Nieuw verenigingsjaar instellen

 

Stap 1 – Verenigingsjaar ophogen

  • Ga in het hoofdmenu naar Beheercentrum
  • Klik op Facturatie
  • Kies de optie Instellingen facturatie

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-01

 

In dit scherm dient u de facturatiedatums 1 jaar op te hogen:

 

  • Als uw verenigingsjaar begint op 1 januari dan vult u bij Facturatiedatum 1e kwartaal 01-01-[jaartal] in. Waarbij [jaartal] door u vervangen dient te worden met het nieuwe jaartal.
  • Facturatie 2e kwartaal is standaard de 1e van de 4e maand. Deze datum wordt gebruikt bij het in 4x factureren van artikelen. Ook als u geen kwartaal facturatie (in 4 delen) gebruikt moet u deze datum invullen.
  • Facturatie 3e kwartaal/half seizoen is standaard de 1e van de 7e maand. Deze datum wordt gebruikt bij het in 2x of in 4x factureren van artikelen. Ook deze datum moet u invullen.
  • Facturatie 4e kwartaal/half seizoen is standaard de 1e van de 10e maand. Deze datum wordt gebruikt bij het in 4x factureren van artikelen. Ook deze datum moet u invullen. Zie ook stap 2 om een nieuw factuurnummer voor het nieuwe jaar in te stellen.

 

Vergeet ook niet de peildatum Leeftijdcontributie te verhogen.

Stap 2 – Factuurnummer instellen

In hetzelfde scherm als bij stap 1 kunt u optioneel ook uw factuurnummer reeks met het nieuwe jaar laten beginnen. Bijvoorbeeld 201900000. U kunt echter ook een geheel willekeurige cijferreeks gebruiken.

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-02

 

  • Het eerstvolgende factuurnummer wat gebruikt gaat worden wordt één hoger, namelijk 201900001. Om problemen met de Amerikaanse datum notatie te voorkomen adviseren wij u om na het jaartal 2019xxxxx 5 volgnummers te gebruiken in plaats van 4.
  • Vergeet niet om uw instellingen op te slaan door naar beneden te scrollen en op de knop Opslaan te klikken.

Stap 3 – Nieuw boekjaar aanmaken

Indien u de boekhouding van e-Captain gebruikt kunt u nu het boekjaar van 2019 openen. In e-Captain kunt u maximaal 3 boekjaren open hebben staan. Wilt u een vierde boekjaar aanmaken dan zult u eerst een eerder boekjaar moeten afsluiten. Om een nieuw boekjaar aan te maken gaat u naar:

  • Kies in het hoofd-menu voor Beheercentrum
  • Klik op Boekhouding
  • Kies onder het item Boekjaar voor Aanmaken nieuw boekjaar
  • Klik op de link Nieuw boekjaar aanmaken om de periodes voor het nieuwe jaar aan te maken.

 

nieuwverenigingsjaarinstellen-005

 

  • Geef het jaar op dat u wilt aanmaken
  • Klik op de knop Aanmaken

nieuw-verenigingsjaar-instellen-03

 

  • De onderstaande melding zal verschijnen.

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-04

 

  • Klik op de knop Verder om de voorlopige beginbalans aan te maken.

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-05

 

  • Selecteer het nieuwe boekjaar en klik op Aanmaken beginbalans.

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-06

Stap 4 – Jaarafsluiting (optioneel)

In e-Captain kunt u maximaal drie boekjaren tegelijkertijd open hebben staan. Als u boekjaar 2016 nog niet heeft afgesloten dan dient u deze eerst af te sluiten voordat u boekjaar 2019 opent.

 

Verwerken openstaande posten boekhouding

  • Zorg ervoor dat u dagboeken die nog niet verwerkt zijn van het oudste jaar, eerst verwerkt.

 

nieuwverenigingsjaarinstellen-011

 

  • Kies in het hoofd-menu voor Boekhouding
  • Klik in het sub menu voor Verwerken

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-09

 

  • Klik een dagboek aan. U ziet nu mogelijk een aantal licht oranje regels. Dat zijn de dagboeken van periodes die nog verwerkt moeten worden. U kunt dit één voor één doen.
  • U kunt ook kiezen voor Verwerk Alles waarbij alle periodes van alle dagboeken in 1x verwerkt worden. Na elke verwerking wordt een pdf-bestand aangemaakt ten behoeve van het afdrukken van verwerkte informatie.

 

Jaarafsluiting

 

  • Kies in het hoofd-menu voor Beheercentrum
  • Klik op Boekhouding
  • Kies het item Jaarafsluiting

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-10

 

  • De eindbalans van het afgesloten jaar wordt de beginbalans van het nieuwe jaar.
  • Selecteer het jaar dat u wilt afsluiten.
  • Klik op de knop Jaar afsluiten
  • Er zal een melding op het scherm verschijnen die u mag bevestigen met OK

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-11

 

  • Als het boekjaar succesvol is afgesloten, zal de onderstaande melding verschijnen.

 

nieuwverenigingsjaarinstellen-017

Stap 5 – Contributie verhogen (optioneel)

Indien u gebruik maakt van de Automatische contributie regeling in e-Captain en er moet  een prijsverhoging worden doorgevoerd. Dan kunt u dit doen via:

 

  • Kies in het hoofd menu voor Beheercentrum.
  • Klik op Contributie.
  • Kies Onderhoud Soortlid.

 

nieuwverenigingsjaarinstellen-018

 

  • Klik achter het juiste soort lid op het wijzig IconS Edit icoon om de prijs te wijzigen.
  • Indien u (ook) de leeftijd contributie tabel gebruikt kunt u ook de contributie bedragen aanpassen bij Onderhoud leeftijd/contributie.
  • Regelt u contributie (ook) via groepen dan kunt u bij Onderhoud groepen de bedragen aanpassen.


Als u meer wilt weten over contributies aanmaken en bij werken binnen e-Captain, bekijk dan eens de pagina contributie jaar berekenen.

Stap 6 – Contributie aanmaken

Om de contributie regels voor het nieuwe jaar aan te maken dient u deze eenmaal aan te maken met de functie Contributies aanmaken/bijwerken.

  • Kies in het hoofd menu voor Beheercentrum
  • Klik op Contributie
  • Kies Contributies aanmaken / bijwerken

 

Als er eenmaal contributieregels zijn voor het nieuwe jaar, dan verschijnen de contributieregels ook automatisch bij nieuwe leden indien u deze later toevoegt.

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-12

 

 

Dit is echter wel afhankelijk van de instelling Contributie berekenen na startdatum seizoen.

  • Kies in het hoofdmenu voor Beheercentrum
  • Klik op Contributie
  • Kies Instellingen Contributie

 

nieuwverenigingsjaarinstellen-021

 

  • U kunt controleren of de contributieregels zijn aangemaakt door een relatiekaart van een persoon te openen, welke contributie hoort te betalen en dan op het tabblad Artikelen te kijken.

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-13

Stap 7 – Artikelen koppelen

Bij Artikelbeheer kunt u aangeven of een artikel elk jaar terugkeert. Met deze fuctie kunt u alle jaarlijks terugkerende artikelen die in het huidige jaar gefactureerd zijn opnieuw koppelen voor het komende jaar. Reeds eerder gekoppelde terugkerende artikelen voor hetzelfde jaar worden overgeslagen. Voer eerst de prijswijzigingen door voordat u dit uitvoert. Artikelen koppelen doet u via:

  • Kies in het hoofd menu voor Beheercentrum
  • Klik op Artikelen
  • Kies Terugkerende artikelen koppelen

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-14

 

  • Kies de leden, niet leden of oud leden en klik op de knop Uitvoeren.

Stap 8 – Objecten seizoen afsluiten (optioneel)

Voor het doorschuiven van objecten (meestal ligplaatsen bij watersportverenigingen) gaat u naar:

  • Kies in het hoofd menu voor Beheercentrum
  • Klik op Verhuurobjecten
  • Kies Seizoen afsluiten.

 

Let op: Indien u gebruik maakt van de module Meterstanden, dan dient u eerst de eindafrekeningen te maken alvorens u objecten doorschuift naar een nieuw seizoen.

 

  • Het zou logisch zijn als u ervoor zorgt dat alles wat nog te factureren is in het actieve jaar ook gefactureerd is voordat u het seizoen afsluit.
  • Kies daarna één voor één de Categorieën welke u wilt afsluiten.

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-15

 

  • Kies ook het seizoen wat u wilt afsluiten. Dit is afhankelijk van uw werkwijze. Werkt u met een heel seizoen van januari t/m december of werkt u met zomer- en winterseizoenen.

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-16

 

Bij het seizoen afsluiten wordt het seizoen automatisch 1 jaar opgehoogd. Alle planningen van de gekozen categorie, die op terugkerend staan, worden ook in het nieuwe jaar weer ingepland. De bijbehorende artikelregels worden ook aangemaakt.

  • Herhaal de seizoen afsluiten stap voor al uw categorieën.
  • Controleren op handmatige planningen. Als u tijdens uw seizoen handmatige planningen hebt ingepland dan kunt u deze ook doorschuiven.
  • Een handmatige planning wijkt af van het seizoen en een handmatige planning kan toch terugkerend zijn als seizoen.

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-17

 

  • Kies de juiste Categorie.
  • Kies Seizoen handmatig.
  • Geef de datum op tot welke datum dat u wilt dat er gecontroleerd wordt, bijvoorbeeld 31 dec. [jaar].
  • Als u de datum heeft aangepast klikt u op het vernieuw icoon. De meest actuele opvraag to aan uw datum wordt op het beeldscherm geplaatst.
  • Zet het veld Doorgaan JA/NEE op JA.

 

nieuwverenigingsjaarinstellen-029

 

De knop Uitvoeren wordt nu actief.

  • Klik op Uitvoeren indien e-Captain de juiste informatie heeft laten zien.

 

nieuwverenigingsjaarinstellen-030

 

  • Er wordt nog een vraag gesteld of u het wel zeker weet dat u wilt afsluiten.
  • Indien Ja dan klikt u op OK. Het deel dat u heeft aangegeven wordt nu afgesloten.
  • Als e-Captain klaar is met doorschuiven ziet u bovenin uw beeldscherm en extra regel staan.

 

nieuwverenigingsjaarinstellen-031

 

Deze stap zult u moeten herhalen voor alle seizoenen die u wilt doorschuiven: Zomerseizoen, Winterseizoen en Seizoen.


Vervolgens kunt u Stap 8 herhalen voor alle categorieën, waarvan u de planningen wilt doorschuiven.

Stap 9 – Objecten prijsverhoging doorvoeren (optioneel)

Indien uw tarief voor het nieuwe jaar gewijzigd is dan kunt u de prijzen aanpassen in het Beheercentrum.

  • Kies bij objecten voor Categorieën definiëren.
  • U haalt vervolgens de juiste categorie een voor een op om deze aan te passen naar het tarief. Afhankelijk van de informatie per categorie zult u seizoen, zomerseizoen en winterseizoen aan moeten passen. Omdat u het seizoen al heeft afgesloten ziet u al wel de nieuwe seizoensdatums staan.

 

 

  • Verander allen de prijs van het seizoen waar het nu om gaat.
  • Druk ook op de knop Geavanceerde weergave om te kijken of er nog meer prijzen gedefinieerd zijn.

 

nieuw-verenigingsjaar-instellen-18

 

  • Vergeet niet om de wijzigingen op te slaan. Eventuele prijsveranderingen worden direct doorgevoerd bij alle nog niet gefactureerde planningen.

Vaste prijzen. Indien u gebruik maakt van vaste prijzen dan kunt u de vaste prijzen ook verhogen.

  • Ga hiervoor in het hoofdmenu naar Beheercentrum
  • Kies in het menu Verhuurobjecten voor Planning beheer.
  • Vul indien van toepassing de nieuwe prijs in.

 

nieuwverenigingsjaarinstellen-033

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 8 januari 2019