Starten met e-Captain

 

Algemeen

U heeft besloten met e-Captain te gaan werken als ledenbeheer systeem voor uw organisatie. Maar nu? Hoe gaat u te werk? Waar begint u? Op deze pagina helpen we u op weg met het inrichten van e-Captain zodat u dadelijk snel en makkelijk uw taken kunt uitvoeren en meer tijd over houd voor leuke dingen.

De basis van e-Captain zijn uw leden, uw relaties. Maar om die in e-Captain te kunnen invoeren of importeren zijn er een aantal instellingen nodig. Ook zult u over een aantal zaken moeten nadenken hoe u die in e-Captain wilt inrichten, zoals bijvoorbeeld de contributie.

Stap 1: instellingen in het Beheercentrum

We starten met het maken van een aantal instellingen in het Beheercentrum.

Algemene instellingen

  • Ga in het Beheercentrum naar Captain instellingen en selecteer Algemene instellingen Captain
  • Vul de gegevens van de vereniging in. Deze worden gebruikt in de communicatie naar uw leden. O.a. als afzend e-mailadres bij mailingen en op facturen die u via e-Captain verstuurd.

Contributie instellingen

Contributie kunt u in e-Captain op verschillende manieren instellen. U kunt werken met contributie regels, met groepen of met losse artikelen. De meest eenvoudige manier is om te werken met de contributie regels. Deze stelt u in, in het Beheercentrum. Bekijk hiervoor de onderstaande pagina's

Facturatie instellingen

Om te kunnen factureren dient u ook een aantal instellingen te maken. Deze vind u terug in het Beheercentrum bij Facturatie onder de optie Instellingen facturatie.

In het Beheercentrum kunt u ook uw logo of briefpapier instellen voor het gebruik op de facturen.

Als u gaat werken met SEPA automatische incasso lees dan de pagina over het instellen SEPA goed door.

Boekhoud instellingen

Als u in e-Captain ook uw boekhouding gaat doen zult u daarvoor ook de nodige instellingen moeten doen. Ook deze instellingen vind u in het Beheercentrum onder Boekhouding. Met name de zogenaamde Stamgegevens (dagboeken, grootboekschema, (hoofd)verdichtingen).

 

Weet u niet zeker wat u moet instellen of heeft u advies nodig? Neem dan contact op met een van onze medewerkers.

Stap 2: invoeren van relaties

We beginnen met het invoeren van de relaties. U kunt uw relaties één voor één handmatig invoeren in het Ledenbeheer. Hoe u dat doet leest u op de pagina Nieuw lid toevoegen.

Uiteraard kunt u ook uw relaties importeren. Hoe u dat doet leest u op de pagina Importeren leden.

U kunt verschillende zaken importeren in e-Captain:

In e-Captain kunt u veel informatie over uw leden kwijt. De basis zijn uiteraard de NAW en contactgegevens. Maar daarnaast kunt u ook extra informatie opslaan door slim gebruik te maken van extra vrije velden en groepen. Om leden snel en makkelijk in te delen in groepen kunt u de functie collectief wijzigen in Ledenbeheer gebruiken.

Stap 3: e-mailtemplates

In e-Captain wordt veelvuldig gebruik gemaakt van verschillende e-mailtemplates. Bijvoorbeeld voor het versturen van facturen en herinneringen, aanmeldingen van nieuwe leden, aanmeldingen voor activiteiten, etc.. Deze templates kunt u aanpassen aan de huisstijl van uw organisatie en voorzien van uw eigen teksten. U kunt ook eigen e-mailtemplates aanmaken. Lees hiervoor de pagina Mail templates aanmaken door. In de e-mail templates kunt u ook variabelen gebruiken waarmee u informatie uit e-Captain kunt opnemen in uw mailings.

Stap 4: extra gebruikers aanmaken

U kunt in e-Captain met meerdere gebruikers tegelijkertijd werken. Zo kunt u eenvoudig de verschillende taken binnen uw organisatie verdelen. De secretaris houdt zich bezig met het ledenbeheer terwijl de penningmeester de boekhouding doet.

U kunt in e-Captain een onbeperkt aantal gebruikers aanmaken. U kunt per gebruiker of per gebruikersgroep de rechten instellen. e-Captain kent een zeer uitgebreide rechtenstructuur. Op de pagina Rechten & gebruikers leest u hoe u extra gebruikers kunt aanmaken en de rechten kunt instellen.

En nu verder

Als u bovenstaande heeft gedaan dan heeft u een basis waarop u e-Captain verder kunt inrichten voor uw organisatie. U kunt verder gaan met de Activiteiten module of met relatie- en verhuurobjecten bijvoorbeeld. U kunt ook uw website in e-Captain gaan maken met Websitebeheer of een nieuwsbrieftemplate maken.

Kijk vooral even goed in onze online help of in de Veelgestelde vragen om u verder op weg te helpen. Heeft u toch nog vragen of advies nodig neem dan contact op met een van onze medewerkers.

Trainingen

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

 

Bekijk het trainingsoverzicht

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 6 oktober 2017