U heeft besloten met e-Captain te gaan werken als ledenbeheer systeem voor uw organisatie. Maar nu? Hoe gaat u te werk? Waar begint u? Op deze pagina helpen we u op weg met het inrichten van e-Captain zodat u dadelijk snel en makkelijk uw taken kunt uitvoeren en meer tijd over houd voor leuke dingen.
De basis van e-Captain zijn uw leden, uw relaties. Maar om die in e-Captain te kunnen invoeren of importeren zijn er een aantal instellingen nodig. Ook zult u over een aantal zaken moeten nadenken hoe u die in e-Captain wilt inrichten, zoals bijvoorbeeld de contributie.
We beginnen met het invoeren van de relaties. U kunt uw relaties één voor één handmatig invoeren in het Ledenbeheer. Hoe u dat doet leest u op de pagina Nieuw lid toevoegen.
Uiteraard kunt u ook uw relaties importeren. Hoe u dat doet leest u op de pagina Importeren leden.
U kunt verschillende zaken importeren in e-Captain:
In e-Captain kunt u veel informatie over uw leden kwijt. De basis zijn uiteraard de NAW en contactgegevens. Maar daarnaast kunt u ook extra informatie opslaan door slim gebruik te maken van extra vrije velden en groepen. Om leden snel en makkelijk in te delen in groepen kunt u de functie collectief wijzigen in Ledenbeheer gebruiken.
We starten met het maken van een aantal instellingen in het Beheercentrum.
Contributie kunt u in e-Captain op verschillende manieren instellen. U kunt werken met contributie regels, met groepen of met losse artikelen. De meest eenvoudige manier is om te werken met de contributie regels. Deze stelt u in, in het Beheercentrum. Bekijk hiervoor de onderstaande pagina's
Om te kunnen factureren dient u ook een aantal instellingen te maken. Deze vind u terug in het Beheercentrum bij Facturatie onder de optie Instellingen facturatie.
In het Beheercentrum kunt u ook uw logo of briefpapier instellen voor het gebruik op de facturen.
Als u gaat werken met SEPA automatische incasso lees dan de pagina over het instellen SEPA goed door.
Als u in e-Captain ook uw boekhouding gaat doen zult u daarvoor ook de nodige instellingen moeten doen. Ook deze instellingen vind u in het Beheercentrum onder Boekhouding. Met name de zogenaamde Stamgegevens (dagboeken, grootboekschema, (hoofd)verdichtingen).
Weet u niet zeker wat u moet instellen of heeft u advies nodig? Neem dan contact op met een van onze medewerkers.
In e-Captain wordt veelvuldig gebruik gemaakt van verschillende e-mailtemplates. Bijvoorbeeld voor het versturen van facturen en herinneringen, aanmeldingen van nieuwe leden, aanmeldingen voor activiteiten, etc.. Deze templates kunt u aanpassen aan de huisstijl van uw organisatie en voorzien van uw eigen teksten. U kunt ook eigen e-mailtemplates aanmaken. Lees hiervoor de pagina Mail templates aanmaken door. In de e-mail templates kunt u ook variabelen gebruiken waarmee u informatie uit e-Captain kunt opnemen in uw mailings.
U kunt in e-Captain met meerdere gebruikers tegelijkertijd werken. Zo kunt u eenvoudig de verschillende taken binnen uw organisatie verdelen. De secretaris houdt zich bezig met het ledenbeheer terwijl de penningmeester de boekhouding doet.
U kunt in e-Captain een onbeperkt aantal gebruikers aanmaken. U kunt per gebruiker of per gebruikersgroep de rechten instellen. e-Captain kent een zeer uitgebreide rechtenstructuur. Op de pagina Rechten & gebruikers leest u hoe u extra gebruikers kunt aanmaken en de rechten kunt instellen.
Als u bovenstaande heeft gedaan dan heeft u een basis waarop u e-Captain verder kunt inrichten voor uw organisatie. U kunt verder gaan met de Activiteiten module of met relatie- en verhuurobjecten bijvoorbeeld. U kunt ook uw website in e-Captain gaan maken met Websitebeheer of een nieuwsbrieftemplate maken.
Kijk vooral even goed in onze online help of in de Veelgestelde vragen om u verder op weg te helpen. Heeft u toch nog vragen of advies nodig neem dan contact op met een van onze medewerkers.
e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.
e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.
We horen graag wat u vindt! Wij zijn immers pas tevreden als u dat bent. Wilt u ons laten weten hoe u onze support heeft ervaren? Deel uw ervaring via Google.