Formulieren maken en beheren

 

Algemeen

In Websitebeheer kunt u eenvoudig formulieren maken waarmee u eenvoudig (extra) gegevens aan uw bezoekers kunt vragen, nieuwe leden kunt laten aanmelden of mensen zich laten inschrijven voor activiteiten.

e-Captain kent twee soorten formulieren.

  • Algemene formulieren, deze stelt u zelf samen op basis van vrij te kiezen velden
  • Ledenbeheer koppeling formulieren, deze stelt u samen op basis van de beschikbare velden uit het Ledenbeheer.

Algemene formulieren maken

Om een Algemeen formulier aan te maken, denk hierbij bijvoorbeeld aan een contactformulier voor op uw website of een enquete formulier, gaat u in Websitebeheer naar het onderdeel Formulieren.

  • Klik bij Algemeen op de gele plus IconS Plusje om een nieuw formulier aan te maken

 

websitebeheer-formulieren-aanmaken-01

 

  • Ga naar het tabblad Eigenschappen en geef het formulier een naam en klik op opslaan.

 

websitebeheer-formulieren-aanmaken-02

 

De overige instellingen bij de Eigenschappen laten we even voor wat ze zijn. Daar komen we later op terug.

  • Ga naar het tabblad Velden om de gewenste formulier velden aan te maken.
  • Klik op de gele plus IconS Plusje om een veld toe te voegen.

 

websitebeheer-formulieren-aanmaken-03

 

  • Selecteer het gewenste nieuwe veld uit het uitklap menu.

 

websitebeheer-formulieren-aanmaken-04

 

U heeft de keuze uit de volgende opties:

Keuzelijst (één antwoord):

De gebruiker kan slechts één keuze maken uit de keuzelijst (uitklaplijstje).

websitebeheer-formulieren-aanmaken-keuzelijst-1-antwoord-05

 

Aanvinkvakjes (meerdere antwoorden):

De gebruiker kan in het formulier meerdere antwoorden aanvinken in de keuzelijst.

websitebeheer-formulieren-aanmaken-aanvinkvakjes-06

 

Tekst veld (een regel):

Een tekstveld waar de gebruiker een korte tekst kan invullen. Bijvoorbeeld voor NAW gegevens.

websitebeheer-formulieren-aanmaken-tekstveld-07

 

Memo veld:

Een uitgebreider tekst veld waar de gebruiker aanvullende opmerkingen of een toelichting kan geven.

websitebeheer-formulieren-aanmaken-memo-veld-08

 

E-mail veld:

In dit veld kan de gebruiker alleen een e-mailadres invullen

websitebeheer-formulieren-aanmaken-e-mail-veld-09

 

Numeriek veld:

In dit veld kunnen alleen cijfers worden ingevuld.

websitebeheer-formulieren-aanmaken-numeriek-veld-10

 

Datum veld:

In dit veld kan alleen een datum worden ingevuld. Deze kan ook worden geselecteert door op het kalender icoontje te klikken.

websitebeheer-formulieren-aanmaken-datum-veld-11

 

Opgemaakte tekst:

Hiermee kunt u een toelichting toevoegen in het formulier.

websitebeheer-formulieren-aanmaken-opgemaakte-tekst-veld-12

 

  • Klik na het toevoegen van ieder veld op de paarse knop Opslaan onder het formulier. Het formulier ziet er dan als volgt uit.

 

websitebeheer-formulieren-aanmaken-13

 

U kunt de volgorde van de velden veranderen door met het verplaats icoontje IconS Verplaatsform de velden naar de juiste plek te slepen. Vergeet daarna niet om weer op de paarse knop Opslaan te klikken.

 

Waar worden de ingevulde formulieren bewaard?

Afhankelijk van de instellingen in het tabblad Eigenschappen wordt de ingevulde data gemaild naar het opgegeven e-mailadres van de vereniging. Daarnaast worden de gegevens ook altijd in e-Captain zelf opgeslagen bij het formulier.

  • Ga in Websitebeheer naar het gewenste formulier en klik op het Bekijk ontvangen gegevens icoontje gegevens-icon.

 

websitebeheer-formulieren-aanmaken-14

 

  • U komt dan op de resultaten pagina terecht met een overzicht van de ingevulde gegevens. Deze kunt u desgewenst exporteren naar Excel.

 

websitebeheer-formulieren-aanmaken-15

Ledenbeheerformulieren aanmaken

Om een Ledenbeheer koppeling formulier aan te maken gaat u in Websitebeheer naar het onderdeel Formulieren. Daar kiest u voor Ledenbeheer koppeling en dan maakt u een keuze uit:

  • Formulieren voor bedrijven
  • Formulieren voor personen
  • Formulieren voor bedrijven en personen

Het grote voordeel van een Ledenbeheer koppeling formulier is dat de ingevulde informatie als een externe mutatie in het Ledenbeheer wordt opgeslagen. Daar hoeft de informatie alleen nog maar geaccepteerd te worden en dan wordt deze informatie direct op de ledenkaart opgeslagen. U hoeft dus geen informatie meer over te nemen uit een formulier of papieren document.

Standaard zijn er bij de Ledenbeheer koppeling formulieren al twee formulieren aangemaakt. Namelijk het Aanmeldformulier (mijn captain) waarmee nieuwe leden zich kunnen aanmelden en een Activiteiten inschrijven (standaard formulier) formulier waarmee iemand zich kan aanmelden voor deelname aan een activiteit.

 

websitebeheer-formulieren-aanmaken-16

 

Belangrijk om te weten bij het werken met Ledenbeheer koppeling formulieren is dat u bij het toevoegen van velden aan het formulier uitsluitend velden kunt gebruiken die ook in het Ledenbeheer worden gebruikt. Wilt u specifieke informatie weten dan kunt u hiervoor in het Ledenbeheer vrije velden of groepen aanmaken.

Om een nieuw Ledenbeheer koppeling formulier aan te maken (of een bestaande te wijzigen) gaat u naar Websitebeheer en selecteert u de optie Formulieren.

  • Selecteer vervolgens Ledenbeheer koppeling.
  • Klik op de gele plus IconS Plusje bij Formulieren voor personen om een nieuw formulier voor personen aan te maken.
  • e-Captain voegt dan automatisch het veld Achternaam al toe. Dit veld is een verplicht veld en kan ook niet worden verwijderd.
  • Ga naar het tabblad Eigenschappen, geef het formulier een naam en klik op de paarse knop Opslaan.
  • Bij Type selecteert u of u een Ledenformulier wilt maken of een Activiteiten formulier. En klik weer op opslaan.
  • Ga naar het tabblad Velden voeg de gewenste velden toe met de gele plus IconS Plusje 
  • U kunt de volgorde van de velden veranderen door met het verplaats icoontje IconS Verplaatsform de velden naar de juiste plek te slepen. Vergeet daarna niet om weer op de paarse knop Opslaan te klikken.

 

Waar worden de ingevulde formulieren bewaard?

De gegevens van een Ledenbeheer koppeling formulier komen als externe mutatie binnen in het Ledenbeheer waar u de gegevens verder kunt verwerken.

 

ledenbeheer-externe-mutaties-samenvoegen-06

 

Afhankelijk van de instellingen in het tabblad Eigenschappen wordt de ingevulde data ook gemaild naar het opgegeven e-mailadres van de vereniging. Daarnaast worden de gegevens ook altijd in e-Captain zelf opgeslagen bij het formulier.

  • Ga in Websitebeheer naar het gewenste formulier en klik op het Bekijk ontvangen gegevens icoontje gegevens-icon.

 

websitebeheer-formulieren-aanmaken-14

 

  • U komt dan op de resultaten pagina terecht met een overzicht van de ingevulde gegevens. Deze kunt u desgewenst exporteren naar Excel.

 

websitebeheer-formulieren-aanmaken-17

Tabblad Eigenschappen

In het tabblad Eigenschappen kunt u de parameters van het formulier instellen.

Voor een algemeen formulier ziet het tabblad Eigenschappen er zo uit:

websitebeheer-formulieren-aanmaken-18

 

 

Algemeen
Formuliernaam Geef hier de naam op van het formulier
Periode actief Geef hier de periode op dat het formulier actief moet zijn. Als u de velden leeg laat is het formulier altijd actief
Verzenden naar/vanuit Selecteer hier het e-mailadres wat als afzender wordt gebruikt bij het verzenden van de e-mailberichten. Ingevulde formulieren worden tevens naar dit e-mailadres gemaild.
Bezoeker moet beveiligingscode overnemen? Als deze optie op JA staat moet de bezoeker een code overnemen om het formulier te kunnen verzenden. Dit is om SPAM te voorkomen.
Restricties (indien van toepassing)
Maximaal 1x invullen per e-mailadres Als deze optie is aangevinkt kan de gebruiker het formulier slechts 1x invullen per opgegeven e-mailadres
Maximum aantal keer in te vullen Standaard staat deze optie op 0 en kan het formulier onbeperkt worden ingevuld. Vult u hier een aantal in dan kan het formulier maar maximaal dat aantal keren worden ingevuld.
E-mailbericht naar vereniging
Onderwerp Vul hier het onderwerp van de e-mail in die naar de vereniging wordt gestuurd
Bericht Selecteer hier de template die moet worden gebruikt. Standaard is dat de tamplate Formulier naar vereniging
E-mailbericht naar de persoon die het formulier invult
E-mailadres afzender (veld) Selecteer hier het veld E-mailveld om een afschrift van het formulier naar de gebruiker te sturen. U dient dan in het formulier het e-mail veld te gebruiken.
Onderwerp Vul hier het onderwerp van de e-mail in die naar de gebruiker wordt gestuurd
Bericht Selecteer hier de template die moet worden gebruikt. Standaard is dat de tamplate Reactie naar websitebezoeker
Begeleidend schrijven Om het aantal e-mailberichten dat u heeft te verminderen kunt u hier ook een begeleidend schrijven plaatsen. Door gebruik te maken van een begeleidend schrijven, heeft u minder mailingberichten nodig. U maakt als het ware één template waarin het begeleidend schrijven per formulier kan afwijken. Mocht u toch een compleet ander mailingbericht willen gebruiken, dan kunt u hierboven een ander bericht kiezen.

 

Voor een Ledenbeheerkoppeling formulier ziet het tabblad Eigenschappen er zo uit:

formulieren-eigenchappen-koppelingformulier

Algemeen
Formuliernaam Geef hier de naam op van het formulier
Type Selecteer hier Ledenformulier of Activiteitenformulier.
Aan een activiteit kan uitsluitend een Activiteitenformulier worden gekoppeld.
Inloggen met bestaand account verplicht? Moeten gebruikers verplicht inloggen voor dit formulier? Keuze uit 4 opties. Als dit verplicht is moet de gebruiker inloggen om het formulier te kunnen invullen.
Nieuwe aanmeldingen worden lid?
Worden gerbuikers van dit formulier ook lid van de vereniging? Keuze uit 4 opties. (optie alleen bescikbaar bij Ledenformulier)
Standaard lidmaatschap bij aanmelding? Selecteer hier het soortlid dat iemand krijgt als die zich via de formulier aanmeld. (optie alleen bescikbaar bij Ledenformulier)
Toegestane lidsoorten Selecteer hier de toegestane lidsoorten. (optie alleen bescikbaar bij Ledenformulier)
Verzenden naar/vanuit Selecteer hier het e-mailadres wat als afzender wordt gebruikt bij het verzenden van de e-mailberichten. Ingevulde formulieren worden tevens naar dit e-mailadres gemaild.
Bezoeker moet beveiligingscode overnemen? Als deze optie op JA staat moet de bezoeker een code overnemen om het formulier te kunnen verzenden. Dit is om SPAM te voorkomen.
E-mailbericht naar vereniging
Onderwerp Vul hier het onderwerp van de e-mail in die naar de vereniging wordt gestuurd
Bericht Selecteer hier de template die moet worden gebruikt. Standaard is dat de tamplate Formulier naar vereniging
E-mailbericht naar de persoon die het formulier invult
E-mailadres afzender (veld) Selecteer hier het veld E-mailveld om een afschrift van het formulier naar gebruiker te sturen. U dient dan in het formulier het e-mail veld te gebruiken.
Onderwerp Vul hier het onderwerp van de e-mail in die naar de gebruiker wordt gestuurd
Bericht Selecteer hier de template die moet worden gebruikt. Standaard is dat de template Reactie naar websitebezoeker
Begeleidend schrijven Om het aantal e-mailberichten dat u naar een gebruiker stuurt te verminderen kunt u hier ook een begeleidend schrijven plaatsen.

Een formulier toevoegen op de website

Als u een formulier heeft gemaakt kunt u het formulier aan uw website toevoegen door gebruik te maken van de Widget Formulier.

Meer informatie hoe u een formulier plaatst op de website vind u op deze pagina.

Een voorbeeld

Als u de widget Formulieren aan een pagina heeft toegevoegd dan ziet een gebruiker het desbetreffende formulier op de website staan. Hieronder ziet u van beide soorten formulieren een voorbeeld.

 

websitebeheer-formulieren-aanmaken-19

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 28 december 2018