Mailing aanmaken

Mailingberichten

De module Mailing, maakt gebruik van enkele onderdelen van de module Websitebeheer. Het gaat hier om de hoofdstukken Afbeeldingen, Bestanden en Styling. Via deze hoofdstukken leert u hoe afbeeldingen en/of bestanden toe te voegen aan e-Captain, waardoor deze te gebruiken zijn in e-mailberichten, nieuwsbrieven en de website van uw vereniging. Ook het aanmaken van style sheets wordt hierin uitgelegd. In het hoofdstuk templates kunt u lezen hoe u de huisstijl van uw vereniging kan vastleggen in een template voor meermaals gebruik in uitnodigingen, website en mailingen.

Nu de afbeeldingen, de bestanden zijn geplaatst, de styling is geregeld en de templates aanwezig zijn, kunt u een mailing maken.

• Klik in het hoofd-menu op Mailing
• Klik op de map Concepten

We gaan namelijk alvorens we daadwerkelijk een bericht versturen eerst een concept maken. Als het concept straks naar uw zin is gaan we dat mailen naar de doelgroep die u voor ogen heeft.

Als de map open is ziet u een soortgelijke lijst net zoals u in de bovenstaande afbeelding ziet. De map bevat nog eventuele concepten. Het kan ook zijn dat uw map leeg is. Dit gebeurt als u de eerste keer een concept maakt of als u een concept heeft gemaakt en deze al heeft verstuurd. Een concept bericht dat verstuurd is zal in de map verzonden items terecht komen.

• Klik op het    icoon bovenin de pagina om een nieuw concept bericht te maken.
• Er wordt gevraagd of u een template wilt gebruiken of met een lege pagina wilt beginnen.

• Indien u een template wilt kiezen klikt u op de pijl aan de rechterzijde om het uitklap scherm te openen en een template te selecteren.
• Hier ziet u een lijst met alle voor komende templates die u heeft staan.
  
  

• Kies de gewenste template
• Druk op de knop Verder. In dit geval nemen we de zojuist aangemaakte template.

Nu komt u in de mailing editor uit. Hier kunt u bovenin uw mailing die u nu gaat maken een naam geven. De naam van uw mailing zal straks ook als Kop worden meegestuurd als u daadwerkelijk uw bericht gaat versturen naar uw doelgroep.

 Onder de naam staat uw teksteditor al klaar. Hier gaat u uw bericht maken.

Style aanpassen

Binnen de editor is het mogelijk direct de styling aan te passen:

	In dit menu-item kunt u de stylesheet kiezen die u zojuist heeft aangemaakt in Styling.
	Het tweede kopje geeft de alineastijl aan. Deze is in e-Captain nog niet geïmplementeerd.
	Bij lettertype kunt u net zoals in word of een willekeurige tekstverwerker een lettertype kiezen
	Bij lettergrootte kiest u de grootte van de letter die u wilt gebruiken. In een mailing kunt u natuurlijk verschillende soorten letters en verschillende soorten lettergrootten gebruiken.
	Als laatste kunt u nog variabelen kiezen die u wilt gebruiken in uw mailing. e-Captain kent een aantal variabelen die u kunt gebruiken. Deze komen voor in de laatste box.

• Nadat u de e-mailbericht heeft gemaakt en voorzien van de huisstijl van uw vereniging kiest u onder het edit-scherm voor Opslaan. (U kunt natuurlijk ook een e-mailbericht maken zonder opmaak).
• Nu wordt uw e-mail opgeslagen in de map concepten.

Mailen

Het wordt tijd om te gaan mailen. Achter in de regel ziet u weer een aantal iconen.

	E-mail bericht versturen / test verzenden
	E-mail bericht bekijken (preview)
	E-mail bericht wijzigen
	E-mail bericht verwijderen
	Eigenschappen van het e-mail bericht bekijken / wijzigen

 

• Als u op het icoon klikt, zal het volgende scherm openen.

 

 

Ontvangers selecteren / deselecteren

In dit voorbeeld zijn er nog geen ontvangers voor deze mailing geselecteerd. Door te klikken op de blauwe tekst: nog geen leden geselecteerd – klik hier zal uw ledenbestand worden opgehaald en kunt u kiezen welke groepen of welke individuele personen u wilt selecteren.

• Nadat u uw selectie heeft gemaakt klikt u op de knop OK.
• Nu worden de ontvangers gekoppeld aan het e-mailbericht dat u wilt verzenden.
• Vervolgens gaat de ledenbeheer selectie dicht en ziet u een scherm dat lijkt op het volgende scherm.
• Klik op de knop Verder.

Bijlage koppelen aan de mailing

Nadat de leden zijn gekoppeld aan de mailing, is het wellicht nog noodzakelijk een bijlage toe te voegen aan het e-mailbericht.

• Klik op de link: geen bijlage geselecteerd – klik hier

• Selecteer de juiste bijlage uit de lijst van documenten
• Documenten die u wilt toevoegen aan een mailing, zal u eerst moeten uploaden naar e-Captain.
• Klik hierna op de knop Opslaan om het bestand als bijlage toe te voegen.

Een mailingbericht binnen e-Captain mag maximaal 2 MB groot worden. Bestanden groter dan 1.5 MB worden daarom ook niet weergegeven.

Wanneer u uw leden toch graag van grotere bestanden wilt voorzien, raden wij aan om in uw mailingbericht een link te plaatsen naar de betreffende bestanden. De reden van deze maximumgrootte is dat mailboxen al snel vol raken wanneer u grote bestanden gaat versturen, tevens gaat het versturen van een link natuurlijk vele malen sneller en kost dit u minder dataverkeer.

Bekijk dit document over het invoegen van links

Het verzenden van de e-mail

Het onderstaande scherm wordt geopend. In dit scherm is het mogelijk om eerst de mailing testen.

• Vul een e-mailadres in waarop u de test wilt ontvangen

U kunt kiezen uit twee type mailings. Persoonlijk of Algemeen.

Persoonlijk: meerdere mails naar 1 e-mailadres versturen toestaan, bijvoorbeeld bij gezinnen die 1 e-mailadres delen. Dit is vooral handig bij het versturen van persoonlijk gerichte informatie.

Algemeen: altijd maar 1 mail per e-mailadres sturen, ook wanneer er meerdere ontvangers zijn geselecteerd op 1 e-mailadres. Wanneer ieder lid precies dezelfde informatie ontvangt is het vaak onnodig om deze mail meer dan een keer naar hetzelfde e-mailadres te versturen. e-Captain zal de e-mail richten aan degene die alfabetisch gezien het hoogst in de Ledenlijst staat.

• Klik op de knop Test versturen

• Vervolgens zal e-Captain met een rapport komen, waarin aangegeven wordt of alle e-mail adressen correct zijn.

U ziet in het bovenstaande scherm, een lijst met niet te mailen leden of relaties. Deze leden kunt u niet e-mailen, omdat het e-mailadres ontbreekt of onjuist is in uw ledenoverzicht. Na deze melding kan u het e-mail adres van het betreffende lid, aanpassen of toevoegen.

• Als de test succesvol is voltooid, druk hierna op de knop Mailing Verzenden om de e-mail naar alle leden te versturen.
• In dit voorbeeld laten we het e-mailadres van Dhr.Joost Pietersen onbekend.

• Het e-mailbericht wordt na het verzenden verplaatst naar de map Verzonden items.
  
  

Als u op het eerste icoon achter in de regel van het verzonden e-mailbericht, klikt ziet u de lijst verzonden en niet verzonden mailing. In het onderstaande voorbeeld, is de test e-mail doorgestuurd zonder de adressen aan te passen van Dhr. Joost Pietersen, waardoor hij geen mailing heeft ontvangen.

Mailing als brief verzenden

Mocht een lid geen geldig e-mail adres hebben of er is geen e-mailadres bekend, dan is het mogelijk om in de plaats van een e-mail te sturen aan het betreffende lid of leden een brief aan te maken.

• Klik op Mailing en ga naar de Verzonden items.

• Klik op het details icoon achter het verzonden item waaraan u enkele leden een brief wilt versturen.

• Klik op de knop Kopiëren naar brieven.
• Koppel de ontvangers die u een brief wilt sturen.
• Klik hierna op de knop Doorgaan.

• De mailing zal worden omgezet in een brief, die terug te vinden is onder Mailing en in de map Brieven.

• Open de brief, maak eventueel wijzigingen en klik hierna op de knop Maak brief om deze te versturen.
• Klik op Voltooien in het onderstaande scherm om deze handeling uit te voeren.

• De volgende melding zal op uw scherm verschijnen. Klik op de knop OK om de brief aan te maken.
  
  

• Hierna zal e-Captain de brieven per geselecteerd lid aanmaken en u in een voorbeeld aan u tonen.
• U krijgt de onderstaande melding als de brief succesvol is aangemaakt.

Kopie naar Nieuwsbericht

Mocht u regelmatig een nieuwsbrief versturen die u ook zichtbaar wilt hebben op de website, dan bestaat de mogelijkheid binnen de e-Captain Mailing module om deze te tonen in het website item Nieuwsberichten.

• Bij het aanmaken van een mailing / nieuwsbrief klikt u op de knop Kopiëren naar Nieuwsberichten.

U dient dit nieuwsbericht nog wel zelf aan te vullen. Alleen de titel en inhoud worden al ingevuld. 

• Klik in het hoofd-menu op Websitebeheer.
• Ga naar het onderdeel Nieuwsberichten in het submenu.
• Hier zal de mailing als nieuwsbericht zichtbaar zijn.

Mailing checks en SPF record

Bij mailing verzenden zijn een aantal checks ingebouwd die u waarschuwen als er iets niet in orde is met de afzender. Bij bekende providers zoals Gmail, Outlook et cetera krijgt u volgende waarschuwing te zien:

Kiest u een ander domein dan controleert e-Captain het SPF record van het verzendende domein. Staat daar niets in van onze servers dan wordt de volgende melding getoond:

Meer informatie over het SPF record.