bevestiging dat de verzending van het document is gelukt.

 

facturenaanmakenafdrukken-011

 

U kunt ook een icons-mail-onverzonden envelop icoon met een blauwe pijl aantreffen. Dit houdt in dat de factuur nog niet per e-mail is verzonden. Met dit icoon kunt u de factuur alsnog per e-mail verzenden.

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 18 september 2018