Nieuwsbrief Websitebeheer2

 

Wat is de nieuwsbrieven module en wat kan ik ermee?

De nieuwsbrieven module is een uitbreiding op de mailing module. Met de nieuwsbrieven module is het mogelijk om zowel leden als overige geïnteresseerden op de hoogte te houden van bepaalde informatie. Het versturen van de nieuwsbrieven gaat op exact dezelfde wijze als het versturen van een normale e-mail via de mailing module. Door middel van de nieuwsbrieven module is het echter mogelijk om leden en andere geïnteresseerden in groepen in te delen, op basis van hun interesse(s). Door middel van deze nieuwsbrief-groepen kunnen de betreffende leden van de relevante informatie worden voorzien via de mailing module.

Hoe definieer ik de nieuwsbrief-groepen?

  • Ga in het hoofdmenu naar Beheercentrum.
  • Klik op Groepen.
  • En kies Onderhoud groepen.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 1

 

  • In het bovenste gedeelte van het scherm vindt u de reeds bestaande groepen die al in e-Captain zijn aangemaakt. Hier staat al een groep Nieuwsbrieven tussen.
  • Selecteer deze groep om de groepsitems aan te maken of te bewerken.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 2

 

In het tweede gedeelte van het scherm kunnen nu de specifieke nieuwsbrief onderwerpen worden ingevoerd. Op deze onderwerpen kunnen leden en andere geïnteresseerden zich gaan abonneren.

  • Typ achter Naam het gewenste onderwerp in
  • Klik op de knop Toevoegen om het onderwerp aan de lijst toe te voegen.
  • Klik links in de lijst een item aan om dat item te bewerken.
  • Het veld Bedrag mag worden leeg gelaten. Indien u hier toch een bedrag invult, zal dit bedrag aan het lid worden berekend, indien hij/zij lid wordt van de betreffende groep.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 3

 

Meer informatie over toevoegen van groepen vind u in het onderdeel onderhoud groepen.

Hoe kunnen websitebezoekers zich nu aanmelden?

Voordat websitebezoekers zich kunnen aanmelden voor de nieuwsbrieven, dient u ergens op uw website een mogelijkheid te geven naar de aanmeldpagina voor nieuwsbrieven. In het verleden was dit een directe link naar een speciale pagina, in het huidige Websitebeheer 2 dient u deze zelf aan te maken door middel van een formulier.

  • Klik in het hoofdmenu op Websitebeheer 2.
  • Kies voor Formulieren en selecteer de map Ledenbeheer koppeling.
  • Maak in de map Formulieren voor personen een nieuw formulier aan.
  • In het onderstaande voorbeeld heb ik het nieuwe formulier de naam Aanmelden Nieuwsbrief gegeven.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 4

 

Als een persoon lid is van een bepaald groepsitem van de Nieuwsbrieven hoofdgroep, dan zal deze persoon ook een Nieuwsbrief in zijn categorie ontvangen. Het formulier heeft dus minimaal de Naam, E-mailadres en het veld voor Nieuwsbrieven groep.

 

  • In het onderstaande voorbeeld heeft u alle gegevens voor het versturen van de nieuwsbrief per e-mail.
  • Als u de nieuwsbrieven wilt versturen via de post, zult u meerdere velden moeten toevoegen aan uw formulier.
  • In dit document leest u meer over formulieren.

 Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 5 

  • Als het formulier naar uw smaak is opgemaakt, kunt u deze met de knop Opslaan bewaren.
  • Hierna moet u het formulier koppelen aan uw website zodat personen zich kunnen inschrijven voor een nieuwsbrief.
  • De snelste manier om een formulier te koppelen aan uw website is met de Formulieren widget.
  • In het onderstaande voorbeeld is het formulier gekoppeld via de Formulieren widget aan een nieuwe pagina op de website.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 6

 

  • Na het invullen van het formulier krijgt u een melding dat het formulier is ingevuld.
  • Ledenbeheer administratie krijgen nu een externe mutatie in het ledenbeheer scherm.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 7

Waar worden deze gegevens bewaard?

De gegevens van de geïnteresseerde komen op reguliere wijze in het ledenbeheer binnen via de externe mutaties. Als de ingevulde gegevens van een reeds bestaand lid zijn, kan de aanmelding direct aan het betreffende reeds bestaande lid worden gekoppeld. Indien dit niet zo is, wordt er een nieuw niet-lid aangemaakt in het ledenbestand. In e-Captain worden de nieuwsbrief abonnementen van een (niet-) lid als groepsitems opgeslagen, zodat u in e-Captain direct kunt filteren op geïnteresseerden voor een bepaald onderwerp. Dit is ook de manier waarop er kan worden gefilterd binnen het verzenden van een mailing.

  • Kies in het hoofdmenu voor Ledenbeheer.
  • Klik op de rode link boven aan het scherm Er zijn (x aantal) externe mutaties.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 8

 

  • In het scherm dat geopend wordt ziet u de aanmelding van de persoon die zich wilt in of uitschrijven voor een bepaalde nieuwsbrief.
  • Als de persoon al lid is van uw organisatie, dan is het mogelijk deze aanmelding via de matches te koppelen aan het juiste lid.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 9

 

  • Als het een nieuw lid betreft, of een persoon die alleen de nieuwsbrief wilt ontvangen, kunt u deze toevoegen door te klikken op de knop Accepteer mutaties.

  Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 10

Hoe maak ik een nieuwsbrief?

Het maken van een nieuwsbrief is niet anders dan het maken van een reguliere mailing. Via de mailing module maakt u een conceptbericht welke u naar de geïnteresseerden wilt versturen. Klik op deze link om naar het hoofdstuk Mailing te gaan. Binnen de module Mailing heeft u ook de mogelijkheid om gebruik te maken van de e-Captain Nieuwsbrief generator, voor een snelle opmaak van uw nieuwsbrief.

LET OP Wat wel belangrijk is bij een nieuwsbrief, is om de afmeld link of wijzig instellingen link mee te nemen in uw mailing. Het is ook mogelijk deze link op uw website te plaatsen.

  • Kies in het hoofdmenu de module Mailing.
  • Klik op het bericht waaraan u een afmeld link wilt toevoegen.
  • Voeg een link IconS txt linkinv toe aan het bericht waarmee de nieuwsbrief ontvanger zich kan afmelden.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 11

  • In het link invoegen scherm selecteert u het type Externe link
  • Bij URL vult u de volgende URL in: https://

 

mailing-link-nieuwsbrief-instellingen02

 

Op deze manier heeft de geïnteresseerde altijd de mogelijkheid om zich weer van de nieuwsbrief af te melden. Dit is uiteraard een verplichting om niet meteen als spam (ongewenste e-mail) te worden gezien.

 

Wat ziet de nieuwsbriefontvanger als hij/zij de instellingen link bezoekt?

De geïnteresseerde komt op een systeem pagina terecht waar de beschikbare groepen al staan. Om aan- of af te melden voor een nieuwsbrief dient het betreffende vinkje aan- of uitgezet te worden en dienen de wijzigingen opgeslagen te worden.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 13

 

  • Om zich helemaal uit te schrijven voor alle nieuwsbrieven, klikt men op de knop Definitief uitschrijven.
  • Onderwater wordt die persoon/lid dan toegevoegd aan het groepsitem Geen nieuwsbrieven!

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 14

 

De Nieuwsbrief instellingen systeem pagina kunt u aanpassen aan uw eigen lay-out en thema.
De systeempagina vindt u onder Websitebeheer 2 en dan (Systeem) Pagina’s.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 15

Mutaties doorgeven via Mijn Captain

Als u als organisatie geen gebruik maakt van uw Mijn Captain Mijn Groepen pagina, kunt u deze ook inrichten om leden de mogelijkheid te geven om zich aan of af te melden voor een nieuwsbrief.

  • Kies in het hoofdmenu voor Beheercentrum
  • Klik op Mijn Captain – Websitebeheer 2
  • Kies het item Onderhoud beschikbare velden (extern)
  • Selecteer hier alleen de Groep Nieuwsbrieven.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 16

Mijn Nieuwsbrieven Groepen op de website

Nu de velden zijn gedefinieerd en de link in het menu is geplaatst, kan een lid zijn of haar groepen bekijken en eventueel wijzigen. Hiervoor dient het lid aan te melden met de inloggegevens verstrekt door de organisatie.

  • Meld aan met de inloggegevens die verstrekt zijn door de vereniging.
  • Klik op de Mijn groepen link in het menu op de website van de organisatie.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 17

 

  • In dit scherm kunnen de leden zelf hun groepen wijzigen. De velden die zichtbaar zijn en gewijzigd mogen worden zijn door de organisatie gedefinieerd in het beheercentrum. In dit voorbeeld de groep Nieuwsbrieven.
  • Als leden een wijziging hebben ingegeven wordt er automatisch een externe mutatie verstuurd naar de ledenadministratie.

 

Mailing Nieuwsbrief Websitebeheer2 18

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 13 februari 2018